Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Elektronisches Archivgut

„Die Digitalisierung stellt den bedeutendsten technologischen Aufbruch seit dem Beginn der Industrialisierung […] dar und ist eine der größten Herausforderungen unserer Zeit“ – so die Einschätzung in „SACHSEN DIGITAL. Die Digitalisierungsstrategie des Freistaates Sachsen“ (2016). Auch die Arbeit der Archive hat sich durch die Digitalisierung radikal verändert. Manche Archivare und Archivarinnen haben das früh erkannt: Schon vor 20 Jahren fand z. B. die erste Tagung des informellen Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AK AUdS) statt.

Und so erstaunt es nicht, dass knapp zwei Drittel (64%) der antwortenden 76 Archive bereits elektronische Unterlagen (z. B. Daten auf CD, DVD oder anderen Datenträgern) übernommen haben. Gezielt erfolgten diese Übernahme allerdings in nur wenigen Fällen, das lässt sich aus den Antworten auf die Frage „In welcher Weise beschäftigt sich Ihr Archiv mit der Archivierung elektronischer Unterlagen?“ schließen (Mehrfachnennungen waren möglich):

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Jetzt geht’s los!

Am 16./17. Mai 2019 findet in Leipzig der 23. Sächsische Archivtag statt, der dem Thema „Erschließung“ gewidmet ist; auf unserer VdA-Website finden Sie das Programm und das Anmeldeformular.

In den folgenden Wochen werden wir hier in diesem Blog Beiträge zur Einstimmung auf den Archivtag veröffentlichen. Sie werden vor allem zu vier Kategorien gehören:

  • Abstracts von Vorträgen auf dem Archivtag
  • Leipzig A – Z: Das FAMI-Abschlussprojekt 2019
  • Vorstellungen von Archiven in Leipzig
  • Umfrage zur Erschließung in sächsischen Archiven: Ergebnisse

Heute starten wir mit einem Dank an die 75 Archive, die sich an unserer Umfrage (im März 2019) zur Erschließung in den Archiven im Freistaat Sachsen beteiligt haben!

Angeschrieben hatten wir 122, so dass wir einen guten Rücklauf von 61% verzeichnen können. Nicht jedes Archiv hat auf jede der 27 Fragen geantwortet, die Teilnehmerzahl schwankte zwischen 69 und 75 Archiven bei den einzelnen Fragen. Zum Einstieg die prozentuale Verteilung der Archive auf die Sparten (analog zu den Fachgruppen 1, 2, 3, 5 und 8 des VdA):

Umfrage_01_Sparten

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Wer machte mit?

Ab dem 17. Januar 2017 führte der VdA-LV Sachsen eine Umfrage bei 118 Archiven in Sachsen durch, um in Vorbereitung des Sächsischen Archivtages einen konkreteren Überblick über deren Situation zu erhalten. 80 Archive haben sich an der Umfrage beteiligt, deren Ergebnisse auf dem Archivtag – in Auszügen vorab aber auch hier – vorgestellt werden sollen. Hier zum Einstieg eine Übersicht über die teilnehmenden Archive nach Sparten:

Umfrage zur Erschließung: Defizite? Vor allem eins.

Neben kleinen und großen Fortschritten in den sächsischen Archiven gibt es allerdings auch gravierende Defizite. Auf unsere Frage „Wo sehen Sie das größte Defizit oder den größten Handlungsbedarf mit Blick auf die Erschließung in Ihrem Archiv?“ antworteten 49 der 75 an unserer Umfrage teilnehmenden Archive. Hier ein ausführlicher Auszug, der Redundanzen nicht vermeidet:

