Jetzt geht’s los!

Am 16./17. Mai 2019 findet in Leipzig der 23. Sächsische Archivtag statt, der dem Thema „Erschließung“ gewidmet ist; auf unserer VdA-Website finden Sie das Programm und das Anmeldeformular.

In den folgenden Wochen werden wir hier in diesem Blog Beiträge zur Einstimmung auf den Archivtag veröffentlichen. Sie werden vor allem zu vier Kategorien gehören:

  • Abstracts von Vorträgen auf dem Archivtag
  • Leipzig A – Z: Das FAMI-Abschlussprojekt 2019
  • Vorstellungen von Archiven in Leipzig
  • Umfrage zur Erschließung in sächsischen Archiven: Ergebnisse

Heute starten wir mit einem Dank an die 75 Archive, die sich an unserer Umfrage (im März 2019) zur Erschließung in den Archiven im Freistaat Sachsen beteiligt haben!

Angeschrieben hatten wir 122, so dass wir einen guten Rücklauf von 61% verzeichnen können. Nicht jedes Archiv hat auf jede der 27 Fragen geantwortet, die Teilnehmerzahl schwankte zwischen 69 und 75 Archiven bei den einzelnen Fragen. Zum Einstieg die prozentuale Verteilung der Archive auf die Sparten (analog zu den Fachgruppen 1, 2, 3, 5 und 8 des VdA):

Umfrage_01_Sparten

Umfrage zur Erschließung: Wer erschließt?

Welche Auswirkungen hat es, wenn in 26% der Archive im Freistaat Sachsen nur eine Person unbefristet beschäftigt ist und in weiteren 31% (!) es sich gar nur um eine Teilzeit-Stelle handelt? So die Zahlen aus unserer aktuellen Umfrage zum Personalstand.

Auffällig sind die Zahlenverhältnisse bei unserer Frage: „Welche Personen erschließen in Ihrem Archiv (inkl. Betreuung von Erschließungsprojekten)?“. Mehrfachnennungen waren möglich, 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis: 15 (20.8%): niemand, 58 (80.6%): fest angestelltes Personal, 12 (16.7%): Auszubildende, 4 (5.6%): externes Personal (Projektstellen), 17 (23.6%): Praktikanten und/oder Ehrenamtliche, 8 (11.1%): Andere (darunter Dienstleister,  studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und Volontäre). Als Grafik:

Wie stellt sich das bei den 17 antwortenden 1-Personen-Archiven dar und bei den 23 Archiven, die nur in Teilzeit besetzt sind?

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Gemeinsame Normdatei (GND) und Archive – eine vielversprechende Liaison

Die Gemeinsame Normdatei (GND), ursprünglich im Bibliothekskontext entstanden, ist längt ein spartenübergreifendes Gemeinschaftsvorhaben. Dies resultiert aus den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten und Vorteilen, die die Verwendung von Normdaten bzw. der GND mit sich bringen. Ob in Portalen oder BEACON-Dateien – GND-Identifikatoren sind als übergreifend etablierte Referenz und maschinenlesbare Information die Grundlage der inhaltlichen Vernetzung von Daten und zugleich die Eintrittskarte ins Semantic Web. Die gestiegene Bedeutung der GND lenkt aber auch einen Blick auf Probleme und noch bestehende Defizite dieses Großprojekts. Dazu gehören heterogene Datenqualität, Dubletten oder fehlende Einträge, gerade mit Blick auf archivische Bedürfnisse. Seit 2018 widmet sich dem Thema „Öffnung der GND“ ein DFG-Projekt mit dem Titel GND4C – GND für Kulturdaten. Weitere Sparten und Institutionen sollen aktiv und mit ihrer jeweiligen fachlichen Kompetenz in die Qualitätssicherung und den inhaltlichen Ausbau der GND einbezogen werden, diese aber auch institutionell-organisatorisch künftig mittragen. Die GND öffnet sich und so sind auch die Archive mit der Frage konfrontiert, ob sie – und wenn – wie und was sie konkret dazu beisteuern können.

Der Beitrag auf dem Archivtag wird neben den aktuellen Entwicklungen um die GND und das zugehörige DFG-Projekt darauf eingehen, weshalb Normdaten gerade auch für kleine Archiveinrichtungen ein wichtiges Handlungsfeld sein können und wie diese Daten effizient recherchiert und mit Erschließungsinformationen verknüpft werden können.

