Kategorie-Archiv: Nutzung

Gemeinsame Normdatei (GND) und Archive – eine vielversprechende Liaison

Bericht zum Vortrag von Daniel Fähle, Stuttgart

„In der deutschsprachigen Wikipedia werden seit 2005 biografische Artikel mit der PND verlinkt. Ihre verstärkte Nutzung auch bei der Erschließung von personenbezogenem Archivgut (inkl. der Übernahme der PND-Nummer in die Verzeichnungsangaben) wäre sinnvoll.“ Diese Sätze waren vor neun Jahren im „Archivar“ im Bericht über den 61. Deutschen Genealogentag 2009 zu lesen.

Es hat noch ein wenig gedauert, die PND (Personennamendatei) ging 2012 in der GND (Gemeinsamen Normdatei) auf; aber heute ist festzustellen: Die schon lange in den deutschen Bibliotheksverbünden genutzte GND ist im Archivwesen angekommen, wenn auch bisher nur in wenigen Archiven. Daniel Fähle (Landesarchiv Baden-Württemberg) führte in seinem instruktiven Vortrag daher einleitend in einige Grundlagen ein: Was sind Normdaten und was macht sie aus?

Kurz gesagt: Normdateien sind kontrollierte Vokabularien, die eine normierte und eindeutige Ansetzung bei der Erschließung ermöglichen. Statt sechs verschiedener Bezeichnungen für Eberhard im Bart kann mit einer GND-Nummer die Person eindeutig identifiziert werden, hier: 11852853X.

Uneinheitliche Namensansetzung

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Benutzerorientierte Erschließung der sächsischen Gerichtsbücher

Bericht zum Vortrag von Dr. Volker Jäger, Leipzig

„Gerichtsbücher sind einzigartige Quellen zu Grundbesitzveränderungen, Nachlässen oder Vormundschaften vom ausgehenden Mittelalter bis zur Mitte des 19. Jahrhunderts und liegen für praktisch alle Orte Sachsens vor. Sie geben Auskunft über Kaufhandlungen, verbriefte Rechte, Besitzerfamilien, verwandtschaftliche Beziehungen, aber auch zum Alltag der Menschen in früheren Jahrhunderten.“ Soweit die einführenden Worte zum Portal Sächsische Gerichtsbücher, Ergebnis eines archivübergreifenden Erschließungsprojektes, das Thema des hier zu referierenden Vortrags war.

Umfang und Dichte der in Sachsen überlieferten Gerichtsbücher ist einmalig in Deutschland. Bereits 1923 erging ein Erlass des Sächsischen Justizministeriums an die Amtsgerichte, der eine Abgabe der Gerichtsbücher an das Hauptstaatsarchiv Dresden empfahl. Die Abgaben durch die Amtsgerichte erstreckten sich bis Ende der 1930er Jahre; im Hauptstaatsarchiv wurden die rund 22.900 Bände zum heutigen Bestand 12613 Gerichtsbücher zusammengefasst. Er umfasst Gerichtsbücher vom Anfang des 15. Jahrhunderts bis um 1856.

Dr. Volker Jäger
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Gerichtsbücher sind eine Quellengruppe von besonderer Bedeutung für historische Forschungen, von hohem Informationsgehalt auch für Heimat- und Familienforschung. Zu Beginn seines Beitrags ging Dr. Volker Jäger, Leiter des Staatsarchivs Leipzig (Abteilung 3 im Sächsischen Staatsarchiv), auf das breite inhaltliche Spektrum dieser speziellen Gattung der Amtsbücher ein. [Eine sehr gute Einstiegsmöglichkeit in die Materie bietet der einschlägige Beitrag von Dr. Holger Berwinkel in seinem Blog Aktenkunde. Aktenlesen als historische Hilfswissenschaft; auf weitere Erläuterungen an dieser Stelle wird daher verzichtet, T. K.].

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Private Familienforschung, Citizen Science und kulturelles Gedächtnis: Das Projekt „Kartei Leipziger Familien“

Bericht über den Vortrag von Prof. Dr. Georg Fertig
Dr. Andrea Wettmann stellt Prof. Dr. Georg Fertig als Referenten vor, Foto: Stephan Luther

Georg Fertig, Professor für Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und ehrenamtlich zweiter Vorsitzender des Vereins für Computergenealogie e. V., thematisierte in seinem Vortrag den Nutzen von Citizen Science für private Forschung und Wissenschaft. Dabei bezog er sich auf ein konkretes Crowdsourcing-Projekt des Vereins für Computergenealogie e. V. (CompGen) in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv. Bei der Beantwortung der Frage „Warum sollte Citizen Science gefördert werden?“ war es dem Referenten besonders wichtig, Vorbehalten aus der Wissenschaft gegenüber „unstudierten“ Leuten entgegenzutreten und den Nutzen für beide Seiten deutlich zu machen.