  • kein Personal, welches sich nur um das Archiv kümmert
  • Personalmangel
  • mangelndes Interesse der kleinen und großen Politik am Zustand in den Archiven
  • Abbau von Erschließungsrückständen, insbesondere von Wirtschaftsarchivgut; Erschließung von Großbeständen; Durchführung von Erschließungsvorhaben als standortübergreifende Projekte; die eigenen Fachkräfte sollten mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Erschließungsarbeiten haben; die Erschließung müsste sich noch stärker am Bedarf der Benutzer orientieren.
  • Erschließung kontinuierlich weiter ermöglichen angesichts Personalressourcen und umfangreicher anderer Aufgaben
  • Personalressourcen
  • Es fehlt bislang eine geeignete Software, möchte ungern Provisorien wie Excel-Tabellen weiter pflegen.
  • bei fehlendem Personal, da man als Ein-Mann-Archiv kaum Zeit zum Erschließen hat
  • Qualifiziertes und ausreichend Personal fehlt bzw. es wird vom Archivträger zumeist nur das Archiv unter Gesichtspunkt Benutzung betrachtet; die dazu grundlegende Voraussetzung Erschließung mit ihrem enormen Aufwand wird ständig nach hinten verschoben.
  • im Verlaufe der Jahre verschärfte rechtliche Belange, v.a. Datenschutz, verlangen zudem eine Überarbeitung vorhandener Erschließungsergebnisse, die nur punktuell geleistet werden kann.
  • Insgesamt gibt es zu wenig eindeutig definierte Kennzahlen für Erschließung (auch für andere Aufgaben), die gegenüber dem Archivträger den Personalbedarf besser begründen würden. Das Archivgesetz bietet hier keinerlei Hilfe.
  • elektronische Erschließung
  • Tiefenerschließung
  • Personalmangel
  • Aufbereitung durch die abgebenden Stellen
  • Mehr Fachpersonal
  • Die täglichen administrativen Tätigkeiten (Tagesgeschäft) und eine Flut von Nutzungswünschen nehmen 80 bis 90 Prozent der zeitlichen Kapazität ein, so dass für Bestandserschließung und Bestandspflege, die den Nutzungen zugute käme, kaum Zeit bleibt.
  • In den nächsten zwei Jahren muss die Erschließung des Archivgutes der DDR-Zeit zum Abschluss gebracht werden, weil dann die Übernahme bzw. Erschließung des seit 1990 entstandenen und als archivwürdig eingestuften Schriftgutes der Stadtverwaltung zu erfolgen hat. Auch steht noch die Bewertung und Erschließung des Schriftgutes der nach 1990 eingemeindeten Ortschaften aus.
  • Personal, Zeit
  • Einführung der Digitalisierung mit mehr Personal
  • Fehlende Software (Faust, Augias …)
  • Fehlen eines ausgebildeten Mitarbeiters mit EDV-Kenntnissen insbesondere auch im Hinblick auf künftig anstehende digitale Übernahmen.
  • Personelle Engpässe, wodurch angesichts des Tagesgeschäft für Erschließung zu wenig Zeit bleibt
  • Wir brauchen eine professionelle Beratung und Betreuung.
  • fehlende Software, fehlendes Personal
  • Es muss überhaupt erst mal erschlossen werden
  • Großer Handlungsbedarf besteht bei der einfachen Erschließung bei gleichzeitiger Bewertung und Kartonierung.
  • Den größten Handlungsbedarf sehe ich in der Erschließung und digitalen Bereitstellung für die Benutzer.
  • Digitalisierung ausgewählter (wichtiger) Bestände; komplette Verzeichnung aller Bestände in der Archivsoftware (Rückstände bei den SBZ(/ DDR-Beständen); Teilnahme am Archivportal D einschl. Schaffung der Voraussetzungen
  • das größte Problem zur Bearbeitung ist das fehlende Personal.
  • Personalmangel, begrenzte Magazinkapazität
  • Erschließung des vorhandenen umfangreichen analogen Bildmaterials.
  • Erschließungsrückstau durch Personalmangel, der auch noch immer größer wird
  • Nur eine Retrokonversion analoger Findbücher scheint nicht ausreichend, da Aktentitel oft ungenau sind. Für eine bessere Recherche / Nutzung wäre eine tiefergreifende Verzeichnung notwendig.
  • nutzbare Bestandserschließung
  • Zeitmangel, Personalmangel (ausgebildetes Personal)
  • Personalstand
  • Aufarbeitung der Erschließungsrückstände.- weitere Retrokonversion der Findmittel.- Redaktionelle Überarbeitung der AUGIAS-Daten für Erstellung Findbücher und für Einstellen der Findmittel ins Internet.
  • Personal- und Zeitmangel (letzteres durch zu viele Verwaltungsaufgaben); zu wenig Anerkennung dieser wichtigen Archivaufgabe durch die Archivträger
  • Übernahme von großen Datenmengen aus Schriftgutverwaltungs- und Fachprogrammen
  • Personalmangel

