Willkommen beim Tagungs-Blog zum Sächsischen Archivtag!

Mit diesem Blog begleiten wir den Sächsischen Archivtag, der alle zwei Jahre vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wird. Für den LV Sachsen haben wir vorbereitend und unmittelbar vom 22. Sächsischen Archivtag am 4./5. Mai 2017 berichtet und werden bis zum 31. Mai noch einige Beiträge – auch zur Resonanz in den öffentlichen Medien – folgen lassen. Wir laden weiterhin alle Interessierten herzlich zu Kommentaren ein.

Der Sächsische Archivtag 2017 in den Medien

Berichterstattung zum Sächsischen Archivtag 2017 (in Auswahl):

Im Vorfeld:

Im Nachgang:

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Archivberatung

Sachsen hat eine reiche Archivlandschaft – aber leider keine Archivberatungsstelle mit einem vergleichbaren Angebot wie die Kommunale Archivberatung beim Hessischen Landesarchiv oder die Archivberatung beim LWL-Archivamt für Westfalen.

§ 4 Abs. 6 des Sächsischen Archivgesetzes stellt zwar fest: „Das Sächsische Staatsarchiv berät nichtstaatliche Archive. Wenn ein öffentliches Interesse gegeben ist, kann das Sächsische Staatsarchiv private Eigentümer von Archivgut beraten.“ Aber diese Archivberatung erfolgt in einem sehr begrenzten Rahmen. Dazu der Jahresbericht des Sächsischen Staatsarchivs 2014: „Im Berichtsjahr zeichnete sich jedoch ab, dass das Staatsarchiv seinen Beratungsauftrag nach § 4 Abs. 6 Sächsisches Archivgesetz (SächsArchivG) künftig nicht mehr im erforderlichen Umfang wird erfüllen können, denn die bereits für 2013 festgestellte Divergenz zwischen wachsenden Aufgaben einerseits und den abnehmenden Ressourcen andererseits hat sich im Berichtsjahr weiter vergrößert.“

Das Staatsarchiv steht allerdings im Rahmen seiner Möglichkeiten für die Beratung nicht staatlicher Archive auf Anfrage zur Verfügung und bietet vereinzelt auch Informationsveranstaltungen an, z. B. anlässlich der Novellierung des Sächsischen Archivgesetzes. Unsere Frage dazu war: „Laut Sächsischem Archivgesetz berät das Sächsische Staatsarchiv nichtstaatliche Archive. Haben Sie von diesem Angebot in den letzten drei Jahren Gebrauch gemacht? (z. B. durch eine direkte Anfrage oder durch den Besuch einer Informationsveranstaltung des Staatsarchivs)“.

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Direktbenutzung

Öffentliche Archive sind Dienstleistungseinrichtungen, die bürgernahe Serviceleistungen erbringen. Die Ermöglichung der (komfortablen) Benutzung des Archivgutes ist dabei von zentraler Bedeutung. Im Rahmen unserer Umfrage mussten wir uns auf wenige Fragen zu diesem Bereich beschränken und fragten u. a. danach, welche technischen Möglichkeiten den Benutzern zur Verfügung gestellt werden. An einem Stromanschluss hapert es demnach in (noch) sieben von 71 antwortenden Archiven, immerhin 23 Archive ermöglichen einen Internetzugang. Konventionelle Filmlesegeräte sind noch in 32 Archiven im Einsatz, 18 Archive verfügen über – hinsichtlich des Benutzungskomforts einen erheblichen Fortschritt darstellende – Mikrofilmscanner.

Und während es in den letzten Monaten ein gewisses Aufsehen in der Fachwelt erregte, dass u. a. das Bundesarchiv, das Landesarchiv Hessen und das Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern nun grundsätzlich das Fotografieren von Archivalien erlauben, kann man mit Blick auf unsere Umfrage nur sagen: Alltag in vielen unserer Archive! Über die Hälfte der Archive, die diese Frage beantworteten, erlauben das Fotografieren:

Und wieviele Benutzer kommen jährlich zur Direktbenutzung in die sächsischen Archive?Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Kooperationen

Kooperation mit anderen Archiven und weiteren strategischen Partnern ist gerade für kleine Archive von großem Nutzen; sie kann bis zur Bildung von Archivverbünden gehen, wie sie in Sachsen in Bautzen und Pirna realisiert sind. Die Synergieeffekte sind beträchtlich. Wir fragten daher danach, in welcher Form das Archiv mit anderen Archiven kooperiert, Mehrfachnennungen waren möglich. Offensichtlich gibt es einen regen anlassbezogenen Austausch: über 80% der 74 antwortenden Archive praktizieren dies. Deutlich geringer sind die Werte allerdings bei der oft propagierten „Überlieferungsbildung im Verbund“ – erinnert sei an das 2011 vom VdA-Arbeitskreis „Archivische Bewertung“ verabschiedete gleichnamige Positionspapier: nur 5 (!) Archive sprechen sich bei der Überlieferungsbildung mit anderen Archiven ab. Und auch die Zahl der einem Notfallverbund angehörenden Archive ist noch sehr gering, als positive Beispiele seien die Notfallverbünde Dresden und Leipzig genannt.

