Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Elektronisches Archivgut

„Die Digitalisierung stellt den bedeutendsten technologischen Aufbruch seit dem Beginn der Industrialisierung […] dar und ist eine der größten Herausforderungen unserer Zeit“ – so die Einschätzung in „SACHSEN DIGITAL. Die Digitalisierungsstrategie des Freistaates Sachsen“ (2016). Auch die Arbeit der Archive hat sich durch die Digitalisierung radikal verändert. Manche Archivare und Archivarinnen haben das früh erkannt: Schon vor 20 Jahren fand z. B. die erste Tagung des informellen Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AK AUdS) statt.

Und so erstaunt es nicht, dass knapp zwei Drittel (64%) der antwortenden 76 Archive bereits elektronische Unterlagen (z. B. Daten auf CD, DVD oder anderen Datenträgern) übernommen haben. Gezielt erfolgten diese Übernahme allerdings in nur wenigen Fällen, das lässt sich aus den Antworten auf die Frage „In welcher Weise beschäftigt sich Ihr Archiv mit der Archivierung elektronischer Unterlagen?“ schließen (Mehrfachnennungen waren möglich):

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Umfrage zur Erschließung: Personenstandsregister

Mit der Novellierung des Personenstandsgesetzes zum Jahr 2009 wurden die sächsischen Kommunalarchive für Personenstandsregister zuständig, die zuvor bei den Standesämtern verwahrt worden waren. Die Register enthalten personenbezogene Daten zu Geburten, Eheschließungen und Todesfällen seit dem Jahr 1876. Nach Ablauf der sogenannten Fortführungsfristen müssen die Register von den Standesämtern an das zuständige kommunale Archiv abgegeben werden; die Fristen betragen für Geburtsregister 110 Jahre, für Eheregister 80 Jahre und für Sterberegister 30 Jahre.

Die Personenstandsregister sind viel genutzte Quellen, z. B. für die Ermittlung von Erben oder für private Familienforschung. Ausgangspunkt ist dabei in der Regel der Name einer Person. Die Register wurden in den Standesämtern aber schlicht chronologisch geführt – und dies im 19. und 20. Jahrhundert auf Papier. Aufwändig wird die Recherche, wenn das exakte Datum eines Personenstandsfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) nicht bekannt ist. Für eine schnelle Ermittlung der einschlägigen Seiten in einem Register ist der Zugriff auf die Namensregister daher von zentraler Bedeutung.

In unserer Umfrage fragten wir: „Nur für kommunale Archive, die auch Personenstandsregister aus Standesämtern verwahren: Welche Findmittel nutzen Sie dafür vorwiegend?“ 42 Archive antworteten mit folgenden Ergebnis:

  • 29 (69%): die in den Standesämtern angelegten Namensregister (Papier)
  • 6 (14.3%): vom Standesamt oder selbst erstellte elektronische Namensverzeichnisse (in Office-Systemen)
  • 2 (4.8%): durch Dritte erstellte elektronische Namensverzeichnisse (z.B. durch FamilySearch oder Ancestry)
  • 5 (11.9%): Andere

Unter „Andere“ wurden u. a. genannt: „Digitalisate der Namensregister (Papier) der Standesämter“ sowie „fortlaufend digitalisierte Namensregister ohne Index außerhalb von Augias jedoch nach Jahrgängen und Standesämtern getrennt und auch getrennte Register“.

Fazit: Über zwei Drittel der Archive nutzen (nur) die bereits in den Standesämtern angelegten papiernen Namensregister. Filtert man die Antworten auf die Archive mit lediglich einer Teilzeit-Personalstelle (unter 1), fällt dieses Ergebnis noch eindeutiger aus: Von den 12 antwortenden Kommunalarchiven mit weniger als einer Personalstelle arbeiten 11 Archive (92%) nur mit den in den Standesämtern angelegten Namensregistern (Papier):

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Der Stellenwert von Erschließung im strategischen Archivmanagement

In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen

Erschließung gehört zum archivarischen Arbeitsalltag und ist mit anderen Arbeitsbereichen wie Records Management, Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Nutzung eng verknüpft. Diesen Alltag einmal in langfristiger, strategischer Perspektive zu betrachten mit dem Ziel, die eigenen Archivbestände in Archivportalen auf aktuellem fachlichen Niveau zu präsentieren und daraus Arbeitsschwerpunkte für mehrere Jahre abzuleiten, macht daraus Entscheidungen des strategischen Archivmanagements. Auf dieser Grundlage arbeitet es sich leichter und sie lässt sich auch gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit gut vermitteln. Aus dem Alltagsgeschäft wird also ein Instrument, das die Zukunft des Archivs entscheidend mitprägt.

