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Dr. Thekla Kluttig

Über Dr. Thekla Kluttig

Thekla Kluttig ist seit 2013 stellv. Vorsitzende des Landesverbandes Sachsen im VdA (ehrenamtlich). Dienstlich ist sie im Sächsischen Staatsarchiv, Staatsarchiv Leipzig tätig.

Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

      • 11 (16%): an keinem
      • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
      • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
      • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
      • 2 (3%): ISAD (G)
      • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

 

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

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Umfrage zur Erschließung: Wer erschließt?

Welche Auswirkungen hat es, wenn in 26% der Archive im Freistaat Sachsen nur eine Person unbefristet beschäftigt ist und in weiteren 31% (!) es sich gar nur um eine Teilzeit-Stelle handelt? So die Zahlen aus unserer aktuellen Umfrage zum Personalstand.

Auffällig sind die Zahlenverhältnisse bei unserer Frage: „Welche Personen erschließen in Ihrem Archiv (inkl. Betreuung von Erschließungsprojekten)?“. Mehrfachnennungen waren möglich, 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis: 15 (20.8%): niemand, 58 (80.6%): fest angestelltes Personal, 12 (16.7%): Auszubildende, 4 (5.6%): externes Personal (Projektstellen), 17 (23.6%): Praktikanten und/oder Ehrenamtliche, 8 (11.1%): Andere (darunter Dienstleister,  studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und Volontäre). Als Grafik:

Wie stellt sich das bei den 17 antwortenden 1-Personen-Archiven dar und bei den 23 Archiven, die nur in Teilzeit besetzt sind?

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Umfrage zur Erschließung: Erschließungszustände

Wie bereits vor dem Sächsischen Archivtag 2017 fragten wir auch jetzt wieder über 120 sächsische Archive nach dem Stand der Erschließung. Auf die Frage „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ antworteten 73 Archive: 17: bis 10%, 18: 11-30%, 13: 31-50%, 8: 51-75%, 11: über 75%. 6 Archiven war keine Angabe möglich. Zur Veranschaulichung (wobei hier „rot“ für die am Besten dastehenden Archive steht):

Umfrage_04_Erschließungszustand

Im Vergleich zu den Ergebnissen vor zwei Jahren wird deutlich: Die Lage hat sich zwar nicht dramatisch, aber doch weiter verschlechtert. Diese Einschätzung wird bestätigt durch die Antworten auf unsere anschließende Frage: „Wie veränderte sich der Erschließungsrückstand Ihrer Bestände in den Jahren 2017 und 2018?“. 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis:

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Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

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Umfrage zur Erschließung: Personal

„Für einen leistungsfähigen Staat ist gut ausgebildetes Personal wichtig. Kluge, motivierte und innovative Köpfe sind die Basis für eine erfolgreiche Verwaltung.“ Mit diesen Worten begleitete der Ministerpräsident des Freistaates Sachsen die gestern gestartete Nachwuchskampagne „MACH WAS WICHTIGES“ für den öffentlichen Dienst.

Das gilt auch für Archive aller Sparten. Ohne Personal keine Bildung von analoger wie digitaler Überlieferung, keine Erschließung, keine Bestandserhaltung, keine Digitalisierung von Archivgut. Daher fragten wir bereits bei unserer Umfrage vor zwei Jahren bei den Archiven im Freistaat Sachsen nach:

„Über wie viele unbefristet besetzte Personalstellen verfügt Ihr Archiv? (ohne Personal für Verwaltungsschriftgut inkl. Bau- und / oder Patientenakten)“

Als niedrigste Spanne hatten wir damals „bis 2“ angegeben. Über das Ergebnis und unsere Einordnung berichteten wir hier.

Zu Recht moniert wurde 2017 in Kommentaren, dass diese niedrigste Spanne zu weit angesetzt war. In diesem Jahr haben wir die Antwortmöglichkeiten daher präzisiert, mit folgendem Ergebnis (bei 73 antwortenden Archiven):

Gefiltert auf Kommunalarchive ergibt sich – nur geringfügig verschoben – folgende Verteilung (bei 49 antwortenden Archiven):Weiterlesen

Jetzt geht’s los!

Am 16./17. Mai 2019 findet in Leipzig der 23. Sächsische Archivtag statt, der dem Thema „Erschließung“ gewidmet ist; auf unserer VdA-Website finden Sie das Programm und das Anmeldeformular.

In den folgenden Wochen werden wir hier in diesem Blog Beiträge zur Einstimmung auf den Archivtag veröffentlichen. Sie werden vor allem zu vier Kategorien gehören:

  • Abstracts von Vorträgen auf dem Archivtag
  • Leipzig A – Z: Das FAMI-Abschlussprojekt 2019
  • Vorstellungen von Archiven in Leipzig
  • Umfrage zur Erschließung in sächsischen Archiven: Ergebnisse

Heute starten wir mit einem Dank an die 75 Archive, die sich an unserer Umfrage (im März 2019) zur Erschließung in den Archiven im Freistaat Sachsen beteiligt haben!

