Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

Erschließung

75 Archive beteiligten sich an unserer Umfrage bei 120 sächsischen Archiven. Und viele nutzten auch rege die verschiedenen Kommentarfelder und offenen Fragen. Darüber freuen wir uns sehr, denn so können wir neben den nüchternen Zahlen auch die Stimmen der Archivarinnen und Archivare wiedergeben, die sich unter je speziellen Bedingungen für die Erschließung in ihren Archiven einsetzen.

Auf unsere Frage: „Über welchen Fortschritt bei der Erschließung von Archivgut in Ihrem Archiv haben Sie sich in den letzten Jahren besonders gefreut?“ antworteten 40 Archive. Hier ein umfangreicher Auszug daraus:

  • Erstellung einer hauseigenen Datenbank zur schnelleren Suche und Auffinden, konkrete Bezeichnung der Regale
  • Über den Durchbruch bei der Online-Stellung von Digitalisaten
  • Erschließung Urkundenbestand und Onlinestellung
  • Erschließung wichtiger Rückratbestände (Stadtverordnetenversammlung, Landstände)
  • Dazu kann ich noch keine ausreichende Aussage treffen, da ich erst seit anderthalb Jahren das Archiv leite und seitdem noch nicht zu umfangreichen Erschließungsarbeiten gekommen bin.
  • Erfreulich war, dass durch Azubis aus der Verwaltung kleinere Sachen erfasst werden konnten, welche zuvor nicht erschlossen waren bzw. nur beschränkt zugänglich waren.
  • nach einer teilweisen Bestandsrevision 2017 konnten zunächst mit einer verbesserten Übersicht über vorhandenes, nicht verzeichnetes Archivgut für die Zugangsverwaltung strategische Grundlagen für eine zielgerichtetere Erschließung bzw. den Bedarf dafür ermittelt und konkretisiert werden.
  • Anschaffung Erschließungssoftware
  • Sicherheitsverfilmung und Digitalisierung des meist angefragten Bestands zur Vorbereitung der Onlinestellung, so dass Informationen durch Nutzer*innen selbst recherchiert werden können. Ressourcen für dadurch ersparte Auskunftsanfragen werden dadurch frei.
  • Der Abschluss der Erschließung des städtischen Aktenbestandes bis 1945 (online recherchierbar sind rund 16.000 Verzeichnungseinheiten) war ein wesentlicher Meilenstein.
  • Digitalisierungsvertrag mit Ancestry
  • Die Einführung des Archivprogrammes AKTENREG, welches eine bessere Recherche ermöglicht.
  • Bis auf Restbestände, über die bisher nur eine listenmäßige Erfassung vorliegt (vielleicht 1/6 des Bestandes), ist das gesamte Archivgut hinsichtlich Signatur, Aktentitel, Entstehung und Laufzeit der Akte digital im Findhilfsmittel (Access-Datenbank) erfasst. Dies ermöglicht eine treffsichere Stichwortsuche und schnelles Ausheben der Archivalien. Vollinhaltlich ist bisher nur ein relativ geringer Teilbestand erschlossen. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten wird dieses fortgesetzt.
  • Erschließung von digitalisierten Unterlagen (z. B. Glasplattennegative, Stadtpläne) und DDR-Unterlagen
  • Unterstützung durch Azubis immer möglich (sofern vorgeplant)
  • Ein häufig benutzter Bestand ist mit AUGIAS tief erschlossen worden.
  • Es freut mich besonders, wenn ich trotz vielfältiger Aufgaben Zeit finde, um einige Bestände weiter zu erschließen .
  • Verbesserung der räumlichen Bedingungen als Voraussetzung zur effektiven Arbeit; Teilnahme am Förderprogramm Retrokonversion > damit sind Bestände bis 1945 in der Archivsoftware verzeichnet