Daniel Fähle
Landesarchiv Baden-Württemberg

Umfrage zur Erschließung: Personenstandsregister

Mit der Novellierung des Personenstandsgesetzes zum Jahr 2009 wurden die sächsischen Kommunalarchive für Personenstandsregister zuständig, die zuvor bei den Standesämtern verwahrt worden waren. Die Register enthalten personenbezogene Daten zu Geburten, Eheschließungen und Todesfällen seit dem Jahr 1876. Nach Ablauf der sogenannten Fortführungsfristen müssen die Register von den Standesämtern an das zuständige kommunale Archiv abgegeben werden; die Fristen betragen für Geburtsregister 110 Jahre, für Eheregister 80 Jahre und für Sterberegister 30 Jahre.

Die Personenstandsregister sind viel genutzte Quellen, z. B. für die Ermittlung von Erben oder für private Familienforschung. Ausgangspunkt ist dabei in der Regel der Name einer Person. Die Register wurden in den Standesämtern aber schlicht chronologisch geführt – und dies im 19. und 20. Jahrhundert auf Papier. Aufwändig wird die Recherche, wenn das exakte Datum eines Personenstandsfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) nicht bekannt ist. Für eine schnelle Ermittlung der einschlägigen Seiten in einem Register ist der Zugriff auf die Namensregister daher von zentraler Bedeutung.

In unserer Umfrage fragten wir: „Nur für kommunale Archive, die auch Personenstandsregister aus Standesämtern verwahren: Welche Findmittel nutzen Sie dafür vorwiegend?“ 42 Archive antworteten mit folgenden Ergebnis:

  • 29 (69%): die in den Standesämtern angelegten Namensregister (Papier)
  • 6 (14.3%): vom Standesamt oder selbst erstellte elektronische Namensverzeichnisse (in Office-Systemen)
  • 2 (4.8%): durch Dritte erstellte elektronische Namensverzeichnisse (z.B. durch FamilySearch oder Ancestry)
  • 5 (11.9%): Andere

Unter „Andere“ wurden u. a. genannt: „Digitalisate der Namensregister (Papier) der Standesämter“ sowie „fortlaufend digitalisierte Namensregister ohne Index außerhalb von Augias jedoch nach Jahrgängen und Standesämtern getrennt und auch getrennte Register“.

Fazit: Über zwei Drittel der Archive nutzen (nur) die bereits in den Standesämtern angelegten papiernen Namensregister. Filtert man die Antworten auf die Archive mit lediglich einer Teilzeit-Personalstelle (unter 1), fällt dieses Ergebnis noch eindeutiger aus: Von den 12 antwortenden Kommunalarchiven mit weniger als einer Personalstelle arbeiten 11 Archive (92%) nur mit den in den Standesämtern angelegten Namensregistern (Papier):

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Der Stellenwert von Erschließung im strategischen Archivmanagement

In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen

Erschließung gehört zum archivarischen Arbeitsalltag und ist mit anderen Arbeitsbereichen wie Records Management, Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Nutzung eng verknüpft. Diesen Alltag einmal in langfristiger, strategischer Perspektive zu betrachten mit dem Ziel, die eigenen Archivbestände in Archivportalen auf aktuellem fachlichen Niveau zu präsentieren und daraus Arbeitsschwerpunkte für mehrere Jahre abzuleiten, macht daraus Entscheidungen des strategischen Archivmanagements. Auf dieser Grundlage arbeitet es sich leichter und sie lässt sich auch gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit gut vermitteln. Aus dem Alltagsgeschäft wird also ein Instrument, das die Zukunft des Archivs entscheidend mitprägt.

Dr. Stefan Schröder
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
LWL-Archivamt für Westfalen

Die Masterarbeit von Dr. Stefan Schröder zu „Archivmanagement in kleinen Archiven“ steht online zur Verfügung (Anm. der Redaktion).

Umfrage zur Erschließung: Defizite? Vor allem eins.

