Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Erschließung

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

  • 14.1%: ohne Findmittel
  • 45.1%: mit Abgabeverzeichnissen auf Papier
  • 7%: mit elektronischen Abgabeverzeichnissen aus Textverarbeitungsprogrammen
  • 28.2%: mit elektronischen Abgabeverzeichnissen in strukturierter Form, z. B. in Excel (zum Import in das Archivinformationssystem)
  • 5.6%: Andere

Zur Anschauung:

Das allerdings ist ein bedenkliches Ergebnis – zumal vor dem Hintergrund der ausgesprochen knappen personellen Ausstattung der Archive. Denn eins ist klar: Dass Erschließungsinformationen digital vorliegen, ist Voraussetzung für ihre schnelle Nutzung, für Änderungen und Anreicherungen und für ihre (wenn auch meist nicht sofortige) öffentliche Zugänglichmachung über das Internet. Was sind die Gründe dafür, dass 45% der antwortenden Archive Findmittel überwiegend in Form von papiernen Abgabeverzeichnissen erhalten?

5 Gedanken zu „Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

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  1. Die hohe Prozentzahl der papiernen Abgabeverzeichnisse ist für mich völlig überraschend und mir echt ein Rätsel. Die Verzeichnisse werden doch nicht etwa noch mit Zettel und Bleistift angefertigt???
    Heutztage schreibt doch wirklich jeder am Rechner. Insofern ist es m.E. ein Mangel an Kommunikation, die sicherlich elektronisch erstellten Listen auch in elektronischer Form abzufordern. Dann auch die Struktur der Verzeichnisse vorzugeben, ist eigentlich selbstverständlich und auch nicht mit viel Aufwand verbunden. Wir praktizieren das seit mehr als 20 Jahren und sind damit bei den abgebenenden Stellen nie auf Ablehnung gestoßen. Die Arbeitszeit die dadurch erspart wird, ist doch wirklich um ein vielfaches höher als die hierbei investierte Zeit.

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