Dr. Stefan Schröder
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
LWL-Archivamt für Westfalen

Die Masterarbeit von Dr. Stefan Schröder zu „Archivmanagement in kleinen Archiven“ steht online zur Verfügung (Anm. der Redaktion).

Jetzt geht’s los!

Am 16./17. Mai 2019 findet in Leipzig der 23. Sächsische Archivtag statt, der dem Thema „Erschließung“ gewidmet ist; auf unserer VdA-Website finden Sie das Programm und das Anmeldeformular.

In den folgenden Wochen werden wir hier in diesem Blog Beiträge zur Einstimmung auf den Archivtag veröffentlichen. Sie werden vor allem zu vier Kategorien gehören:

  • Abstracts von Vorträgen auf dem Archivtag
  • Leipzig A – Z: Das FAMI-Abschlussprojekt 2019
  • Vorstellungen von Archiven in Leipzig
  • Umfrage zur Erschließung in sächsischen Archiven: Ergebnisse

Heute starten wir mit einem Dank an die 75 Archive, die sich an unserer Umfrage (im März 2019) zur Erschließung in den Archiven im Freistaat Sachsen beteiligt haben!

Angeschrieben hatten wir 122, so dass wir einen guten Rücklauf von 61% verzeichnen können. Nicht jedes Archiv hat auf jede der 27 Fragen geantwortet, die Teilnehmerzahl schwankte zwischen 69 und 75 Archiven bei den einzelnen Fragen. Zum Einstieg die prozentuale Verteilung der Archive auf die Sparten (analog zu den Fachgruppen 1, 2, 3, 5 und 8 des VdA):

Umfrage_01_Sparten

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Wer machte mit?

Ab dem 17. Januar 2017 führte der VdA-LV Sachsen eine Umfrage bei 118 Archiven in Sachsen durch, um in Vorbereitung des Sächsischen Archivtages einen konkreteren Überblick über deren Situation zu erhalten. 80 Archive haben sich an der Umfrage beteiligt, deren Ergebnisse auf dem Archivtag – in Auszügen vorab aber auch hier – vorgestellt werden sollen. Hier zum Einstieg eine Übersicht über die teilnehmenden Archive nach Sparten:

Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

      • 11 (16%): an keinem
      • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
      • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
      • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
      • 2 (3%): ISAD (G)
      • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

 

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

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Leipziger Archive stellen sich vor: Das Archiv Bürgerbewegung Leipzig

Diana Stiehl und Saskia Paul

Am 9. Oktober 1989 gingen in Leipzig mehr als 70.000 Menschen auf die Straße und demonstrierten gegen die SED-Diktatur. Mit einer der größten Massendemonstrationen in der Geschichte der DDR am sogenannten „Tag der Entscheidung“ wurde nach 40 Jahren das Ende der SED-Herrschaft und der DDR eingeleitet. Einen Monat später fiel die Mauer und der Weg zur Wiedervereinigung der beiden deutschen Staaten wurde frei. Diesem historisch bedeutsamen Ereignis gingen viele kleine Protesthandlungen voraus. Zahlreiche einmalige Zeugnisse von Opposition und Widerstand befinden sich heute im Archiv Bürgerbewegung Leipzig e.V. (ABL).

Das ABL wurde am 5. Mai 1991 von ehemals aktiven Mitgliedern kirchlicher Basisgruppen und unterschiedlichen Oppositionsbewe­gungen der DDR gegründet. Grundlage des heutigen Archivs bildet die „Markusbib­liothek“, welche analog zur Berliner Umweltbibliothek im Herbst 1988 in Leipzig gegründet wurde. Die Leipziger Markusgemeinde mit Pfarrer Rolf-Michael Turek an der Spitze stellte ihre „Gemeindebibliothek“ als „Umweltbibliothek“ einige Stunden pro Woche zur Verfügung. Dort konnten die Publikationen der politisch alternativen Gruppen (Samisdat u.a.) eingesehen werden. Außerdem erhielten die Gruppen nach den Festnahmen am 11. September 1989 einen Raum mit einem Telefonanschluss in der Markusgemeinde. Gezielt wurden Unterlagen zu den Ereignissen im Herbst 1989 wie Flyer oder Augenzeugenberichte zusammengetragen.