Der Vortag umfasste drei Kernbereiche:

  1. Kulturelles Gedächtnis? Privatinteresse? Bürgerwissenschaft?
  2. Historische Demographie und Mitmach-Computergenealogie
  3. Das Beispiel Leipzig

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Wege in das Archivportal-D

Bericht zum Vortrag Oliver Götze: Wege in das Archivportal-D – Aktueller Stand der Datenlieferung und Perspektiven im Rahmen der neuen technischen DDB-Architektur
Oliver Götze während seines Vortrages, Foto: Stephan Luther

Oliver Götze stellte in seinem Vortrag den aktuellen Stand, den Weg ins Portal und dann Perspektiven des Archivportal-D vor. Das Archivportal stellt seit der Inbetriebnahme auf dem Deutschen Archivtag 2014 in Magdeburg den zentralen Einstiegspunkt zu Archivinformationen und Archivgut in Deutschland dar. Es ist der spartenspezifische Zugang innerhalb der Deutschen Digigitalen Bibliothek (DDB). Seit dem Projektende ist der Betrieb des Archivportals-D dauerhaft gesichert. Mit Stand Mai 2019 sind im Portal 14,3 Mio. Datensätze aus 83.000 Beständen von 164 Archiven eingestellt. Für das Archivportal standen von Anfang an nicht nur die Digitalisate im Mittelpunkt sondern auch die Bereitstellung der Daten in ihrer Mehrstufigkeit der Online-Repräsentanzen der Archive: also Informationen zu den Archiveinrichtungen, Beständeübersichten, Online-Findmittel und in der letzten Stufe digitalisiertes Archivgut, im Fokus. Im Portal gibt es einige für den Archivar etwas verwirrende Abweichungen in der Begrifflichkeit. So werden z.B. die Verzeichnungseinheiten als Objekte bezeichnet, wobei auch die Bestandsbeschreibungen Objekte sind. In der Deutschen Digitalen Bibliothek, welche ein übergreifendes Portal für Daten aus allen Kultursparten darstellt, sind die Archive mit mehr als 14 Millionen Objeten von insgesamt 24,5 Mio die mit Abstand größten „Objektlieferanten“.

Digitalisate in der DDB

Man muss aber eindeutig sagen, dass die Metadaten der Bibliotheken  auch weniger in der DDB als vielmehr in den verschiedenen Online-Katalogen eingestellt sind. Wenn ich in der DDB die Filterabfrage auf die Objekte mit Digitalisaten reduziere, verändert sich dann das Bild entscheidend. Die Bibliotheken haben ca. 5,5 Mio von insgesamt 9,5 Mio Digitaklsiaten geliefert, während die Archive hier „nur“ ca. 934.000 beisteuerten. Aus diesen Zahlen lässt sich sehr deutlich die Priorität bei der bisherigen Zielsetzung als Datenlieferant ablesen.

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Zugänglichmachung on demand

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefanie Jost, Bundesarchiv

Im Januar 2017 wurde im Bundesarchiv ein Veränderungsprozess eingeleitet, der die bisherigen Strukturen deutlich ändern soll und wird. Dieser Strategieprozess trägt den bezeichnenden Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“.

Frau Dr. Stefanie Jost, Referatsleiterin des Referates BE 1 des Bundesarchivs, erläuterte in ihrem prägnanten Vortrag zunächst die erste Phase des Prozesses, in der in thematisch ausgerichteten Arbeitsgruppen je ein zentrales Handlungsfeld abteilungsübergreifend bearbeitet wurde. Auf Basis der von den Arbeitsgruppen vorgelegten Vorschläge folgte im März 2018 die Zusammenfassung durch ein internes Strategiepapier. In der noch laufenden Phase 2 werden nun Teilziele definiert und die Umsetzung geplant. Das aktuelle Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs berichtet ausführlich zum Strategieprozess.

Anschließend stellte Dr. Jost den Prozess der „Zugänglichmachung on demand“ (ZoD) vor, welcher sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren soll. ZoD besteht demnach aus Digitalisierung, Bewertung und Erschließung on demand, also „auf Anforderung“.

Zu betrachten war der realistische Umgang mit Rückständen in der Bewertung und Erschließung, auch bei historischen Beständen, für deren Aufarbeitung etwa 540 Personenjahre allein für die Abteilung Deutsches Reich bis 1945 veranschlagt werden müssen. Eine utopische Aufgabe.

