Kategorie-Archiv: Erschließung

Sächsischer Archivtag 2019 – was bleibt?

Richter-Laugwitz während ihrer Schlussworte zum Archivtag, Foto: Stephan Luther

Zwei anstrengende und spannende Tagungstagungstage liegen hinter den Teilnehmern. Wenn man die vielen Archivführungen vom Mittwoch hinzunimmt, waren es sogar drei Tage. Grit Richter-Laugwitz fasste in ihrem Schlusswort zusammen: „Es wurde Zeit, dass wir uns mal wieder diesem archivischen Kernthema Erschließung zugewandt haben.“ Auch nach dem Archivtag wird uns das Thema weiter beschäftigen. In den vielen Vorträgen wurde das Machbare und auch Möglichkeiten aufgezeigt. Es gab Vorträge von großen und kleinen Archiven, die Großen wie die Kleinen haben Probleme, aber auch Erfolgsstories. Es wurde deutlich, dass auch kleinere Archive strategische Entscheidungen treffen und Ziele festlegen müssen. Die zentrale Botschaft des Archivtages lautet: „Erst durch die Erschließung erlangt das Archiv seine volle Daseinsberechtigung.“ Die schwierige Ausgangslage, die auch in den Ergebnissen der Umfrage des VdA-Landesverbandes deutlich wird, muss als Herausforderung betrachtet werden, die es zu meistern gilt.

Frau Richter-Laugwitz warb noch einmal eindringlich für eine persönliche Mitgliedschaft im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (VdA). Wir müssen im Kontakt bleiben und uns vernetzen.Weiterlesen

Erschließung mit Strategie

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefan Schröder, Münster: Der Stellenwert von Erschließung im Strategischen Archivmanagement. In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen
Dr. Schröder bei seinem Vortrag

Die Strukturierung der Arbeitsaufgaben ist besonders in kleineren Archiven von großer Bedeutung. Finanzielle, personelle und zeitliche Einschränkungen erschweren die Wahrnehmung der Kernaufgaben und erfordern eine besonders effektive Planung.
Dabei fällt es oftmals schwer, alle relevanten Aufgaben im Blick zu behalten, und nicht selten müssen zwischen “dringend“ und “planbar“ Abstriche gemacht werden. Dabei passiert es ebenfalls nicht selten, dass alle Planungen durch das Alltagsgeschäft über den Haufen geworfen werden.Weiterlesen

Dilemma oder Herausforderung? Zentralisierte Beständeverwaltung und Erschließung von Archiv und Sammlungsgut im Kunstbereich an einer kleinen Einrichtung

Bericht zum Vortrag von Dr. Simone Fugger v. dem Rech, Dresden

Erst seit 2013 leitet Simone Fugger v. dem Rech Archiv und Kustodie an der Hochschule für Bildende Künste in Dresden und hat diese Aufgabe in einem „Ein-Personen-Archiv“ offensichtlich als Herausforderung gesehen!

Dr. Simone Fugger von dem Rech
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Einleitend stellte die Referentin kurz die Trägereinrichtung HfBK Dresden vor. Das Profil spiegelt sich auch in den Beständen von Archiv und Kustodie: Neben „klassischem“ Archivgut der Hochschule und ihren Vorgängereinrichtungen gehören dazu auch eine Anatomische Sammlung und eine bedeutende Gemäldesammlung. Auch das Zwischenarchiv wird mit verwaltet. Dass Archiv und Sammlung mit einer Facharchivarin hauptamtlich besetzt sind, ist nicht selbstverständlich: Von 25 staatlichen Universitäten und Hochschulen mit bildnerisch-künstlerischer Ausbildung in Deutschland unterhalten 16 ein Archiv und/oder eine Sammlung, 12 davon sind hauptamtlich besetzt.

Der Umfang der Bestände summiert sich auf knapp 200 lfm Archivgut, aktuell rd. 80 lfm Zwischenarchivgut, 12.400 Medien, 608 Objekte in der Anatomischen Sammlung und rd. 48.000 künstlerische Werke, darunter Gemälde, Grafiken, Plastiken, Textilien und Aktionskunst.

