Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

• • • 11 (16%): an keinem
    • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
    • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
    • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
    • 2 (3%): ISAD (G)
    • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

 

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

Angesichts der erheblichen Erschließungsrückstände ist das Ergebnis bemerkenswert, wobei die Frage und Antworten natürlich noch nichts darüber aussagen, wie oft welche Methode zum Einsatz kommt und auf welche Mengen von Archivgut sie sich jeweils erstreckt:

• 30 (42%): Übernahme und Nachnutzung elektronischer Abgabeverzeichnisse der abgebenden Stellen
• 22 (31%): Retrokonversion analog vorliegender Findmittel
• 40 (56%): einfache Verzeichnung für schnelle Zugänglichmachung (Signatur, Titel, Datierung)
• 48 (68%): vertiefte Verzeichnung durch Enthält-Vermerke oder andere tiefergehenden Informationen
• 10 (14%): vertiefte Verzeichnung durch Indexierung und / oder Normdatennutzung
• 22 (31%): Erschließung „on demand“ (anlässlich konkreter Anfragen)
• 2 (3%): Andere

Erstaunlich ist der geringe Wert bei der Retrokonversion, liegen doch in vielen Archiven noch zahlreiche Findmittel nur analog vor. Auf unsere ergänzende Frage, welche Art von Findmittel im jeweiligen Archiv vorherrscht, gaben von 72 Archiven fünf (7%) „maschinenschriftliche Findbücher“ und sogar zwölf (17%) „Findkarteien“ an; (nur) bei 28 Archiven (39%) dominieren elektronische Findmittel in einem Archivinformationssystem.