Angeschrieben hatten wir 122, so dass wir einen guten Rücklauf von 61% verzeichnen können. Nicht jedes Archiv hat auf jede der 27 Fragen geantwortet, die Teilnehmerzahl schwankte zwischen 69 und 75 Archiven bei den einzelnen Fragen. Zum Einstieg die prozentuale Verteilung der Archive auf die Sparten (analog zu den Fachgruppen 1, 2, 3, 5 und 8 des VdA):

Umfrage_01_Sparten

Herzlich Willkommen!

Mit diesem Blog begleiten wir den 23. Sächsischen Archivtag, der zum Thema „Erschließung 2.0“ am 16./17. Mai 2019 in Leipzig stattfindet und vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wird. Auf unserer VdA-Website finden Sie auch seit dem 12. März das Programm und das Anmeldeformular.

Ab Anfang April werden hier Beiträge zur Einstimmung auf den Archivtag zu finden sein.

Mit herzlichen Grüßen

Ihr Vorstand des Landesverbandes Sachsen im VdA

Abschied vom Tagungsblog zum Sächsischen Archivtag 2017

Mit diesem Blog haben wir den 22. Sächsischen Archivtag zum Thema „Archive im Umbruch“ begleitet, der am 4./5. Mai 2017 in Dresden stattfand und vom Landesverband Sachsen im VdA organisiert wurde. Mit dem heutigen Eintrag – gut drei Wochen nach dem Archivtag – beenden wir die aktive Berichterstattung und werden sie erst kurz vor dem 23. Sächsischen Archivtag im Jahr 2019 wieder aufnehmen. Die Kommentarfunktion ist weiter aktiv und kann gerne genutzt werden.

Herzlichen Dank an alle, die das Blog aktiv mitgestaltet haben und einen ebenso herzlichen Gruß an alle, die unsere Beiträge gelesen haben oder noch lesen werden!

22. Sächsischer Archivtag: Wie war’s?

Eine Woche nach dem Sächsischen Archivtag in Dresden luden wir alle daran Interessierten ein, sich an einer Online-Umfrage dazu zu beteiligen. 91 Personen (bei 150 Teilnehmern eine hohe Zahl) haben diese Gelegenheit für eine Rückmeldung ergriffen – herzlichen Dank dafür! Hier nun einige Ergebnisse:

Gründe für eine Teilnahme am Archivtag gibt es viele, die Spitzenreiter in der Nennung waren die Möglichkeit des Informations- und Erfahrungsaustausches (74% nannten diesen Grund) und das Tagungsthema (66%). Und wie erfährt man von einem bevorstehenden Archivtag? Offensichtlich funktioniert die gute alte Mundpropaganda am Besten: 43% nannten „Persönliche Information“, nur 30% die Homepage des VdA.

Der fachliche Gehalt des Archivtags wurde auf einer Skala von 1 (sehr gut) bis 5 (schlecht) deutlich positiv bewertet; die Werte liegen zwischen 2,06 für die Podiumsdiskussion sowie die Sektion zu Rechtsgrundlagen und Normen und 1,59 für die Sektion zum Standort der Archive in Sachsen. In zahlreichen Wortbeiträgen wurden einzelne Beiträge positiv hervorgehoben, teilweise aber auch Kritik angemerkt.

Mit der Einladung der Schriftstellerin und Kulturjournalistin Annett Gröschner hatten wir einen für uns ungewohnten Akzent gesetzt. Deutlich einhelliger als vermutet fiel die Antwort auf unsere Frage aus, ob eine solcher „Blick von außen“ im Programm des Archivtags befürwortet wird:

Gemischt fällt hingegen die Bilanz zu Tagungsblog und unserem Twitter-Hashtag #SAT17 aus:Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Tag der Archive

Archive werden in der Öffentlichkeit vor allem dann wahrgenommen, wenn sie einstürzen oder abbrennen.

Mediale Öffentlichkeit braucht Anlässe – und einen solchen (besseren) Anlass bietet der alle zwei Jahre stattfindende bundesweite „Tag der Archive“. Initiiert vom Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) soll er die öffentliche Aufmerksamkeit besonders auf die vielfältigen gesellschaftlichen Funktionen der Archive lenken; gleichzeitig kann er – unter wechselndem Motto – dazu genutzt werden, die Unterlagen in den Archiven auch in ihrer inhaltlichen Vielfalt vorzustellen. Daher können wir nur dazu ermuntern, diese Gelegenheit alle zwei Jahre zu nutzen – Luft nach oben ist bei den sächsischen Archiven leider reichlich. Hier die Rückmeldungen auf unsere Frage „Beteiligen Sie sich am deutschlandweiten ‚Tag der Archive‘ des VdA?“

Nur 12 Archive beteiligen sich regelmäßig, warum nicht mehr?

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