Aufbau eines elektronischen Archivs in einer Kommune – Rahmenbedingungen und Herausforderungen

Allgemein

Was wird für ein elektronisches Archiv für eine Kommune benötigt? Dr. Christian Aegerter, Leiter des Hauptamts der Stadt Leipzig, bringt es auf den Punkt:

1. Engagierte MitarbeiterInnen. Das Stadtarchiv beschäftigt im Bereich Elektronische Archivierung zurzeit 1 VZÄ und 1 Volontärin.

2. Weiterbildung. Aegerter: „Sie ist das A+O.“ Archivare mit IT-Affinität oder gar Ausbildung sind (noch) selten zu finden.

3. Zugriff und Mitbestimmung bei Neubeschaffungen von Software. Hier verfügt das Stadtarchiv über eine gute Ausgangslage, denn Ausschreibungsunterlagen gehen in der Stadtverwaltung über mehrere Schreibtische (z.B. Amt für Geodaten und Stadtarchiv!), so dass i.d.R. archivische Anforderungen wie Schnittstellen zwingend mit zu berücksichtigen sind, andernfalls geht die Ausschreibung nicht heraus.

4. Mut zur Lücke. – Ja, man muss sich auch etwas zutrauen und ausprobieren bzw. anfangen.

5. Gute Zusammenarbeit mit Fachbereichen. Also einen „guten Draht“ haben, damit nicht zuletzt einfach das Bewusstsein geschaffen bzw. gestärkt wird, dass überall digitale und somit anbietungspflichtige Daten entstehen. Und in Leipzig sind seit den 1990er Jahren Fachverfahren im Einsatz.

6. Willen für interkommunale Zusammenarbeit. Zum Beispiel im Sächsischen Städte- und Gemeindetag oder in anderen Zusammenschlüssen. Austausch und Kommunikation sind wichtiger denn je.

7. Wissen, dass man mit Herausforderungen der Digitalisierung nicht alleine ist. „Das Digitale ist nicht wie ein Schnupfen – es geht nicht mehr weg.“ – Und spätestens hier muss deutlich werden, dass der Prozess der Digitalisierung unumkehrbar ist.

Dr. Christian Aegerter, Foto: BStU

Wie sieht nun die Praxis aus? Die „wilde Zeit“ der 1990er Jahre war geprägt von Disketten und CD-Roms. 2002 wagte man einen Anlauf durch einen Fachvortrag seitens des Stadtarchivs. 10 Jahre später erfolgte eine Projektvorlage zum Aufbau eines eArchivs. In das Projekt (2012-2014) waren neben dem Stadtarchiv weitere Fachbereiche involviert: Hauptamt, IT-Koordination, Organisation + Dienste, Amt für Geoinformationen, … Auch wenn es noch keinen festen Archivspeicher gibt – eine temporäre und sichere Zwischenlösung hingegen schon – hat die Bewertung und Übernahme von Fachverfahren in der Stadt Leipzig längst begonnen. Weitere digitale Unterlagen wie Gewerbeakten, Führerscheinangelegenheiten, digitale Publikationen stehen für eine Überführung in ein digitales Archiv bereit. Die Schriftgutordnung wurde hinsichtlich elektronischer Daten angepasst und das Archiv ist bei Einführung neuer Systeme hinzuzuziehen. Außerdem ist das eArchiv in die „digitale Felderwirtschaft“ der Stadt integriert. Das ist eine Matrix aus verschiedenen Akteuren und digitalen Systemen, die in der Stadtverwaltung in Planung oder in Betrieb sind, so z.B. Fachverfahren, Online-Bürgerdienste, Open Data-Angebote und dergleichen. Seitens des Archivs ist geplant, sich über einen Zusammenschluss mit anderen Kommunalarchiven die IT-Infrastruktur zu teilen (elektronisches Kommunalarchiv, elKa). Dafür laufen die Vorbereitungen. Kooperation und Kommunikation findet u.a. auch im Sächsischen Gemeinde- und Städtetag statt. Hier gibt es beispielweise eine Unter-AG zur elektronischen Archivierung. Eine Informationsvorlage beim OBM sowie die Erstellung eines Organisationskonzepts stehen als nächste Punkte auf der Agenda. 2021 soll das elKa in Betrieb gegangen sein. Und daneben bestehen weitere Großvorhaben: Ein anstehender Umzug des Stadtarchivs und die Veröffentlichungsreihe „Wissenschaftliche Stadtgeschichte“.

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