In einem von der VolkswagenStiftung geförderten Forschungsprojekt waren die schriftlichen Quellen zur Geschichte der Hochschule und ihren Vorgängerinstitutionen (1764 – 1990) bereits in den Jahren 2001 bis 2003 verzeichnet worden – dies aufgrund von dort jeweils verwahrten Quellen in Kooperation mit dem Hauptstaatsarchiv Dresden, der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden und dem Stadtarchiv Dresden. In den vergangenen sechs Jahren seit Dienstantritt der Referentin wurde die Erschließung weiter ausgebaut. Hierzu gehörte die Entwicklung einer gemeinsamen Beständegliederung / Tektonik, in der alle Archiv- und Sammlungsbestände im verwendeten Archivinformationssystem (AIS) AUGIAS-Archiv 9.1 abgebildet werden. Die Zusammenführung aller Verzeichnungsinformationen in einem System ist von großem Vorteil u. a. für Recherchen.

Auch das Zwischenarchivgut wird im AIS verwaltet. Grundsätzlich funktioniert das Abgabeverfahren, wenn auch „wilde Übergaben“ nicht völlig zu vermeiden sind.

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Gemeinsame Normdatei (GND) und Archive – eine vielversprechende Liaison

Bericht zum Vortrag von Daniel Fähle, Stuttgart

„In der deutschsprachigen Wikipedia werden seit 2005 biografische Artikel mit der PND verlinkt. Ihre verstärkte Nutzung auch bei der Erschließung von personenbezogenem Archivgut (inkl. der Übernahme der PND-Nummer in die Verzeichnungsangaben) wäre sinnvoll.“ Diese Sätze waren vor neun Jahren im „Archivar“ im Bericht über den 61. Deutschen Genealogentag 2009 zu lesen.

Es hat noch ein wenig gedauert, die PND (Personennamendatei) ging 2012 in der GND (Gemeinsamen Normdatei) auf; aber heute ist festzustellen: Die schon lange in den deutschen Bibliotheksverbünden genutzte GND ist im Archivwesen angekommen, wenn auch bisher nur in wenigen Archiven. Daniel Fähle (Landesarchiv Baden-Württemberg) führte in seinem instruktiven Vortrag daher einleitend in einige Grundlagen ein: Was sind Normdaten und was macht sie aus?

Kurz gesagt: Normdateien sind kontrollierte Vokabularien, die eine normierte und eindeutige Ansetzung bei der Erschließung ermöglichen. Statt sechs verschiedener Bezeichnungen für Eberhard im Bart kann mit einer GND-Nummer die Person eindeutig identifiziert werden, hier: 11852853X.

Uneinheitliche Namensansetzung

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Benutzerorientierte Erschließung der sächsischen Gerichtsbücher

Bericht zum Vortrag von Dr. Volker Jäger, Leipzig

„Gerichtsbücher sind einzigartige Quellen zu Grundbesitzveränderungen, Nachlässen oder Vormundschaften vom ausgehenden Mittelalter bis zur Mitte des 19. Jahrhunderts und liegen für praktisch alle Orte Sachsens vor. Sie geben Auskunft über Kaufhandlungen, verbriefte Rechte, Besitzerfamilien, verwandtschaftliche Beziehungen, aber auch zum Alltag der Menschen in früheren Jahrhunderten.“ Soweit die einführenden Worte zum Portal Sächsische Gerichtsbücher, Ergebnis eines archivübergreifenden Erschließungsprojektes, das Thema des hier zu referierenden Vortrags war.

Umfang und Dichte der in Sachsen überlieferten Gerichtsbücher ist einmalig in Deutschland. Bereits 1923 erging ein Erlass des Sächsischen Justizministeriums an die Amtsgerichte, der eine Abgabe der Gerichtsbücher an das Hauptstaatsarchiv Dresden empfahl. Die Abgaben durch die Amtsgerichte erstreckten sich bis Ende der 1930er Jahre; im Hauptstaatsarchiv wurden die rund 22.900 Bände zum heutigen Bestand 12613 Gerichtsbücher zusammengefasst. Er umfasst Gerichtsbücher vom Anfang des 15. Jahrhunderts bis um 1856.

Dr. Volker Jäger
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Gerichtsbücher sind eine Quellengruppe von besonderer Bedeutung für historische Forschungen, von hohem Informationsgehalt auch für Heimat- und Familienforschung. Zu Beginn seines Beitrags ging Dr. Volker Jäger, Leiter des Staatsarchivs Leipzig (Abteilung 3 im Sächsischen Staatsarchiv), auf das breite inhaltliche Spektrum dieser speziellen Gattung der Amtsbücher ein. [Eine sehr gute Einstiegsmöglichkeit in die Materie bietet der einschlägige Beitrag von Dr. Holger Berwinkel in seinem Blog Aktenkunde. Aktenlesen als historische Hilfswissenschaft; auf weitere Erläuterungen an dieser Stelle wird daher verzichtet, T. K.].

