Kategorie-Archiv: Erschließung

Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

      • 11 (16%): an keinem
      • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
      • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
      • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
      • 2 (3%): ISAD (G)
      • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

 

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

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Umfrage zur Erschließung: Wer erschließt?

Welche Auswirkungen hat es, wenn in 26% der Archive im Freistaat Sachsen nur eine Person unbefristet beschäftigt ist und in weiteren 31% (!) es sich gar nur um eine Teilzeit-Stelle handelt? So die Zahlen aus unserer aktuellen Umfrage zum Personalstand.

Auffällig sind die Zahlenverhältnisse bei unserer Frage: „Welche Personen erschließen in Ihrem Archiv (inkl. Betreuung von Erschließungsprojekten)?“. Mehrfachnennungen waren möglich, 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis: 15 (20.8%): niemand, 58 (80.6%): fest angestelltes Personal, 12 (16.7%): Auszubildende, 4 (5.6%): externes Personal (Projektstellen), 17 (23.6%): Praktikanten und/oder Ehrenamtliche, 8 (11.1%): Andere (darunter Dienstleister,  studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und Volontäre). Als Grafik:

Wie stellt sich das bei den 17 antwortenden 1-Personen-Archiven dar und bei den 23 Archiven, die nur in Teilzeit besetzt sind?

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Umfrage zur Erschließung: Erschließungszustände

Wie bereits vor dem Sächsischen Archivtag 2017 fragten wir auch jetzt wieder über 120 sächsische Archive nach dem Stand der Erschließung. Auf die Frage „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ antworteten 73 Archive: 17: bis 10%, 18: 11-30%, 13: 31-50%, 8: 51-75%, 11: über 75%. 6 Archiven war keine Angabe möglich. Zur Veranschaulichung (wobei hier „rot“ für die am Besten dastehenden Archive steht):

Umfrage_04_Erschließungszustand

Im Vergleich zu den Ergebnissen vor zwei Jahren wird deutlich: Die Lage hat sich zwar nicht dramatisch, aber doch weiter verschlechtert. Diese Einschätzung wird bestätigt durch die Antworten auf unsere anschließende Frage: „Wie veränderte sich der Erschließungsrückstand Ihrer Bestände in den Jahren 2017 und 2018?“. 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis:

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Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Archivportal-D

Dass 43% der an unserer Umfrage teilnehmenden Archive angeben, nicht über ausreichende Ressourcen an IT-Fachpersonal bzw. Unterstützung durch (externes) IT-Fachpersonal zu verfügen, hatten wir bereits in die Auswertung der Internetpräsenz einbezogen. Vielleicht hängt es auch damit zusammen, dass die für die Erschließung genutzte Informationstechnik nicht befriedigen kann: Eine archivische Fachsoftware verwenden nur 42 der 75 antwortenden Archive (56%). Im Einsatz sind ebenso Office-Programme (bei 22 Archiven), aber auch Schreibmaschine und Karteikarte wurden in einzelnen Fällen noch genannt.

Vor diesem Hintergrund überraschen die Antworten auf unsere folgende Frage nicht: „Zu wie vielen Prozent Ihres Archivguts sind die Verzeichnungsangaben in einer archivischen Fachsoftware vorhanden (über die das Standard-Austauschformat EAD (DDB) genutzt werden kann)“:

Welche Auswirkungen hat das auf die Beteiligung am Archivportal-D?

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Erschließungszustand

Archivgut in Magazinräumen bleibt verschlossen und weitgehend nutzlos, wenn es nicht durch Findmittel erschlossen und benutzbar gemacht wird. Wie sieht es in dieser Hinsicht in den sächsischen Archiven aus? Zur Erinnerung: Archiven, deren Mitarbeiter/innen sich in den Jahren ab dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland 1990 vor der Herausforderung sahen, in sehr kurzer Zeit und unter schwierigen Rahmenbedingungen Unterlagen aus in Auflösung befindlichen kommunalen und staatlichen Institutionen, Wirtschaftsbetrieben, gesellschaftlichen Organisationen etc. zu sichern.

Erschließungszustände kann man sehr verschieden kategorisieren. Wir haben uns für die schlichte Frage entschieden: „Wie viel Prozent Ihres Archivguts sind nicht oder nur bedingt erschlossen?“ („bedingt erschlossen“ wurde erläutert als: das Archivgut ist grob geordnet und/oder verzeichnet, die Erschließung genügt aber nicht den archivfachlichen Anforderungen). Die Antworten ergeben ein differenziertes Bild: Weiterlesen