Gerade für Notfallverbünde bietet sich das Zusammengehen mit Bibliotheken an – wir fragten daher auch danach, mit welchen anderen strategischen Partnern die Archive kooperieren (auch hier war Mehrfachnennung möglich):

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Online-Umfrage zum 22. Sächsischen Archivtag in Dresden

Vor einer Woche fand unser Archivtag zum Rahmenthema „Archive im Umbruch“ in der Gedenkstätte Bautzner Straße in Dresden statt. Wir möchten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer (die vor Ort waren) und alle, die via Internet (Blog und Twitter) Anteil genommen haben, einladen, sich an einer kurzen Umfrage dazu zu beteiligen. Je mehr Rückmeldungen per Umfrage wir erhalten, umso gezielter können wir Ihre Interessen und Einschätzungen in unsere Arbeit einbeziehen – z. B. bei der thematischen Ausrichtung von Workshops.

Und hier geht’s zur Umfrage!

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Archivportal-D

Dass 43% der an unserer Umfrage teilnehmenden Archive angeben, nicht über ausreichende Ressourcen an IT-Fachpersonal bzw. Unterstützung durch (externes) IT-Fachpersonal zu verfügen, hatten wir bereits in die Auswertung der Internetpräsenz einbezogen. Vielleicht hängt es auch damit zusammen, dass die für die Erschließung genutzte Informationstechnik nicht befriedigen kann: Eine archivische Fachsoftware verwenden nur 42 der 75 antwortenden Archive (56%). Im Einsatz sind ebenso Office-Programme (bei 22 Archiven), aber auch Schreibmaschine und Karteikarte wurden in einzelnen Fällen noch genannt.

Vor diesem Hintergrund überraschen die Antworten auf unsere folgende Frage nicht: „Zu wie vielen Prozent Ihres Archivguts sind die Verzeichnungsangaben in einer archivischen Fachsoftware vorhanden (über die das Standard-Austauschformat EAD (DDB) genutzt werden kann)“:

Welche Auswirkungen hat das auf die Beteiligung am Archivportal-D?

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„in jeder Akte steckt so wahnsinnig viel Leben“. Zum Vortrag von Annett Gröschner

Anmoderation des Vortrags „Mein grauer Archivkittel“. Gegenwartsliteratur und Archiv der Schriftstellerin und Journalistin Annett Gröschner am 5. Mai 2017:

„Für mich war eigentlich die größte Befreiung nach 1989, dass ich ins Archiv gehen konnte. Und dass ich gucken konnte, was ist eigentlich hinter meinem Rücken passiert. Das Tolle an Archiven ist, dass sie nur äußerlich grau und bürokratisch sind. Und drinnen, in jeder Akte steckt so wahnsinnig viel Leben. Und was für mich wichtig war ist, dieses Leben aus den Akten herauszuholen.“

Diese Sätze von Annett Gröschner in der Sendung „Stilbruch“ des RBB im Mai 2016 (vermittelt über den VdA-Blog) haben uns neugierig gemacht – neugierig auf einen Blick auf Archive und ihre Geheimnisse, wie er uns Berufsarchivaren zumeist wohl nicht mehr gelingt. Daher freuen wir uns sehr, dass wir Sie dafür gewinnen konnten, unsere berufsmüden Augen zu öffnen für neue Perspektiven auf das scheinbar Altbekannte, für das Ungesehene, das uns im Archiv doch täglich umgibt!

Wie sehr Frau Gröschner für diese gewiss nicht leichte Aufgabe prädestiniert ist, werden Sie gleich feststellen, wenn ich Ihnen unsere Gastreferentin kurz vorstelle:

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Schlusswort zum 22. Sächsischen Archivtag

Zum Abschluss des 22. Sächsischen Archivtags am Freitag in Dresden zog Frau Richter-Laugwitz, Vorsitzende des Landesverbands des VdA, Bilanz zur Tagung unter dem Titel „Archive im Umbruch“. Besonderer Dank gebühre den Referenten und dem Ortskomitee. Sie dankte auch der Schriftstellerin und Kulturjournalistin Annett Gröschner für die Gelegenheit zum Perspektivenwechsel und ermunterte alle Archivare zur Reflektion.