Mitschrift des Kontakttelefons der Koordinierungsgruppe in der Markusgemeinde vom 18. September 1989

Seit der Vereinsgründung sammelt das Archiv die hinterlassenen Selbstzeugnisse der DDR-Opposition, der Bürgerbewegung und der in den Jahren 1989/1990 entstandenen Initiativen und Parteien, um diese zu sichern, dauerhaft aufzubewahren, zu erschließen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.

Der Archivbestand umfasst ca. 235 lfm und wird im Magazin des Archivs fachgerecht aufbewahrt. Daneben findet man im Archiv Samisdatschriften, Zeitschriften, tausende Fotos und Bücher, Zeitzeugeninterviews sowie Schriften von Aufarbeitungsinitiativen und wissenschaftliche Arbeiten.

Junge Demonstrantinnen entrollen am 4. September 1989 auf dem Nikolaikirchhof in Leipzig ein Transparent, welches von Mitarbeitern der Staatssicherheit heruntergerissen wird

Der Archivbestand und die Bibliothek dokumentieren u.a. Opposition und Widerstand in der DDR, die Chronik der Friedensgebete in Leipzig, die Repressionen durch das Ministerium für Staatssicherheit und staatliche Organe, die Ereignisse im Herbst 1989, den Aufbau demokratischer Strukturen ab 1990 sowie die Tätigkeit des Neuen Forums. Hinzu kommen vermehrt Unterlagen, welche die Erinnerungskultur und die Aufarbeitung der SED-Diktatur nach 1989/1990 betreffen. Das Archiv sammelt, bewahrt und erschließt nach archivalischen Grundsätzen Unterlagen, die sich mit Opposition und Widerstand speziell im ehemaligen Bezirk Leipzig, aber auch darüber hinaus, befassen.

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Historisches Archiv der Sächsischen Staatstheater – Staatsoper Dresden und Staatsschauspiel Dresden


Wie ein Gedächtnis dokumentiert das Historische Archiv die künstlerische Vergangenheit der Sächsischen Staatstheater und seiner unterschiedlichen Sparten – Oper, Schauspiel, Konzert und Ballett. Programmhefte, Besetzungszettel, historische Fotos und viele weitere Preziosen geben ein lebendiges Bild der Dresdner Musik- und Theatergeschichte der vergangenen Jahrhunderte. Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Erschließungszustand

Archivgut in Magazinräumen bleibt verschlossen und weitgehend nutzlos, wenn es nicht durch Findmittel erschlossen und benutzbar gemacht wird. Wie sieht es in dieser Hinsicht in den sächsischen Archiven aus? Zur Erinnerung: Archiven, deren Mitarbeiter/innen sich in den Jahren ab dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland 1990 vor der Herausforderung sahen, in sehr kurzer Zeit und unter schwierigen Rahmenbedingungen Unterlagen aus in Auflösung befindlichen kommunalen und staatlichen Institutionen, Wirtschaftsbetrieben, gesellschaftlichen Organisationen etc. zu sichern.

Erschließungszustände kann man sehr verschieden kategorisieren. Wir haben uns für die schlichte Frage entschieden: „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ („bedingt erschlossen“ wurde erläutert als: das Archivgut ist grob geordnet und/oder verzeichnet, die Erschließung genügt aber nicht den archivfachlichen Anforderungen). Die Antworten ergeben ein differenziertes Bild: Weiterlesen

Willkommen beim Tagungs-Blog zum Sächsischen Archivtag!

Mit diesem Blog begleiten wir den Sächsischen Archivtag, der alle zwei Jahre vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wird. Für den LV Sachsen werden wir vorbereitend und unmittelbar vom Archivtag berichten und laden zugleich alle interessierten Archivarinnen und Archivare herzlich zur Diskussion ein. (Gast-)Beiträge von Interessenten sind stets willkommen und können über Mitglieder der Redaktion online gestellt werden.