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Erschließung mit Strategie

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefan Schröder, Münster: Der Stellenwert von Erschließung im Strategischen Archivmanagement. In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen
Dr. Schröder bei seinem Vortrag

Die Strukturierung der Arbeitsaufgaben ist besonders in kleineren Archiven von großer Bedeutung. Finanzielle, personelle und zeitliche Einschränkungen erschweren die Wahrnehmung der Kernaufgaben und erfordern eine besonders effektive Planung.
Dabei fällt es oftmals schwer, alle relevanten Aufgaben im Blick zu behalten, und nicht selten müssen zwischen “dringend“ und “planbar“ Abstriche gemacht werden. Dabei passiert es ebenfalls nicht selten, dass alle Planungen durch das Alltagsgeschäft über den Haufen geworfen werden.Weiterlesen

Zur Sache – zu den Ergebnissen der Umfrage des LV Sachsen

Beitrag zum Vortrag von Dr. Thekla Kluttig zur Erschließung in sächsischen Archiven
Dr. Thekla Kluttig
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Zwei Jahre sind seit dem letzten Sächsischen Archivtag sowie der damit verbundenen Bestandsaufnahme der sächsischen Archivlandschaft vergangen. Grund genug, den aktuellen Stand in Erfahrung zu bringen. Diesem Thema widmete sich Frau Dr. Kluttig in ihrem Vortrag zum Sachstand auf dem Gebiet der Erschließung.
Dafür sandte der Landesverband des VdA einen Katalog mit 27 Fragen an 122 sächsische Archive, von denen sich 75 an der Umfrage beteiligten. Die Mehrheit der Teilnehmer bildeten mit über 66% kommunale Archive, an zweiter und dritter Stelle folgten Wirtschaftsarchive und Hochschularchive sowie Archive wissenschaftlicher Institutionen, des weiteren noch staatliche, kirchliche und sonstige.

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Private Familienforschung, Citizen Science und kulturelles Gedächtnis: Das Projekt „Kartei Leipziger Familien“

Bericht über den Vortrag von Prof. Dr. Georg Fertig
Dr. Andrea Wettmann stellt Prof. Dr. Georg Fertig als Referenten vor, Foto: Stephan Luther

Georg Fertig, Professor für Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und ehrenamtlich zweiter Vorsitzender des Vereins für Computergenealogie e. V., thematisierte in seinem Vortrag den Nutzen von Citizen Science für private Forschung und Wissenschaft. Dabei bezog er sich auf ein konkretes Crowdsourcing-Projekt des Vereins für Computergenealogie e. V. (CompGen) in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv. Bei der Beantwortung der Frage „Warum sollte Citizen Science gefördert werden?“ war es dem Referenten besonders wichtig, Vorbehalten aus der Wissenschaft gegenüber „unstudierten“ Leuten entgegenzutreten und den Nutzen für beide Seiten deutlich zu machen.

Der Vortag umfasste drei Kernbereiche:

  1. Kulturelles Gedächtnis? Privatinteresse? Bürgerwissenschaft?
  2. Historische Demographie und Mitmach-Computergenealogie
  3. Das Beispiel Leipzig

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Crowdsourcing bei der Fotoerschließung – Die Spurensuche des Stasi-Unterlagen-Archivs

Bericht über den Vortrag von Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin
Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin, Foto: Stephan Luther

Um Hilfe dabei zu erhalten, „fast 2 Millionen Fotos aus der Tätigkeit des Ministeriums für Staatssicherheit der DDR aus dem Schattendasein zu holen“, wie Frau Dr. Wettmann in der Anmoderation sagte, rief die Behörde des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU) bereits 2011 ein Crowdsourcing-Projekt zur Identifizierung von Fotografien ohne Kontext ins Leben.

