Umfrage zur Erschließung: Personenstandsregister

Mit der Novellierung des Personenstandsgesetzes zum Jahr 2009 wurden die sächsischen Kommunalarchive für Personenstandsregister zuständig, die zuvor bei den Standesämtern verwahrt worden waren. Die Register enthalten personenbezogene Daten zu Geburten, Eheschließungen und Todesfällen seit dem Jahr 1876. Nach Ablauf der sogenannten Fortführungsfristen müssen die Register von den Standesämtern an das zuständige kommunale Archiv abgegeben werden; die Fristen betragen für Geburtsregister 110 Jahre, für Eheregister 80 Jahre und für Sterberegister 30 Jahre.

Die Personenstandsregister sind viel genutzte Quellen, z. B. für die Ermittlung von Erben oder für private Familienforschung. Ausgangspunkt ist dabei in der Regel der Name einer Person. Die Register wurden in den Standesämtern aber schlicht chronologisch geführt – und dies im 19. und 20. Jahrhundert auf Papier. Aufwändig wird die Recherche, wenn das exakte Datum eines Personenstandsfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) nicht bekannt ist. Für eine schnelle Ermittlung der einschlägigen Seiten in einem Register ist der Zugriff auf die Namensregister daher von zentraler Bedeutung.

In unserer Umfrage fragten wir: „Nur für kommunale Archive, die auch Personenstandsregister aus Standesämtern verwahren: Welche Findmittel nutzen Sie dafür vorwiegend?“ 42 Archive antworteten mit folgenden Ergebnis:

• 29 (69%): die in den Standesämtern angelegten Namensregister (Papier)
• 6 (14.3%): vom Standesamt oder selbst erstellte elektronische Namensverzeichnisse (in Office-Systemen)
• 2 (4.8%): durch Dritte erstellte elektronische Namensverzeichnisse (z.B. durch FamilySearch oder Ancestry)
• 5 (11.9%): Andere

Unter „Andere“ wurden u. a. genannt: „Digitalisate der Namensregister (Papier) der Standesämter“ sowie „fortlaufend digitalisierte Namensregister ohne Index außerhalb von Augias jedoch nach Jahrgängen und Standesämtern getrennt und auch getrennte Register“.

Fazit: Über zwei Drittel der Archive nutzen (nur) die bereits in den Standesämtern angelegten papiernen Namensregister. Filtert man die Antworten auf die Archive mit lediglich einer Teilzeit-Personalstelle (unter 1), fällt dieses Ergebnis noch eindeutiger aus: Von den 12 antwortenden Kommunalarchiven mit weniger als einer Personalstelle arbeiten 11 Archive (92%) nur mit den in den Standesämtern angelegten Namensregistern (Papier):

Archive wie das Stadtarchiv Delitzsch sind die Ausnahme: Es hat die Daten aus den Registern indiziert und stellt sie online zur Verfügung, z. B. die Geburtenregister. Der deutliche erhöhte Aufwand durch die Erfassung der Daten in einer Datenbank rentiert sich jetzt durch die erheblich vereinfachte Auskunftserteilung: „Die Datenbanken im Internet enthalten natürlich nur einige wichtige Daten. Die Originale enthalten alle Angaben, die in den Personenstandsbüchern verzeichnet waren. Auch die Beischreibungen und Hinweise auf Sammelakten sind mit enthalten. So kann ich in vielen Fällen bei Anfragen durch Einwohnermeldeämter, Erbenermittler, Nachlassgerichte usw. gleich am Telefon Auskunft geben“ (Auskunft des zuständigen Archivars).