Neben kleinen und großen Fortschritten in den sächsischen Archiven gibt es allerdings auch gravierende Defizite. Auf unsere Frage „Wo sehen Sie das größte Defizit oder den größten Handlungsbedarf mit Blick auf die Erschließung in Ihrem Archiv?“ antworteten 49 der 75 an unserer Umfrage teilnehmenden Archive. Hier ein ausführlicher Auszug, der Redundanzen nicht vermeidet:

  • kein Personal, welches sich nur um das Archiv kümmert
  • Personalmangel
  • mangelndes Interesse der kleinen und großen Politik am Zustand in den Archiven
  • Abbau von Erschließungsrückständen, insbesondere von Wirtschaftsarchivgut; Erschließung von Großbeständen; Durchführung von Erschließungsvorhaben als standortübergreifende Projekte; die eigenen Fachkräfte sollten mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Erschließungsarbeiten haben; die Erschließung müsste sich noch stärker am Bedarf der Benutzer orientieren.
  • Erschließung kontinuierlich weiter ermöglichen angesichts Personalressourcen und umfangreicher anderer Aufgaben
  • Personalressourcen
  • Es fehlt bislang eine geeignete Software, möchte ungern Provisorien wie Excel-Tabellen weiter pflegen.
  • bei fehlendem Personal, da man als Ein-Mann-Archiv kaum Zeit zum Erschließen hat
  • Qualifiziertes und ausreichend Personal fehlt bzw. es wird vom Archivträger zumeist nur das Archiv unter Gesichtspunkt Benutzung betrachtet; die dazu grundlegende Voraussetzung Erschließung mit ihrem enormen Aufwand wird ständig nach hinten verschoben.
  • im Verlaufe der Jahre verschärfte rechtliche Belange, v.a. Datenschutz, verlangen zudem eine Überarbeitung vorhandener Erschließungsergebnisse, die nur punktuell geleistet werden kann.
  • Insgesamt gibt es zu wenig eindeutig definierte Kennzahlen für Erschließung (auch für andere Aufgaben), die gegenüber dem Archivträger den Personalbedarf besser begründen würden. Das Archivgesetz bietet hier keinerlei Hilfe.
  • elektronische Erschließung
  • Tiefenerschließung
  • Personalmangel
  • Aufbereitung durch die abgebenden Stellen
  • Mehr Fachpersonal
  • Die täglichen administrativen Tätigkeiten (Tagesgeschäft) und eine Flut von Nutzungswünschen nehmen 80 bis 90 Prozent der zeitlichen Kapazität ein, so dass für Bestandserschließung und Bestandspflege, die den Nutzungen zugute käme, kaum Zeit bleibt.
  • In den nächsten zwei Jahren muss die Erschließung des Archivgutes der DDR-Zeit zum Abschluss gebracht werden, weil dann die Übernahme bzw. Erschließung des seit 1990 entstandenen und als archivwürdig eingestuften Schriftgutes der Stadtverwaltung zu erfolgen hat. Auch steht noch die Bewertung und Erschließung des Schriftgutes der nach 1990 eingemeindeten Ortschaften aus.
  • Personal, Zeit
  • Einführung der Digitalisierung mit mehr Personal
  • Fehlende Software (Faust, Augias …)
  • Fehlen eines ausgebildeten Mitarbeiters mit EDV-Kenntnissen insbesondere auch im Hinblick auf künftig anstehende digitale Übernahmen.
  • Personelle Engpässe, wodurch angesichts des Tagesgeschäft für Erschließung zu wenig Zeit bleibt
  • Wir brauchen eine professionelle Beratung und Betreuung.
  • fehlende Software, fehlendes Personal
  • Es muss überhaupt erst mal erschlossen werden
  • Großer Handlungsbedarf besteht bei der einfachen Erschließung bei gleichzeitiger Bewertung und Kartonierung.
  • Den größten Handlungsbedarf sehe ich in der Erschließung und digitalen Bereitstellung für die Benutzer.
  • Digitalisierung ausgewählter (wichtiger) Bestände; komplette Verzeichnung aller Bestände in der Archivsoftware (Rückstände bei den SBZ(/ DDR-Beständen); Teilnahme am Archivportal D einschl. Schaffung der Voraussetzungen
  • das größte Problem zur Bearbeitung ist das fehlende Personal.
  • Personalmangel, begrenzte Magazinkapazität
  • Erschließung des vorhandenen umfangreichen analogen Bildmaterials.
  • Erschließungsrückstau durch Personalmangel, der auch noch immer größer wird
  • Nur eine Retrokonversion analoger Findbücher scheint nicht ausreichend, da Aktentitel oft ungenau sind. Für eine bessere Recherche / Nutzung wäre eine tiefergreifende Verzeichnung notwendig.
  • nutzbare Bestandserschließung
  • Zeitmangel, Personalmangel (ausgebildetes Personal)
  • Personalstand
  • Aufarbeitung der Erschließungsrückstände.- weitere Retrokonversion der Findmittel.- Redaktionelle Überarbeitung der AUGIAS-Daten für Erstellung Findbücher und für Einstellen der Findmittel ins Internet.
  • Personal- und Zeitmangel (letzteres durch zu viele Verwaltungsaufgaben); zu wenig Anerkennung dieser wichtigen Archivaufgabe durch die Archivträger
  • Übernahme von großen Datenmengen aus Schriftgutverwaltungs- und Fachprogrammen
  • Personalmangel