Zunächst nannten die Referenten Andreas Voss und Norman Kirsten aus der BStU Zentrale Berlin die drei einschlägigen Gruppen, denen die Fotografien in den Archiven der BStU inhaltlich zuzuordnen sind und führten konkrete Beispiele dazu an:

  1. Beweismittelfotografie, Bsp. Dokumentation einer Republikflucht
  2. Selbstdokumentation, Bsp. Ausbildung von Einsatzkräften beim Wachregiment „Felix Dzierzynski“
  3. Fotografien aus der operativen Arbeit, Bsp. Überwachung Wolf Biermanns

Die überlieferten Fotografien weisen häufig keine oder lediglich rudimentäre Beschriftungen auf den Rückseiten auf, was eine Zuordnung nur vermuten oder unmöglich werden lässt. Um eine eindeutige Identifizierung der abgebildeten Orte und der Urheber der Bilder zu erreichen und den Zweck der Aufnahme klären zu können, beschloss die BStU, Unterstützung in der Öffentlichkeit zu suchen.

Auf der Webseite der Behörde werden Fotografien, die bisher nicht erschlossen werden konnten, mit einer kurzen Beschreibung und den vorhandenen Erschließungsangaben in der Rubrik „Spurensuche“ veröffentlicht. Aktuell steht die Aufnahme eines Fachwerkhofes an einem Waldrand aus dem Jahr 1988 im Fokus des Projekts.

Im Folgenden schilderten die Referenten den Weg des vom ausgewählten Foto angefertigten Digitalisats aus dem Archiv auf die Website der BStU und seine Verlinkung in die sozialen Medien Facebook und Twitter.

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Zugänglichmachung on demand

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefanie Jost, Bundesarchiv

Im Januar 2017 wurde im Bundesarchiv ein Veränderungsprozess eingeleitet, der die bisherigen Strukturen deutlich ändern soll und wird. Dieser Strategieprozess trägt den bezeichnenden Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“.

Frau Dr. Stefanie Jost, Referatsleiterin des Referates BE 1 des Bundesarchivs, erläuterte in ihrem prägnanten Vortrag zunächst die erste Phase des Prozesses, in der in thematisch ausgerichteten Arbeitsgruppen je ein zentrales Handlungsfeld abteilungsübergreifend bearbeitet wurde. Auf Basis der von den Arbeitsgruppen vorgelegten Vorschläge folgte im März 2018 die Zusammenfassung durch ein internes Strategiepapier. In der noch laufenden Phase 2 werden nun Teilziele definiert und die Umsetzung geplant. Das aktuelle Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs berichtet ausführlich zum Strategieprozess.

Anschließend stellte Dr. Jost den Prozess der „Zugänglichmachung on demand“ (ZoD) vor, welcher sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren soll. ZoD besteht demnach aus Digitalisierung, Bewertung und Erschließung on demand, also „auf Anforderung“.

Zu betrachten war der realistische Umgang mit Rückständen in der Bewertung und Erschließung, auch bei historischen Beständen, für deren Aufarbeitung etwa 540 Personenjahre allein für die Abteilung Deutsches Reich bis 1945 veranschlagt werden müssen. Eine utopische Aufgabe.

Somit ist, nach ZoD, eine tiefergehende Erschließung nicht mehr vorgesehen, lediglich Stammdaten werden aufgenommen. Von der „Vollerschließung“ muss Abstand genommen werden. Als Ausnahme von dieser Regelung sind Leitbestände der jeweiligen Epochen qualifiziert, also tief, zu erschließen.

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„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“

Vortrag von Björn Berghausen zum Thema „Außer Dienst – Ehrenamtsprojekte im Berliner Wirtschaftsarchiv“

„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“ Mit dieser Aussage kündigte Björn Berghausen bereits im Abstract eine Grundaussage seines Vortrages an.

Der kurzweilig gestaltete, hochinteressante Beitrag des seit 2010 als Geschäftsführer des Berlin-Brandenburgischen Wirtschaftsarchivs (BBWA) tätigen Berghausen bot den Teilnehmern des 23. Sächsischen Archivtages zunächst einen Einblick in die noch recht junge Archivgeschichte: 2009 offiziell eröffnet, gingen der Gründung mehrere Jahre Arbeit durch einen 2004 gebildeten Förderverein voraus. Das BBWA hat heute einen Personalbestand von drei festen Mitarbeitern.

Ehrenamtliche Arbeit als unbezahlte Arbeit ist oftmals über Heimatvereine oder Traditionsvereine eng mit v. a. kleineren Archiven verbunden. Für das BBWA galt dies nach seiner Gründung nicht. Es galt somit, als aktueller Bedarf bzw. Möglichkeiten auftraten, mittels „Kaltakquise“ geeignete Personen zu erreichen.

