Umfrage zur Erschließung: Defizite? Vor allem eins.

Erschließung

Neben kleinen und großen Fortschritten in den sächsischen Archiven gibt es allerdings auch gravierende Defizite. Auf unsere Frage „Wo sehen Sie das größte Defizit oder den größten Handlungsbedarf mit Blick auf die Erschließung in Ihrem Archiv?“ antworteten 49 der 75 an unserer Umfrage teilnehmenden Archive. Hier ein ausführlicher Auszug, der Redundanzen nicht vermeidet:

  • kein Personal, welches sich nur um das Archiv kümmert
  • Personalmangel
  • mangelndes Interesse der kleinen und großen Politik am Zustand in den Archiven
  • Abbau von Erschließungsrückständen, insbesondere von Wirtschaftsarchivgut; Erschließung von Großbeständen; Durchführung von Erschließungsvorhaben als standortübergreifende Projekte; die eigenen Fachkräfte sollten mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Erschließungsarbeiten haben; die Erschließung müsste sich noch stärker am Bedarf der Benutzer orientieren.
  • Erschließung kontinuierlich weiter ermöglichen angesichts Personalressourcen und umfangreicher anderer Aufgaben
  • Personalressourcen
  • Es fehlt bislang eine geeignete Software, möchte ungern Provisorien wie Excel-Tabellen weiter pflegen.
  • bei fehlendem Personal, da man als Ein-Mann-Archiv kaum Zeit zum Erschließen hat
  • Qualifiziertes und ausreichend Personal fehlt bzw. es wird vom Archivträger zumeist nur das Archiv unter Gesichtspunkt Benutzung betrachtet; die dazu grundlegende Voraussetzung Erschließung mit ihrem enormen Aufwand wird ständig nach hinten verschoben.
  • im Verlaufe der Jahre verschärfte rechtliche Belange, v.a. Datenschutz, verlangen zudem eine Überarbeitung vorhandener Erschließungsergebnisse, die nur punktuell geleistet werden kann.
  • Insgesamt gibt es zu wenig eindeutig definierte Kennzahlen für Erschließung (auch für andere Aufgaben), die gegenüber dem Archivträger den Personalbedarf besser begründen würden. Das Archivgesetz bietet hier keinerlei Hilfe.
  • elektronische Erschließung
  • Tiefenerschließung
  • Personalmangel
  • Aufbereitung durch die abgebenden Stellen
  • Mehr Fachpersonal
  • Die täglichen administrativen Tätigkeiten (Tagesgeschäft) und eine Flut von Nutzungswünschen nehmen 80 bis 90 Prozent der zeitlichen Kapazität ein, so dass für Bestandserschließung und Bestandspflege, die den Nutzungen zugute käme, kaum Zeit bleibt.
  • In den nächsten zwei Jahren muss die Erschließung des Archivgutes der DDR-Zeit zum Abschluss gebracht werden, weil dann die Übernahme bzw. Erschließung des seit 1990 entstandenen und als archivwürdig eingestuften Schriftgutes der Stadtverwaltung zu erfolgen hat. Auch steht noch die Bewertung und Erschließung des Schriftgutes der nach 1990 eingemeindeten Ortschaften aus.
  • Personal, Zeit
  • Einführung der Digitalisierung mit mehr Personal
  • Fehlende Software (Faust, Augias …)
  • Fehlen eines ausgebildeten Mitarbeiters mit EDV-Kenntnissen insbesondere auch im Hinblick auf künftig anstehende digitale Übernahmen.
  • Personelle Engpässe, wodurch angesichts des Tagesgeschäft für Erschließung zu wenig Zeit bleibt
  • Wir brauchen eine professionelle Beratung und Betreuung.
  • fehlende Software, fehlendes Personal
  • Es muss überhaupt erst mal erschlossen werden
  • Großer Handlungsbedarf besteht bei der einfachen Erschließung bei gleichzeitiger Bewertung und Kartonierung.
  • Den größten Handlungsbedarf sehe ich in der Erschließung und digitalen Bereitstellung für die Benutzer.
  • Digitalisierung ausgewählter (wichtiger) Bestände; komplette Verzeichnung aller Bestände in der Archivsoftware (Rückstände bei den SBZ(/ DDR-Beständen); Teilnahme am Archivportal D einschl. Schaffung der Voraussetzungen
  • das größte Problem zur Bearbeitung ist das fehlende Personal.
  • Personalmangel, begrenzte Magazinkapazität
  • Erschließung des vorhandenen umfangreichen analogen Bildmaterials.
  • Erschließungsrückstau durch Personalmangel, der auch noch immer größer wird
  • Nur eine Retrokonversion analoger Findbücher scheint nicht ausreichend, da Aktentitel oft ungenau sind. Für eine bessere Recherche / Nutzung wäre eine tiefergreifende Verzeichnung notwendig.
  • nutzbare Bestandserschließung
  • Zeitmangel, Personalmangel (ausgebildetes Personal)
  • Personalstand
  • Aufarbeitung der Erschließungsrückstände.- weitere Retrokonversion der Findmittel.- Redaktionelle Überarbeitung der AUGIAS-Daten für Erstellung Findbücher und für Einstellen der Findmittel ins Internet.
  • Personal- und Zeitmangel (letzteres durch zu viele Verwaltungsaufgaben); zu wenig Anerkennung dieser wichtigen Archivaufgabe durch die Archivträger
  • Übernahme von großen Datenmengen aus Schriftgutverwaltungs- und Fachprogrammen
  • Personalmangel

