Von OVG zu RiC – Eine „kopernikanische Wende“ in der archivischen Erschließung?

Erschließung
Bericht zum Vortrag von Prof. Dr. Michael Scholz, Potsdam
23. Sächsischer Archivtag Leipzig, Prof. Dr. Michael Scholz bei seinem Vortrag, Foto: Stephan Luther

„Erschließung im 21. Jahrhundert wird noch mehr als bislang nicht nur archivische Kernaufgabe, sondern die strategische Schlüsselfunktion sein, wenn Archive als bewahrenswerte Einrichtungen ihre Stellung behaupten wollen.“ Mit dieser Aussage von Nils Brübach aus dessen Vortrag beim Brandenburgischen Archivtag von 2014 leitete Scholz seinen Vortrag ein. Fünf Jahre später scheint die Erschließung als Schlüsselfunktion gerade in kleineren Archiven noch weit von der Realität entfernt zu sein. Aktuell sind im Archivportal-D immerhin 119 sächsische Archive vertreten (Sächsische Archive im Archivportal-D), bei der Anzeige, welche von diesen mit Findmitteln vertreten sind, bleiben aber nur noch 10 Archive übrig (Sächsische Archive im Archivportal-D mit Findmitteln).

In Brandenburg sieht die Situation ähnlich aus. Die Gründe sieht Scholz zum einen in den technischen Problemen, die das Archivportal in der Vergangenheit beim Dateningest hatte, aber auch und vor allem in arbeitsökonomischen Gründen in den kleineren Archiven sowie in der Qualität der Erschließung.

Als Voraussetzung gilt hier die normbasierte Erschließung. Zumindest in Brandenburg, aber auch darüber hinaus im Osten wurde Anfang der 1990er Jahre nach den „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ (PDF zur OVG an der FH Potsdam) (OVG) erschlossen. Diese hatten ihre Gültigkeit auch über das Ende der DDR hinaus beibehalten und gaben den Archivaren ein Regelwerk für eine normierte Erschließung von fast allen Archivgutarten, mit Ausnahme der audiovisuellen Medien, an die Hand. Die Papritz‘schen Richtlinien „Die archivische Titelaufnahme bei Sachakten“ hatten nicht diese weitreichende Geltung für die Bundesrepublik. Die OVG hatten aber zwei entscheidende Nachteile. Sie konnten zum einen als politisch belastet gelten, was tatsächlich aber nur auf einige Fragen der Bestandsbildung und -abgrenzung sowie für einige Beispiele zutraf. Zum anderen gab es mit dem Ende der Staatlichen Archivverwaltung der DDR auch keine Institution mehr, die diese Regelungen weiter entwickelt hätte. In den deutschen Ausbildungsstätten für das Archivwesen wurden in den neunziger Jahren auch keine einheitlichen Richtlinien mehr gelehrt. Nun bildeten sich hausintern einzelne Richtlinien aus. Damit verschwand für den Osten eine einheitliche normbasierte Erschließung, die es so für den Westen nicht gab.

Der vom Internationalen Archivrat verabschiedete internationale Standard zur Verzeichnung archivischer Unterlagen – International Standard Archival Description (General) – kurz ISAD(G), entfaltete in Deutschland nicht die gewünschte Wirkung. ISAD(G) sollten ja auch die nationalen Regeln, so sie denn vorhanden sind, nur ergänzen und sich daran anschließen. Die OVG hatte hierfür gute Ansatzmöglichkeiten geboten. Ein Versuch wurde allerdings nie ernsthaft unternommen. In der Schweiz und in Österreich wurden jedoch nationale Richtlinien in Umsetzung von ISAD(G) erarbeitet und für die praktische Nutzung in den Archiven handhabbar gemacht.

In Deutschland hat sich dann die Standardisierung quasi durch die Hintertür eingeschlichen. Mit dem verbreiteten Einsatz von archivischen Erschließungssystemen hielt diese Einzug. Die im Osten weit verbreitete Erschließungssoftware Augias basiert z.B. mit der Standarderschließungsmaske weitgehend auf der Erschließungskarteikarte der OVG und war damit für die Archive in den östlichen Bundesländern relativ problemlos zu nutzen. Dies hat damit auch zur Implementierung von ISAD(G) geführt. Mit der Einführung der schweizerischen Software Scope in einigen Archiven wurden diese Nutzer mit einem sehr konsequenten Aufbau des Archivplanes nach ISAD(G) konfrontiert.