Somit ist, nach ZoD, eine tiefergehende Erschließung nicht mehr vorgesehen, lediglich Stammdaten werden aufgenommen. Von der „Vollerschließung“ muss Abstand genommen werden. Als Ausnahme von dieser Regelung sind Leitbestände der jeweiligen Epochen qualifiziert, also tief, zu erschließen.

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Erschließung – regelkonform vs. populär?

Bericht zum Vortrag von Anja Moschke, Bautzen

Anja Moschke ist seit 2001 als Archivarin für das Staatsfilialarchiv (StFilA) im Archivverbund Bautzen tätig. Eine regionale Zeitung bezeichnete sie deshalb vor geraumer Zeit als „Herrin über das Gedächtnis der Oberlausitz“. Ihre archivischen Tätigkeiten umfassen das breite Spektrum der Archivarbeit: von der Übernahme über die Erschließung, Anfragenbearbeitung und Öffentlichkeitsarbeit bis zur Ausbildung des archivischen Nachwuchses.

In ihrem Erfahrungsbericht brachte Moschke zunächst den Archivtagsteilnehmern die geographische und geschichtliche Einordnung des Archivsprengels sowie die Archivgeschichte und strukturelle Einbindung näher. Das Staatsfilialarchiv verwahrt mit seiner geringen Stellenausstattung u. a. ca. 3.000 lfm Akten, 1.600 Urkunden, 7.000 Karten und Pläne und 7.900 Fotos, betreut pro Jahr durchschnittlich 166 Benutzer und erteilt 171 Auskünfte. Der Erschließungsstand des Gesamtbestandes betrug 2018 stolze 92 % benutzbares Archivgut; davon waren 73 % elektronisch erfasst und wiederum davon bereits 85 % über SAX.Archiv online recherchierbar.

Ausschnitt aus der Webpräsenz des Staatsfilialarchivs

Erschließungsleistungen werden im Staatsfilialarchiv Bautzen auch durch Drittkräfte geleistet: Moschke hob hierbei einerseits die zwingend notwendige Kontrolle hervor und benannte andererseits auch die fehlende Modernisierung der Verzeichnungsangaben durch Übernahme alter Erschließungsdaten (Retrokonversion) als Problem. Nur im Rahmen der Anfragenbearbeitung und Benutzung kann ggf. eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden. Geschehen ist dies beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen zu jüdischem Eigentum, in deren Folge entsprechende Angaben nachgetragen wurden. Möglichkeiten des erweiterten Personaleinsatzes für Erschließungsarbeiten fand das StFilA u.a. bei FAMI-Praktikanten, Archivinspektorenanwärtern und durch Externe mittels Werk- oder Kooperationsverträgen.

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Wenn Akten auffindbar werden – archivische Erschließung aus Sicht eines Nutzers

Bericht zum Vortrag von Lars Thiele, Dresden

Der seit 2015 als Recherchedienstleister vor allem in sächsischen Archiven tätige Historiker Lars Thiele ermöglichte den Teilnehmern des Archivtages einen Blick auf die Recherchemöglichkeiten in Archiven aus Nutzerperspektive.

Mit der Bemerkung, er sei „kein stiller Nutzer“, startete Lars Thiele in sein Referat. Er beschränkt sich bei seiner Tätigkeit nicht nur auf Online-Recherchen, sondern ruft auch in den Archiven an, lässt sich zum zuständigen Bearbeiter durchstellen und fragt nach Findbüchern. Vor Ort lässt er sich diese erklären, macht im Rahmen der Benutzung auch auf Unstimmigkeiten in Findmitteln aufmerksam und sucht das Gespräch mit den Mitarbeitern zu einzelnen Beständen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse vermittelt er an andere Nutzer weiter und unterstützt diese bei ihren Recherchen.

Blick in den Veranstaltungssaal, Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Aus den in seiner bisherigen Tätigkeit gemachten Erfahrungen mit Laienforschern konstruierte Lars Thiele den fiktiven Archivnutzer Heinz Wilfried Schmidt, einen siebzigjährigen Familienforscher, der bereits während seines Berufslebens als Ingenieur für Maschinenbau aktiv in Archiven forschte, viele Quellen und ergänzende Literatur gelesen hat, der strukturiert, aber nur mit bekannten Beständen arbeitet und dabei häufig die Quellendokumentation vergisst. Sicher ein klischeehaftes Bild, das den Zuhörenden aber doch bekannt zu sein schien. Für Herrn Schmidt gilt: „Was nicht findbar ist, ist nicht nutzbar.“

An dieser Stelle empfahl Lars Thiele Archivnutzern, sich mit der Tektonik der Archive und Bestandsstrukturen zu beschäftigen, sich zu trauen, dem Archivpersonal Fragen zu stellen. Dieses gibt in der Regel gerne Auskunft und Erläuterungen – vor allem, wenn für einen Bestand eben noch kein aktuelles Findbuch zur Verfügung steht, sondern mit Abgabelisten oder alten Findmitteln gearbeitet werden muss, weil eine sachgerechte Erschließung bisher noch nicht möglich war.