Björn Berghausen bei seinem Vortrag, Foto: Doreen Wustig

Wann sollte man den Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter in Betracht ziehen? Berghausen nennt hier die Punkte „fehlendes Personal“, „fehlendes Know-how“, „fehlendes Netzwerk“ und „fehlendes Werkzeug“. Für Archive stellt sich insbesondere auch die Frage, inwieweit potentielle Ehrenamtliche die alten Handschriften lesen können. Zur Zielgruppe der Archive zählen somit Personen mit Zeit, Know-how, finanzieller Unabhängigkeit und Arbeitserfahrung. Geradezu zwangsläufig, so Berghausen, lande man damit bei Senioren. Diese sollten jedoch Mobilität aufweisen und mit Informationstechnik umgehen können.

Bei der Auswahl der Projekte, dem „Ehrenamtsmanagement“ seitens des Archivars, stehen die Motivation, das Interesse und die Aufmerksamkeit im besonderen Fokus. Dies muss man sich klar machen: Ehrenamtliche unterstützen gern, erwarten aber auch eine gewisse Gegenleistung: Anerkennung.

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Erschließung – regelkonform vs. populär?

Bericht zum Vortrag von Anja Moschke, Bautzen

Anja Moschke ist seit 2001 als Archivarin für das Staatsfilialarchiv (StFilA) im Archivverbund Bautzen tätig. Eine regionale Zeitung bezeichnete sie deshalb vor geraumer Zeit als „Herrin über das Gedächtnis der Oberlausitz“. Ihre archivischen Tätigkeiten umfassen das breite Spektrum der Archivarbeit: von der Übernahme über die Erschließung, Anfragenbearbeitung und Öffentlichkeitsarbeit bis zur Ausbildung des archivischen Nachwuchses.

In ihrem Erfahrungsbericht brachte Moschke zunächst den Archivtagsteilnehmern die geographische und geschichtliche Einordnung des Archivsprengels sowie die Archivgeschichte und strukturelle Einbindung näher. Das Staatsfilialarchiv verwahrt mit seiner geringen Stellenausstattung u. a. ca. 3.000 lfm Akten, 1.600 Urkunden, 7.000 Karten und Pläne und 7.900 Fotos, betreut pro Jahr durchschnittlich 166 Benutzer und erteilt 171 Auskünfte. Der Erschließungsstand des Gesamtbestandes betrug 2018 stolze 92 % benutzbares Archivgut; davon waren 73 % elektronisch erfasst und wiederum davon bereits 85 % über SAX.Archiv online recherchierbar.

Ausschnitt aus der Webpräsenz des Staatsfilialarchivs

Erschließungsleistungen werden im Staatsfilialarchiv Bautzen auch durch Drittkräfte geleistet: Moschke hob hierbei einerseits die zwingend notwendige Kontrolle hervor und benannte andererseits auch die fehlende Modernisierung der Verzeichnungsangaben durch Übernahme alter Erschließungsdaten (Retrokonversion) als Problem. Nur im Rahmen der Anfragenbearbeitung und Benutzung kann ggf. eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden. Geschehen ist dies beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen zu jüdischem Eigentum, in deren Folge entsprechende Angaben nachgetragen wurden. Möglichkeiten des erweiterten Personaleinsatzes für Erschließungsarbeiten fand das StFilA u.a. bei FAMI-Praktikanten, Archivinspektorenanwärtern und durch Externe mittels Werk- oder Kooperationsverträgen.

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Wenn Akten auffindbar werden – archivische Erschließung aus Sicht eines Nutzers

Bericht zum Vortrag von Lars Thiele, Dresden

Der seit 2015 als Recherchedienstleister vor allem in sächsischen Archiven tätige Historiker Lars Thiele ermöglichte den Teilnehmern des Archivtages einen Blick auf die Recherchemöglichkeiten in Archiven aus Nutzerperspektive.

