Erschließung – regelkonform vs. populär?

Erschließung, Nutzung
Bericht zum Vortrag von Anja Moschke, Bautzen

Anja Moschke ist seit 2001 als Archivarin für das Staatsfilialarchiv (StFilA) im Archivverbund Bautzen tätig. Eine regionale Zeitung bezeichnete sie deshalb vor geraumer Zeit als „Herrin über das Gedächtnis der Oberlausitz“. Ihre archivischen Tätigkeiten umfassen das breite Spektrum der Archivarbeit: von der Übernahme über die Erschließung, Anfragenbearbeitung und Öffentlichkeitsarbeit bis zur Ausbildung des archivischen Nachwuchses.

In ihrem Erfahrungsbericht brachte Moschke zunächst den Archivtagsteilnehmern die geographische und geschichtliche Einordnung des Archivsprengels sowie die Archivgeschichte und strukturelle Einbindung näher. Das Staatsfilialarchiv verwahrt mit seiner geringen Stellenausstattung u. a. ca. 3.000 lfm Akten, 1.600 Urkunden, 7.000 Karten und Pläne und 7.900 Fotos, betreut pro Jahr durchschnittlich 166 Benutzer und erteilt 171 Auskünfte. Der Erschließungsstand des Gesamtbestandes betrug 2018 stolze 92 % benutzbares Archivgut; davon waren 73 % elektronisch erfasst und wiederum davon bereits 85 % über SAX.Archiv online recherchierbar.

Ausschnitt aus der Webpräsenz des Staatsfilialarchivs

Erschließungsleistungen werden im Staatsfilialarchiv Bautzen auch durch Drittkräfte geleistet: Moschke hob hierbei einerseits die zwingend notwendige Kontrolle hervor und benannte andererseits auch die fehlende Modernisierung der Verzeichnungsangaben durch Übernahme alter Erschließungsdaten (Retrokonversion) als Problem. Nur im Rahmen der Anfragenbearbeitung und Benutzung kann ggf. eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden. Geschehen ist dies beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen zu jüdischem Eigentum, in deren Folge entsprechende Angaben nachgetragen wurden. Möglichkeiten des erweiterten Personaleinsatzes für Erschließungsarbeiten fand das StFilA u.a. bei FAMI-Praktikanten, Archivinspektorenanwärtern und durch Externe mittels Werk- oder Kooperationsverträgen.

Aus welcher Grundlage erschließt nun das Staatsfilialarchiv Bautzen? Die Basis bildet die Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs, welche 2009 erstellt und inzwischen mehrfach aktualisiert und erweitert wurde. Sie bildet die Grundlage und den „roten Faden“ sowohl für die Arbeit als auch für die Ausbildung. In ihr sind von Arbeitsorganisation, Zuständigkeit, Tektonik / Systematisierung über Rechtsfragen, Beständebildung und innerer Ordnung von Beständen bis hin zur Verzeichnung der einzelnen Archivaliengattungen, den Findmitteln und dem Bestandsnachweis umfangreiche Informationen und Regelungen enthalten. Beigefügte Anlagen und Verzeichnungsmasken unterstützen bei der Anwendung.

Ziel der Erschließung, so Moschke, ist die Nutzbarmachung von Archivgut, das Ergebnis sind Findmittel. Diese werden für die Benutzung vor Ort und online, für Recherchen bei der Auskunftserteilung und der eigenen Bestandsbearbeitung als auch für die Öffentlichkeitsarbeit benötigt. Das Internet bietet (inzwischen nicht mehr so sehr) neue Möglichkeiten der Präsentation der Findmittel, sodass zwar heute fast alle Archivalien des StFilA Bautzen online findbar sind, jedoch auch falsche Erwartungen seitens der Nutzer auftreten. Deren Hemmschwelle zur Nutzung sinkt stetig. Suchmaschinen müssen allerdings auch sinnvoll genutzt, Erläuterungen auch gelesen werden.

Die „benutzerorientierte Verzeichnung“, so Moschke, sollte sich somit an der von Benutzern favorisierten Begriffsrecherche orientieren. Einschlägige Angaben zum Inhalt der Archivalien müssen verzeichnet, wenn nicht gar indiziert werden.

Dem stehen Grenzen und Fragen gegenüber: Als Beispiel nannte Moschke hier die Stammtafeln, bei deren Verzeichnung schwerlich alle enthaltenen Namen aufgenommen werden können. Und: Wieviel Bildung kann und sollte bei Nutzern vorausgesetzt werden? Wo beginnt der Archivar bei der Verzeichnung mit Erläuterungen in eckigen Klammern für veraltete, unverständliche Begriffe?

Nicht konform mit der Erschließungsrichtlinie geht Moschke mit der Regelung zur Angabe von Umfang bzw. Blatt- oder Seitenzahlen, die laut Richtlinie (mit Ausnahmen) nicht zu erfassen sind. Auf Grund der inzwischen oftmals von Nutzern gewünschten Reproduktion ganzer Akten sieht Moschke bei der Angabe einen deutlichen Informationsgewinn und die Angabe des Umfangs analog zur ISAD (G) als wichtigen Erschließungsaspekt. Sie verweist auf das Zitat von Josef Riegler zur Umsetzung von ISAD (G) und ISDIAH, nach welchem „Archivarinnen (…), die sich an die Empfehlungen halten, (…) auf einer zukunftsträchtigen Schiene im Einklang mit vielen anderen Archiven tätig und auf eine Vernetzung der Informationen über ihre Bestände sowohl national als auch international gut vorbereitet sind.“

Doreen Wustig
Sächsisches Staatsarchiv

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