Die entscheidende Wende in der Standardisierung kam aber schließlich mit der Entscheidung für ein Archivportal-D. Damit war ein einheitliches Austauschformat notwendig geworden, welches mit dem XML-Standard EAD seit Mitte der 1990er Jahre zur Verfügung stand. Über mehrere Stufen wurde das nationale Profil EAD (DDB) entwickelt. Auch wenn das Archivportal-D  auf den Vortrag von Scholz twitterte (https://twitter.com/archivportal/status/1128956345263284227), dass auch andere Formate für den Daten-Ingest genommen werden, wird sich wohl trotzdem jede Erschließungssoftware an diesem Standard messen müssen.

Bei aller Standardisierung der Datenformate ist auch die Qualität der Daten in den Erschließungsfeldern von entscheidender Bedeutung. Hiermit werden wieder eindeutige Erschließungsrichtlinien benötigt, zumal zunehmend mit Hilfskräften erschlossen wird. Größere Archive, wie eben das Sächsische Staatsarchiv, haben eigene einheitliche Erschließungsrichtlinien (Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs) entwickelt. In kleineren Archiven besteht bei einem Fehlen einer solchen Richtlinie die Gefahr der ungleichmäßigen Belegung der Felder. Scholz gibt deshalb die Empfehlung, ähnlich wie es bereits in der Schweiz und in Österreich umgesetzt wurde, archivübergreifende Richtlinien für die Umsetzung von ISAD(G) zu entwickeln.

In der jüngeren Vergangenheit wird intensiv über den Einsatz von Normdaten diskutiert. Dieser Einsatz wird in den Bibliotheken und den Spezialarchiven zur Verwaltung von Nachlässen bereits seit längerem praktiziert. Normdaten dienen dazu, Personen, Körperschaften, geographische Bezeichnungen eindeutig zu kennzeichnen. Wenn sich Archive für die Verwendung von Normdaten entschieden, griffen diese meist auf bibliothekarische Standards zurück. Bekannt ist hier die Gemeinsame Normdatei der Deutschen Nationalbibliothek (GND).

Seit einiger Zeit arbeitet der Internationale Archivrat an einem neuen Erschließungsstandard, der die bisherigen Standards ablösen soll. Records in Contexts (RiC) soll die archivische Erschließung dazu fit für das semantische Web machen, er soll Verknüpfungen nicht nur zu anderen Überlieferungsformen ermöglichen. (Records in Contexts (RiC), Videopräsentationen 2016 oder auch Records in Contexts – Conceptual Model (RiC-CM)). Das neue Modell wird von den Beziehungen zwischen den einzelnen Entitäten, also z.B. Dokumenten, Akten, Beständen ausgehen. Es ist also die Mehrdimensionalität, die RiC von den bisherigen Modellen unterscheidet.

RiC ist nach Scholz jedoch keine kopernikanische Wende, da viele Merkmale der bisherigen Arbeit übernommen werden. Es gibt dabei nur erweiterte Möglichkeiten. Es handelt sich bei RiC um die klassische normbasierte Erschließung, angereichert durch Normdaten. Der neue Standard kann nur dann Erfolg haben, wenn die alten Erschließungssysteme automatisch auf diese neue Stufe gehoben werden können. Kaum ein Archiv wird in der Lage sein, jedes Mal bei Einführung eines neuen Standards eine Neuverzeichnung zu beginnen. Laut Scholz wäre es der Idealfall, wenn sich der neue Standard so in die Erschließungssysteme integrieren ließe, dass der Anwender in gewohnter Art und Weise weiter arbeiten kann, nur unter Einbeziehung erweiterter Möglichkeiten. Nach wie vor müssen aber bestimmte Eigenschaften beschrieben werden und dies nach Möglichkeit in standardisierter Form.

An der Schwelle zum digitalen Zeitalter stellt sich bei der archivischen Erschließung eine Reihe von weiteren Fragen. Wie soll ich eine Fachanwendung beschreiben, wie Datenbanken, Webseiten oder E-Mail-Accounts? Auch mit diesen müssen wir uns in der Zukunft beschäftigen, wenn wir nicht nur Metadaten übernehmen wollen.

Ein Gedanke zu „Von OVG zu RiC – Eine „kopernikanische Wende“ in der archivischen Erschließung?

  1. Das heute in der Druckvariante erschienene Heft 90 der „Archivpflege in Westfalen-Lippe“ enthält mit den Beiträgen des 19. Deutsch-Niederländischen Archivsymposiums vom Oktober 2018 zahlreiche Texte zum Thema Erschließung, u.a. auch zu RiC. Die kostenfreie Onlinestellung des Hefts sollte in den nächsten Tagen erfolgen und ist üblicherweise dann hier zu finden: https://www.lwl-archivamt.de/de/Service/Archivpflege_Westfalen-Lippe/

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