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Der Stellenwert von Erschließung im strategischen Archivmanagement

In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen

Erschließung gehört zum archivarischen Arbeitsalltag und ist mit anderen Arbeitsbereichen wie Records Management, Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Nutzung eng verknüpft. Diesen Alltag einmal in langfristiger, strategischer Perspektive zu betrachten mit dem Ziel, die eigenen Archivbestände in Archivportalen auf aktuellem fachlichen Niveau zu präsentieren und daraus Arbeitsschwerpunkte für mehrere Jahre abzuleiten, macht daraus Entscheidungen des strategischen Archivmanagements. Auf dieser Grundlage arbeitet es sich leichter und sie lässt sich auch gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit gut vermitteln. Aus dem Alltagsgeschäft wird also ein Instrument, das die Zukunft des Archivs entscheidend mitprägt.

Dr. Stefan Schröder
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
LWL-Archivamt für Westfalen

Die Masterarbeit von Dr. Stefan Schröder zu „Archivmanagement in kleinen Archiven“ steht online zur Verfügung (Anm. der Redaktion).

Umfrage zur Erschließung: Erschließungszustände

Wie bereits vor dem Sächsischen Archivtag 2017 fragten wir auch jetzt wieder über 120 sächsische Archive nach dem Stand der Erschließung. Auf die Frage „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ antworteten 73 Archive: 17: bis 10%, 18: 11-30%, 13: 31-50%, 8: 51-75%, 11: über 75%. 6 Archiven war keine Angabe möglich. Zur Veranschaulichung (wobei hier „rot“ für die am Besten dastehenden Archive steht):

Umfrage_04_Erschließungszustand

Im Vergleich zu den Ergebnissen vor zwei Jahren wird deutlich: Die Lage hat sich zwar nicht dramatisch, aber doch weiter verschlechtert. Diese Einschätzung wird bestätigt durch die Antworten auf unsere anschließende Frage: „Wie veränderte sich der Erschließungsrückstand Ihrer Bestände in den Jahren 2017 und 2018?“. 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis:

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Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

      • 11 (16%): an keinem
      • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
      • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
      • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
      • 2 (3%): ISAD (G)
      • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

 

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

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Historisches Archiv der Sächsischen Staatstheater – Staatsoper Dresden und Staatsschauspiel Dresden


Wie ein Gedächtnis dokumentiert das Historische Archiv die künstlerische Vergangenheit der Sächsischen Staatstheater und seiner unterschiedlichen Sparten – Oper, Schauspiel, Konzert und Ballett. Programmhefte, Besetzungszettel, historische Fotos und viele weitere Preziosen geben ein lebendiges Bild der Dresdner Musik- und Theatergeschichte der vergangenen Jahrhunderte. Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Erschließungszustand

Archivgut in Magazinräumen bleibt verschlossen und weitgehend nutzlos, wenn es nicht durch Findmittel erschlossen und benutzbar gemacht wird. Wie sieht es in dieser Hinsicht in den sächsischen Archiven aus? Zur Erinnerung: Archiven, deren Mitarbeiter/innen sich in den Jahren ab dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland 1990 vor der Herausforderung sahen, in sehr kurzer Zeit und unter schwierigen Rahmenbedingungen Unterlagen aus in Auflösung befindlichen kommunalen und staatlichen Institutionen, Wirtschaftsbetrieben, gesellschaftlichen Organisationen etc. zu sichern.

Erschließungszustände kann man sehr verschieden kategorisieren. Wir haben uns für die schlichte Frage entschieden: „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ („bedingt erschlossen“ wurde erläutert als: das Archivgut ist grob geordnet und/oder verzeichnet, die Erschließung genügt aber nicht den archivfachlichen Anforderungen). Die Antworten ergeben ein differenziertes Bild: Weiterlesen

Willkommen beim Tagungs-Blog zum Sächsischen Archivtag!

Mit diesem Blog begleiten wir den Sächsischen Archivtag, der alle zwei Jahre vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wird. Für den LV Sachsen werden wir vorbereitend und unmittelbar vom Archivtag berichten und laden zugleich alle interessierten Archivarinnen und Archivare herzlich zur Diskussion ein. (Gast-)Beiträge von Interessenten sind stets willkommen und können über Mitglieder der Redaktion online gestellt werden.