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Zur Sache – zu den Ergebnissen der Umfrage des LV Sachsen

Beitrag zum Vortrag von Dr. Thekla Kluttig zur Erschließung in sächsischen Archiven
Dr. Thekla Kluttig
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Zwei Jahre sind seit dem letzten Sächsischen Archivtag sowie der damit verbundenen Bestandsaufnahme der sächsischen Archivlandschaft vergangen. Grund genug, den aktuellen Stand in Erfahrung zu bringen. Diesem Thema widmete sich Frau Dr. Kluttig in ihrem Vortrag zum Sachstand auf dem Gebiet der Erschließung.
Dafür sandte der Landesverband des VdA einen Katalog mit 27 Fragen an 122 sächsische Archive, von denen sich 75 an der Umfrage beteiligten. Die Mehrheit der Teilnehmer bildeten mit über 66% kommunale Archive, an zweiter und dritter Stelle folgten Wirtschaftsarchive und Hochschularchive sowie Archive wissenschaftlicher Institutionen, des weiteren noch staatliche, kirchliche und sonstige.

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Private Familienforschung, Citizen Science und kulturelles Gedächtnis: Das Projekt „Kartei Leipziger Familien“

Bericht über den Vortrag von Prof. Dr. Georg Fertig
Dr. Andrea Wettmann stellt Prof. Dr. Georg Fertig als Referenten vor, Foto: Stephan Luther

Georg Fertig, Professor für Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und ehrenamtlich zweiter Vorsitzender des Vereins für Computergenealogie e. V., thematisierte in seinem Vortrag den Nutzen von Citizen Science für private Forschung und Wissenschaft. Dabei bezog er sich auf ein konkretes Crowdsourcing-Projekt des Vereins für Computergenealogie e. V. (CompGen) in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv. Bei der Beantwortung der Frage „Warum sollte Citizen Science gefördert werden?“ war es dem Referenten besonders wichtig, Vorbehalten aus der Wissenschaft gegenüber „unstudierten“ Leuten entgegenzutreten und den Nutzen für beide Seiten deutlich zu machen.

Der Vortag umfasste drei Kernbereiche:

  1. Kulturelles Gedächtnis? Privatinteresse? Bürgerwissenschaft?
  2. Historische Demographie und Mitmach-Computergenealogie
  3. Das Beispiel Leipzig

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Crowdsourcing bei der Fotoerschließung – Die Spurensuche des Stasi-Unterlagen-Archivs

Bericht über den Vortrag von Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin
Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin, Foto: Stephan Luther

Um Hilfe dabei zu erhalten, „fast 2 Millionen Fotos aus der Tätigkeit des Ministeriums für Staatssicherheit der DDR aus dem Schattendasein zu holen“, wie Frau Dr. Wettmann in der Anmoderation sagte, rief die Behörde des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU) bereits 2011 ein Crowdsourcing-Projekt zur Identifizierung von Fotografien ohne Kontext ins Leben.

Zunächst nannten die Referenten Andreas Voss und Norman Kirsten aus der BStU Zentrale Berlin die drei einschlägigen Gruppen, denen die Fotografien in den Archiven der BStU inhaltlich zuzuordnen sind und führten konkrete Beispiele dazu an:

  1. Beweismittelfotografie, Bsp. Dokumentation einer Republikflucht
  2. Selbstdokumentation, Bsp. Ausbildung von Einsatzkräften beim Wachregiment „Felix Dzierzynski“
  3. Fotografien aus der operativen Arbeit, Bsp. Überwachung Wolf Biermanns

Die überlieferten Fotografien weisen häufig keine oder lediglich rudimentäre Beschriftungen auf den Rückseiten auf, was eine Zuordnung nur vermuten oder unmöglich werden lässt. Um eine eindeutige Identifizierung der abgebildeten Orte und der Urheber der Bilder zu erreichen und den Zweck der Aufnahme klären zu können, beschloss die BStU, Unterstützung in der Öffentlichkeit zu suchen.

Auf der Webseite der Behörde werden Fotografien, die bisher nicht erschlossen werden konnten, mit einer kurzen Beschreibung und den vorhandenen Erschließungsangaben in der Rubrik „Spurensuche“ veröffentlicht. Aktuell steht die Aufnahme eines Fachwerkhofes an einem Waldrand aus dem Jahr 1988 im Fokus des Projekts.