  • in unserem Archiv wurde ein Fortschritt bei der Verzeichnung im Fachprogramm von einzelnen Beständen erreicht, z.B. in der Überlieferung der Jugendämter
  • abschließende Verzeichnung der noch vorhandenen DDR-Unterlagen zum Betrieb
  • Erschließung der Matrikel und Bereitstellung im Internet (Datenbank + Digitalisate)
  • Bei den Personenstandsbüchern ermöglicht die Erstellung von Namensverzeichnissen in Excel (mit erweiterten Angaben) eine sehr schnelle Recherche.
  • Die Nutzung der Archivsoftware AUGIAS
  • Zustimmung des Archivträgers zur Anschaffung eines Archivprogrammes
  • Über jeden!
  • Erarbeitung von 2 wissenschaftlich erarbeiteten Findbüchern durch die Finanzierung durch Dritte (Hinterleger)
  • Durch die Erschließung konnte die Öffentlichkeitsarbeit verbessert werden.
  • Archivprogramm Augias, auch wenn es derzeit nicht genutzt wird
  • das trotz knapper Zeit 347 068 Verzeichnungseinheiten im Fachprogramm erfasst und zu einem großem Teil erweitert verzeichnet wurden
  • Über das DFG-Projekt „Retrokonversion von Findhilfsmitteln“ konnte der Altbestand „Rat der Stadt Zwickau“, der bisher in Form von handschriftlichen Repertorien aus dem Jahr 1802 vorlag, mit einfachen Verzeichnungsangaben (Signatur, Titel, Laufzeit) in AUGIAS eingepflegt und in Archivportal D online gestellt und zugänglich gemacht werden.
  • Da das Archiv aktuell professionalisiert wird und das nur schrittweise erfolgen kann, ist jeder grundlegende Schritt mit besonderer Freude geprägt. Selbst der Ankauf und die Umlagerung in archivgerechte Verpackungen.
  • Die fortlaufende Erschließung und Digitalisierung führt dazu, dass vor allem die Marketingabteilung der Firma zunehmend recht selbstständig arbeiten kann, sofern Material aus dem historischen Archiv benötigt wird. Der zusätzliche Rechercheaufwand durch den Archivar kann somit verringert werden und die Zeit effizienter für andere Kernaufgaben genutzt werden.
  • Die Möglichkeit der Digitalisierung der Personenstandsunterlagen und der Einwohnermeldekartei und deren Umsetzung.
  • Beginn der Retrokonversion von Findmitteln (Findkarteien zum Historischen Ratsarchiv, handschriftliche Findbücher zu den Ratsakten aus dem Zeitraum 1500 – 1945), Beginn der Digitalisierung der Bildpostkartensammlung
  • Online Findmittel in ARGUS und im Archivportal Europa

Anmerkung der Redaktion: Mehrere Archive antworteten auf diese Frage „Es gibt keinen Fortschritt!“. Aber auf die Defizite möchten wir in DIESEM Post nicht eingehen.

8 Gedanken zu „Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

      1. Ein wenig mehr Info als nur eine Abkürzung, die vielen noch nichts sagen dürfte, wäre nett! Inwiefern stellt denn RiC-CM (Records in Contexts-A Conceptual Model for Archival Description) https://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf eine freudige Neuerung dar? Wie können v.a. die leidigen Rückstände bei der Erschließung damit (besser?) bearbeitet werden? Wenn ich es richtig verstehe, ist RiC-CM eine Antwort auf die Möglichkeiten der Datenbankvernetzung, die sich durch bisherige Verzeichnungsstandards wie ISAD(G) noch nicht annähernd ausschöpfen lassen. Das ist die Theorie. Eine praktische Umsetzung, durchaus an Beispielen kleinerer Archive, hielte ich daher für sinnvoll und interessant – vor allem, weil die in diesem Blogpost angesprochene Perspektive die Praxis ist.

    1. Danke vielmals für den Verweis. Habe mir RNAB vorgeknöpft und Diskussionsbedarf festgestellt. Wo wird RNAB diskutiert / Will jemand das besprechen?

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