Anschließend nahm der Referent eine Einteilung der Archive in drei Kategorien vor:

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Umfrage zur Erschließung: IT-Fachpersonal und Erschließungszielgruppe(n)

„Verfügt Ihr Archiv über ausreichende Ressourcen an IT-Fachpersonal bzw. Unterstützung durch (externes) IT-Fachpersonal?“. Auf diese Frage antworteten 74 Archive, davon 32 (43%) mit „nein“!

12 Archive (16%) verfügen über eigenes IT-Fachpersonal, 30 (41%) gaben an, ausreichend Unterstützung durch IT-Fachpersonal beim Archivträger (o. ä.) zu haben.

Damit haben sich gegenüber dem Stand vor zwei Jahren keine signifikanten Verbesserungen ergeben – auch 2017 gaben 43% der damals 79 antwortenden Archive an, dass sie keine ausreichende Unterstützung im Bereich der IT bekommen. Überdurchschnittlich hoch ist die Angabe „nein“ mit 53% bei den 49 antwortenden Kommunalarchiven und mit sogar 56% bei den 16 nur in Teilzeit besetzten Archiven, die sich an der Umfrage beteiligten.

Es dürfte mit dieser unbefriedigenden Situation zusammenhängen, dass viele Archive (noch) kein Archivinformationssystem verwenden. Unsere Frage nach dem Hauptgrund dafür beantworteten 27 Archive so:

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Direktbenutzung

Öffentliche Archive sind Dienstleistungseinrichtungen, die bürgernahe Serviceleistungen erbringen. Die Ermöglichung der (komfortablen) Benutzung des Archivgutes ist dabei von zentraler Bedeutung. Im Rahmen unserer Umfrage mussten wir uns auf wenige Fragen zu diesem Bereich beschränken und fragten u. a. danach, welche technischen Möglichkeiten den Benutzern zur Verfügung gestellt werden. An einem Stromanschluss hapert es demnach in (noch) sieben von 71 antwortenden Archiven, immerhin 23 Archive ermöglichen einen Internetzugang. Konventionelle Filmlesegeräte sind noch in 32 Archiven im Einsatz, 18 Archive verfügen über – hinsichtlich des Benutzungskomforts einen erheblichen Fortschritt darstellende – Mikrofilmscanner.

Und während es in den letzten Monaten ein gewisses Aufsehen in der Fachwelt erregte, dass u. a. das Bundesarchiv, das Landesarchiv Hessen und das Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern nun grundsätzlich das Fotografieren von Archivalien erlauben, kann man mit Blick auf unsere Umfrage nur sagen: Alltag in vielen unserer Archive! Über die Hälfte der Archive, die diese Frage beantworteten, erlauben das Fotografieren:

Und wieviele Benutzer kommen jährlich zur Direktbenutzung in die sächsischen Archive?Weiterlesen

Welche Dienstleistungen Heimat- und Familiengeschichtsforscher in sächsischen Archiven erwarten können

Ein Gastbeitrag von Lars Thiele, Dresden

Bei meinem ersten Besuch im Sächsischen Hauptstaatsarchiv in Dresden vor ca. 14 Jahren arbeitete ich mich durch eine Prozessakte eines sogenannten Hexenprozesses des 17. Jahrhunderts. Ich kann mich noch gut daran erinnern, wie aufregend es für mich damals als Geschichtsstudent war, solch einen alten und verstaubten Aktenband in der Hand zu halten. Wie unbegreiflich es zunächst schien, Dokumente in einer schwer zu deutenden Schrift zu lesen, die vor mehr als 300 Jahren geschrieben worden waren.

Damals brauchte uns allerdings nur der Inhalt der historischen Dokumente und der zeitliche Hintergrund zu interessieren. Um die Formalitäten im Archiv hatte sich unser Dozent gekümmert; ich musste nur meinen Namen nennen und die bestellte Akte entgegennehmen.

Ich besuchte also regelmäßig das Hauptstaatsarchiv, saß im historischen Lesesaal und lernte bei jedem Besuch das Archiv ein Stückchen besser kennen.

So einfach hat es der durchschnittliche Archivnutzer bei seinen ersten Besuchen im Archiv natürlich nicht.

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