Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Erschließung

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

  • 14.1%: ohne Findmittel
  • 45.1%: mit Abgabeverzeichnissen auf Papier
  • 7%: mit elektronischen Abgabeverzeichnissen aus Textverarbeitungsprogrammen
  • 28.2%: mit elektronischen Abgabeverzeichnissen in strukturierter Form, z. B. in Excel (zum Import in das Archivinformationssystem)
  • 5.6%: Andere

Zur Anschauung:

Das allerdings ist ein bedenkliches Ergebnis – zumal vor dem Hintergrund der ausgesprochen knappen personellen Ausstattung der Archive. Denn eins ist klar: Dass Erschließungsinformationen digital vorliegen, ist Voraussetzung für ihre schnelle Nutzung, für Änderungen und Anreicherungen und für ihre (wenn auch meist nicht sofortige) öffentliche Zugänglichmachung über das Internet. Was sind die Gründe dafür, dass 45% der antwortenden Archive Findmittel überwiegend in Form von papiernen Abgabeverzeichnissen erhalten?

5 Gedanken zu „Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

  1. Die hohe Prozentzahl der papiernen Abgabeverzeichnisse ist für mich völlig überraschend und mir echt ein Rätsel. Die Verzeichnisse werden doch nicht etwa noch mit Zettel und Bleistift angefertigt???
    Heutztage schreibt doch wirklich jeder am Rechner. Insofern ist es m.E. ein Mangel an Kommunikation, die sicherlich elektronisch erstellten Listen auch in elektronischer Form abzufordern. Dann auch die Struktur der Verzeichnisse vorzugeben, ist eigentlich selbstverständlich und auch nicht mit viel Aufwand verbunden. Wir praktizieren das seit mehr als 20 Jahren und sind damit bei den abgebenenden Stellen nie auf Ablehnung gestoßen. Die Arbeitszeit die dadurch erspart wird, ist doch wirklich um ein vielfaches höher als die hierbei investierte Zeit.

    1. … es sei denn, die unliebsame Aufgabe des Listenerstellens wird abseits des Tagesgeschäfts Azubis, Praktikanten etc. abgetreten, die das dann händisch machen sollen. Bös gesagt: dann sind die erstmal beschäftigt. Außerdem: Um am Regal eine elektronische Liste zu erstellen, bräuchte man ein geeignetes tragbares Gerät. Das ist in kleineren (Kommunal-)Verwaltungen vermutlich nicht im Gerätepark enthalten. Schön wäre es also, wenn Archive hier ein portables Gerät mit der vorkonfigurierten Verzeichnisstruktur an die Verwaltungsstellen ausleihen könnten oder die IT-Abteilung ein portables Gerät entsprechend ausstattet.

      1. Um hier nicht missverstanden zu werden: die Übertragung archivischer Vorfeldarbeit in Form von Abgabelisten an Dritte schreibe ich nicht den Archiven, sondern den beteiligten Verwaltungsstellen zu, weil ich befürchte, dass archivische Arbeit dort nicht hoch genug eingeschätzt wird. Das ließe sich ggfls. steigern, indem der Verwaltung nahegebracht wird, dass sie als erste davon profitiert, auf ihre Altakten im Zwischenarchivsbereich im Bedarfsfall zügig wieder zugreifen zu können, und sich daher Abgabelisten in digitaler Form aufdrängen. Dass diese Akzeptanzprobleme in der Regel in kleinen Verwaltungen und Archiven auftreten, ist mir aus eigener Erfahrung bekannt.

    2. Prozentual lag der Anteil mit 57% (4 von 7) bei den Archiven der Hochschulen sowie wissenschaftlicher Institutionen sogar noch höher als bei den Kommunalarchiven (dort 50% = 24 von 48 antwortenden Archiven).

      27% der antwortenden Kommunalarchive (13 von 48) übernehmen überwiegend elektronische Abgabeverzeichnissen in strukturierter Form. Da liegen die Kommunalarchive also im Gesamtdurchschnitt. Aber: Gefiltert auf die 28 antwortenden Kommunalarchive mit nur 1 Person oder unter 1 Person (nur Teilzeit-Besetzung) reduziert sich der Anteil auf 15% bzw. 7%.

      Diese Archive haben sich an unserer Umfrage beteiligt – das hätten sie nicht tun müssen und es zeigt ihr Engagement. Als VdA-Landesverband sind wir sehr froh, durch die rege Beteiligung einen besseren Überblick über die tatsächliche Lage in den sächsischen Archiven zu erhalten und das in unserer Arbeit berücksichtigen zu können.

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