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Willkommen beim Tagungs-Blog zum Sächsischen Archivtag!

Mit diesem Blog begleiten wir den Sächsischen Archivtag, der alle zwei Jahre vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wird. Für den LV Sachsen werden wir vorbereitend und unmittelbar vom Archivtag berichten und laden zugleich alle interessierten Archivarinnen und Archivare herzlich zur Diskussion ein. (Gast-)Beiträge von Interessenten sind stets willkommen und können über Mitglieder der Redaktion online gestellt werden.

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Magazinreserven

Ein massives Problem in vielen sächsischen Archiven: Fehlender Platz im Magazin! „Für wie viele Jahre haben Sie noch räumliche Reserven für neu zu übernehmendes Archivgut?“ fragten wir – und ein Viertel der teilnehmenden 76 Archive antwortete, dass es schon jetzt keine Reserve mehr gibt. Bei mehr als einem weiteren Viertel reichen die Kapazitäten nur noch bis zu fünf Jahre.

Was das bedeutet, zeigen Rückmeldungen verschiedener Archive im Zusatzfeld (Textfeld):Weiterlesen

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2017

Vorab ebenfalls in loser Folge werden Referierende über Abstracts einen Ausblick auf ihre Vortragsthemen geben. Es startet Prof. Dr. Mario Glauert vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv Potsdam.

Prof. Dr. Mario Glauert vom BLHA

DIN 67700 – Bau von Bibliotheken und Archiven – Anforderungen und Empfehlungen für die Planung

Mit der DIN 67700 „Bau von Bibliotheken und Archiven – Anforderungen und Empfehlungen für die Planung“, die den bisherigen DIN-Fachbericht 13 „Bau- und Nutzungsplanung von Bibliotheken und Archiven“ (2009) ersetzt, liegt erstmals eine Norm vor, die den Flächenbedarf und die baulich-technischen Anforderungen für alle Funktionsbereiche in Archiven, Öffentlichen und Wissenschaftlichen Bibliotheken formuliert. Die Vorgaben gelten sowohl für den Neubau von Archiven als auch für die Umnutzung von Gebäuden oder Räumen und können künftig die Argumentation und Kommunikation gegenüber Unterhaltsträgern, Architekten und Fachplanern erheblich erleichtern.Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Erschließungszustand

Archivgut in Magazinräumen bleibt verschlossen und weitgehend nutzlos, wenn es nicht durch Findmittel erschlossen und benutzbar gemacht wird. Wie sieht es in dieser Hinsicht in den sächsischen Archiven aus? Zur Erinnerung: Archiven, deren Mitarbeiter/innen sich in den Jahren ab dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland 1990 vor der Herausforderung sahen, in sehr kurzer Zeit und unter schwierigen Rahmenbedingungen Unterlagen aus in Auflösung befindlichen kommunalen und staatlichen Institutionen, Wirtschaftsbetrieben, gesellschaftlichen Organisationen etc. zu sichern.

Erschließungszustände kann man sehr verschieden kategorisieren. Wir haben uns für die schlichte Frage entschieden: „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ („bedingt erschlossen“ wurde erläutert als: das Archivgut ist grob geordnet und/oder verzeichnet, die Erschließung genügt aber nicht den archivfachlichen Anforderungen). Die Antworten ergeben ein differenziertes Bild: Weiterlesen