  • Zeitmangel
  • Durch die Übernahme von zwei Archiven ehemaliger Großgemeinden, ist eine Erschließung und Bestandserhaltung dringend erforderlich
  • Der größte Handlungsbedarf besteht bei der Aufarbeitung der Erschließungsrückstände, die teilweise bis zu Abgaben aus dem Jahr 2001 zurück gehen (Abgabelisten dazu sind nur in stark vereinfachter Version vorhanden). Dies ist geschuldet dem monatelangen Ausfall von Fachkräften. Krankheitsvertretungen gab es nicht bzw. nur für kurze Zeit, die Vertretungspersonen kamen aus anderen Bereichen des Archivträgers und konnten nur einfache Tätigkeiten durchführen.
  • Ein weiterer Schwerpunkt ist die Retrokonversion analoger Findmittel.
  • Die größten Defizite liegen in der Personalsituation einhergehend mit der räumlichen Situation (5 Standort mit 7 MA) und zusätzlicher Aufgaben durch die Verwaltung, so dass für die Erschließung kaum noch Zeit bleibt. Diese Defizite breiten sich auch auf den Bestand ab 1990 aus, dessen Sperrfrist 2020 abläuft und der dann der Nutzung zur Verfügung gestellt werden soll. Personalanforderungen wurden diesbezüglich immer abgelehnt.
  • die fehlende Archivordnung: es ist noch dieses Jahr geplant, Regularitäten für die geordnete Einlieferung in das Archiv innerbetrieblich festzuschreiben und umzusetzen. Damit wäre ein großer Schritt in die richtige Richtung getan.
  • Erforderlich ist ein stärkerer fachlicher Austausch unter den Archivaren / Archiven, um schwierige Bewertungs- und Erschließungsthemen besser bewältigen zu können; das gilt auch bei Projektplanungen im Bereich Erschließung. Wünschenswert sind auch mehr Informationen und Fortbildungen in Bezug auf die Veröffentlichung von Erschließungsdaten und DSGVO.
  • Es wäre natürlich schön, noch einen weiteren Mitarbeiter zu bekommen, aber dies ist von der Personalabteilung nicht geplant. Ich muss mich mit Praktikanten und geeigneten Leuten aus verschiedenen Maßnahmen begnügen, stecke aber trotzdem den Kopf nicht in den Sand und gebe mein bestes.
  • Zeit- und Personalmangel
  • zu wenig Personal, keine Fachkräfte, trotz nachgewiesenen gestiegenen Fachaufgaben kein Verständnis der Entscheidungsträger für die Einstellung von zusätzlichem Personal
  • Kontinuität und die erforderliche Intensität in der Erschließung fehlt aufgrund Personalmangels
  • Da ich im Dezember in Rente gehe (bis Ende 2018 Gewerbeamt hauptamtl., Meldeamt Vertretung, dieses Jahr im Übergang in 2 x 3 Std. Archiv nur Anfragenbeantwortung), ist die weitere personelle Entwicklung noch unklar.
  • Das größte Defizit ist der Zeitmangel. Durch zusätzliche Aufgaben, die nichts mit Archivarbeit zu tun haben, und die Arbeit an der Digitalisierung unseres Bestandes Hausakten bleibt nicht einmal genügend Zeit für die tägliche Archivarbeit.
  • Das Stadtarchiv soll sowohl Verwaltungs- als auch Endarchiv sein, welches in Personalunion von einem einzigen Archivar betrieben wird. Entsprechend fehlt die Zeit für umfangreichere Erschließungsmaßnahmen, welche dringend notwendig wären.