Im Folgenden schilderten die Referenten den Weg des vom ausgewählten Foto angefertigten Digitalisats aus dem Archiv auf die Website der BStU und seine Verlinkung in die sozialen Medien Facebook und Twitter.

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Zugänglichmachung on demand

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefanie Jost, Bundesarchiv

Im Januar 2017 wurde im Bundesarchiv ein Veränderungsprozess eingeleitet, der die bisherigen Strukturen deutlich ändern soll und wird. Dieser Strategieprozess trägt den bezeichnenden Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“.

Frau Dr. Stefanie Jost, Referatsleiterin des Referates BE 1 des Bundesarchivs, erläuterte in ihrem prägnanten Vortrag zunächst die erste Phase des Prozesses, in der in thematisch ausgerichteten Arbeitsgruppen je ein zentrales Handlungsfeld abteilungsübergreifend bearbeitet wurde. Auf Basis der von den Arbeitsgruppen vorgelegten Vorschläge folgte im März 2018 die Zusammenfassung durch ein internes Strategiepapier. In der noch laufenden Phase 2 werden nun Teilziele definiert und die Umsetzung geplant. Das aktuelle Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs berichtet ausführlich zum Strategieprozess.

Anschließend stellte Dr. Jost den Prozess der „Zugänglichmachung on demand“ (ZoD) vor, welcher sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren soll. ZoD besteht demnach aus Digitalisierung, Bewertung und Erschließung on demand, also „auf Anforderung“.

Zu betrachten war der realistische Umgang mit Rückständen in der Bewertung und Erschließung, auch bei historischen Beständen, für deren Aufarbeitung etwa 540 Personenjahre allein für die Abteilung Deutsches Reich bis 1945 veranschlagt werden müssen. Eine utopische Aufgabe.

Somit ist, nach ZoD, eine tiefergehende Erschließung nicht mehr vorgesehen, lediglich Stammdaten werden aufgenommen. Von der „Vollerschließung“ muss Abstand genommen werden. Als Ausnahme von dieser Regelung sind Leitbestände der jeweiligen Epochen qualifiziert, also tief, zu erschließen.

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„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“

Vortrag von Björn Berghausen zum Thema „Außer Dienst – Ehrenamtsprojekte im Berliner Wirtschaftsarchiv“

„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“ Mit dieser Aussage kündigte Björn Berghausen bereits im Abstract eine Grundaussage seines Vortrages an.

Der kurzweilig gestaltete, hochinteressante Beitrag des seit 2010 als Geschäftsführer des Berlin-Brandenburgischen Wirtschaftsarchivs (BBWA) tätigen Berghausen bot den Teilnehmern des 23. Sächsischen Archivtages zunächst einen Einblick in die noch recht junge Archivgeschichte: 2009 offiziell eröffnet, gingen der Gründung mehrere Jahre Arbeit durch einen 2004 gebildeten Förderverein voraus. Das BBWA hat heute einen Personalbestand von drei festen Mitarbeitern.

Ehrenamtliche Arbeit als unbezahlte Arbeit ist oftmals über Heimatvereine oder Traditionsvereine eng mit v. a. kleineren Archiven verbunden. Für das BBWA galt dies nach seiner Gründung nicht. Es galt somit, als aktueller Bedarf bzw. Möglichkeiten auftraten, mittels „Kaltakquise“ geeignete Personen zu erreichen.

Björn Berghausen bei seinem Vortrag, Foto: Doreen Wustig

Wann sollte man den Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter in Betracht ziehen? Berghausen nennt hier die Punkte „fehlendes Personal“, „fehlendes Know-how“, „fehlendes Netzwerk“ und „fehlendes Werkzeug“. Für Archive stellt sich insbesondere auch die Frage, inwieweit potentielle Ehrenamtliche die alten Handschriften lesen können. Zur Zielgruppe der Archive zählen somit Personen mit Zeit, Know-how, finanzieller Unabhängigkeit und Arbeitserfahrung. Geradezu zwangsläufig, so Berghausen, lande man damit bei Senioren. Diese sollten jedoch Mobilität aufweisen und mit Informationstechnik umgehen können.

Bei der Auswahl der Projekte, dem „Ehrenamtsmanagement“ seitens des Archivars, stehen die Motivation, das Interesse und die Aufmerksamkeit im besonderen Fokus. Dies muss man sich klar machen: Ehrenamtliche unterstützen gern, erwarten aber auch eine gewisse Gegenleistung: Anerkennung.

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