Wichtig sei es nun:

  • den Kontakt zu den Politikern aufzubauen und zu festigen
  • weiterhin um (noch mehr) Wahrnehmung zu kämpfen
  • die Erkenntnisse aus der Podiumsdiskussion umzusetzen
  • die Forderung nach der flächendeckenden Besetzung der Archive durch Fachpersonal aufrecht zu erhalten, um die heterogene Gesetzeslage und die Fragen zur elektronischen Archivierung zu beherrschen
  • die Umfrage als Grundlage für die weitere Arbeit auf Landesverbandsebene zu nutzen

Im Nachgang zur Tagung wird eine offene Online-Umfrage zur Evaluation des Archivtags und eine intensive Auswertung auf der Klausurtagung des neuen Vorstands im Herbst 2017 erfolgen. Für den nächsten Sächsischen Archivtag 2019 ist bereits ein Kandidat für den Austragungsort gefunden. Die Bekanntmachung folgt, sobald eine konkrete Planung erfolgt ist.

Die Kooperation der Universitäts- und Hochschularchive im mitteldeutschen Universitätsverbund

Dr. Stefan Gerber, Foto BStU Außenstelle Dresden

In der letzten fachthematischen Sitzung zu Beispielen von Best Practice im Archiv setzte sich Dr. Stefan Gerber (Friedrich-Schiller-Universität Jena) mit den Besonderheiten von Hochschularchiven und den Vorteilen der Kooperation im Universitätsverbund auseinander.

Gerber hob die besondere institutionelle Einbindung von Hochschul- und Universitätsarchiven und den damit verbundenen Einfluss auf deren Profil und die hochschulinterne Wahrnehmung hervor. Zum Profil gehöre nicht nur die Erfüllung archivischer Kernaufgaben, sondern darüber hinaus auch die aktive Mitwirkung in Forschung, Lehre und Hochschulmarketing. Wie seit ca. 20 Jahren der Professionalisierungsgrad der Hochschularchive und die ihnen zu Verfügung stehenden Mittel gestiegen sind, stiegen im selben Maß auch spürbar die Erwartungen der Hochschulleitungen an deren Leistungsfähigkeit. Universitäten schätzten besonders die Expertise ihrer Archive auf historischem und geschichtspolitischem Gebiet und hätten erkannt, dass eine lange Tradition durchaus positiven Einfluss auf die Attraktivität eines Hochschulstandortes habe, so Gerber. Im Konkurrenzkampf um Studierende und damit um Mittel werden Archive als Hort der Tradition zunehmend zu einem bedeutenden Faktor im Marketing.

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Aufbau eines elektronischen Archivs in einer Kommune – Rahmenbedingungen und Herausforderungen

Was wird für ein elektronisches Archiv für eine Kommune benötigt? Dr. Christian Aegerter, Leiter des Hauptamts der Stadt Leipzig, bringt es auf den Punkt:

1. Engagierte MitarbeiterInnen. Das Stadtarchiv beschäftigt im Bereich Elektronische Archivierung zurzeit 1 VZÄ und 1 Volontärin.

2. Weiterbildung. Aegerter: „Sie ist das A+O.“ Archivare mit IT-Affinität oder gar Ausbildung sind (noch) selten zu finden.

3. Zugriff und Mitbestimmung bei Neubeschaffungen von Software. Hier verfügt das Stadtarchiv über eine gute Ausgangslage, denn Ausschreibungsunterlagen gehen in der Stadtverwaltung über mehrere Schreibtische (z.B. Amt für Geodaten und Stadtarchiv!), so dass i.d.R. archivische Anforderungen wie Schnittstellen zwingend mit zu berücksichtigen sind, andernfalls geht die Ausschreibung nicht heraus.

4. Mut zur Lücke. – Ja, man muss sich auch etwas zutrauen und ausprobieren bzw. anfangen.

5. Gute Zusammenarbeit mit Fachbereichen. Also einen „guten Draht“ haben, damit nicht zuletzt einfach das Bewusstsein geschaffen bzw. gestärkt wird, dass überall digitale und somit anbietungspflichtige Daten entstehen. Und in Leipzig sind seit den 1990er Jahren Fachverfahren im Einsatz.

6. Willen für interkommunale Zusammenarbeit. Zum Beispiel im Sächsischen Städte- und Gemeindetag oder in anderen Zusammenschlüssen. Austausch und Kommunikation sind wichtiger denn je.

7. Wissen, dass man mit Herausforderungen der Digitalisierung nicht alleine ist. „Das Digitale ist nicht wie ein Schnupfen – es geht nicht mehr weg.“ – Und spätestens hier muss deutlich werden, dass der Prozess der Digitalisierung unumkehrbar ist.

Dr. Christian Aegerter, Foto: BStU

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