Klingt nach Personalmangel (und damit fehlender Arbeitszeit), oder? Und wie sollte es anders sein, betrachtet man die – unzureichende – Personalaustattung in der Mehrheit der sächsischen Archive.

Denn hier noch mal zur Erinnerung, welche Aufgaben professionelle Archivierung umfasst (siehe die Aufgabenkataloge des VdA-Unterarbeitskreis „Archivarische Fachaufgaben“): Organisations- und Archivmanagement (u. a. Strategieplanung zu Finanzen, Personal, Arbeitsschwerpunkten; archivspezifische IT-Planung, Entwicklung von Raumkonzepten, Personalführung), Überlieferungsbildung (u. a. Beratung der abgebenden Stellen bei der analogen wie digitalen Schriftgutverwaltung, Bewertung angebotener Unterlagen auf Archivwürdigkeit, Betreuung von Sammlungen), Erschließung (Ordnung und Verzeichnung von Archivgut, sammlungsspezifische Erschließungskonzepte), Benutzung und Auskunftstätigkeit (u. a. Lesesaalbetrieb, Beantwortung von Anfragen, Benutzerberatung, Gutachtertätigkeit), Öffentlichkeitsarbeit und Historische Bildungsarbeit  (u. a. Projekte der Historischen Bildungsarbeit z. B. mit Schulen, Intra- und Internetauftritte, Publikations- und Vortragstätigkeit), Bestandserhaltung und Magazinierung (Priorisierung von Bestandserhaltungsmaßnahmen, Ausheben und Reponieren von Archivgut, technische Bearbeitung von Archivgut, digitale Bestandserhaltung).

Was tun?

2 Gedanken zu „Umfrage zur Erschließung: Defizite? Vor allem eins.

  1. Danke erst einmal für diesen tollen Archivtag, in dem es um das so wesentliche archivfachliche Thema der Erschließung ging.
    Der oben abgebildete Personalmangel hat ja leider eine lange Vorgeschichte, der meist auf der fehlenden Wertschätzung und der Unkenntnis der Arbeitsinhalte basiert.
    Ebenso hat die Abwicklung der doch zu DDR-Zeiten gut funktionierenden und vor allem durchlässigen Ausbildung vom Azubi bis zum Diplom dazu geführt, dass seit Jahren nur noch in einem unzureichenden Maße Fachpersonal ausgebildet wird. Seiteneinsteiger, die sich qualifizieren möchten, haben, um im Archivwesen fachlich versiert zu sein, neben der sich lang hinziehenden Ausbildungszeit, nur sehr beschränkte Möglichkeiten der Weiterbildung. Dazu kommen oft sehr hohe Ausbildungs- und Studienkosten im Fernstudium.
    All das schreckt zusätzlich ab, wenn man dann die immer noch bestehenden Einschränkungen in der gehaltlichen Einstufung hinzuzieht, v. a. noch immer im TVL.

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