Mit der Bemerkung, er sei „kein stiller Nutzer“, startete Lars Thiele in sein Referat. Er beschränkt sich bei seiner Tätigkeit nicht nur auf Online-Recherchen, sondern ruft auch in den Archiven an, lässt sich zum zuständigen Bearbeiter durchstellen und fragt nach Findbüchern. Vor Ort lässt er sich diese erklären, macht im Rahmen der Benutzung auch auf Unstimmigkeiten in Findmitteln aufmerksam und sucht das Gespräch mit den Mitarbeitern zu einzelnen Beständen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse vermittelt er an andere Nutzer weiter und unterstützt diese bei ihren Recherchen.

Blick in den Veranstaltungssaal, Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Aus den in seiner bisherigen Tätigkeit gemachten Erfahrungen mit Laienforschern konstruierte Lars Thiele den fiktiven Archivnutzer Heinz Wilfried Schmidt, einen siebzigjährigen Familienforscher, der bereits während seines Berufslebens als Ingenieur für Maschinenbau aktiv in Archiven forschte, viele Quellen und ergänzende Literatur gelesen hat, der strukturiert, aber nur mit bekannten Beständen arbeitet und dabei häufig die Quellendokumentation vergisst. Sicher ein klischeehaftes Bild, das den Zuhörenden aber doch bekannt zu sein schien. Für Herrn Schmidt gilt: „Was nicht findbar ist, ist nicht nutzbar.“

An dieser Stelle empfahl Lars Thiele Archivnutzern, sich mit der Tektonik der Archive und Bestandsstrukturen zu beschäftigen, sich zu trauen, dem Archivpersonal Fragen zu stellen. Dieses gibt in der Regel gerne Auskunft und Erläuterungen – vor allem, wenn für einen Bestand eben noch kein aktuelles Findbuch zur Verfügung steht, sondern mit Abgabelisten oder alten Findmitteln gearbeitet werden muss, weil eine sachgerechte Erschließung bisher noch nicht möglich war.

Anschließend nahm der Referent eine Einteilung der Archive in drei Kategorien vor:

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Leipziger Archive stellen sich vor: Das Stadtarchiv Leipzig

Das Stadtarchiv Leipzig gehört mit rund 12.500 lfm Akten, Geschäftsbüchern, Zeitungen und Druckschriften, 4.000 Urkunden, mehr als 90.000 Karten und Plänen sowie 350.000 Fotografien und Ansichtspostkarten zu den größten kommunalen Archiven in Deutschland. Es ist zuständig für die archivalische Überlieferung aus der Tätigkeit der Stadtverwaltung Leipzig, der städtischen Einrichtungen, der unter kommunaler Verwaltung stehenden Stiftungen sowie der städtischen Eigenbetriebe und Mehrheitsbeteiligungen.

Lebenszyklus von Unterlagen der anbietungspflichtigen Stellen

Wie alle Archive hat es die Aufgabe, das Archivgut zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren, zu erschließen sowie für die Auswertung und Nutzung zur Verfügung zu stellen. Es wird von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie heimatgeschichtlich Interessierten für ihre Forschungen, von der Stadtverwaltung zur Lösung ihrer Aufgaben sowie von den Bürgerinnen und Bürgern zur Wahrung ihrer persönlichen Rechte genutzt. Außerdem nehmen es Genealoginnen und Genealogen, freiberuflich Tätige, wie Architektinnen und Rechtsanwälte, oder Mitarbeiterinnen der Medien in Anspruch.

Entwurf für den Umbau zum Stadtarchiv aus der Wettbewerbsphase

Das Stadtarchiv Leipzig bezieht derzeit einen rekonstruierten Teil des Leipziger Achilleion auf der Alten Messe. Die beeindruckende Ausstellungshalle wurde 1923/24  errichtet und ist u.a. als Sportpalast sowie später als Sowjetischer Pavillon bekannt geworden. Für die Benutzerinnen und Benutzer werden am neuen Standort 36 Arbeitsplätze und eine Spezialbibliothek zur Verfügung stehen.

Das Stadtarchiv Leipzig verwahrt einen bedeutenden Teil der Quellen zur Stadtgeschichte und schafft durch deren archivwissenschaftliche Erschließung die Voraussetzung für die Nutzung.

Die Bestände des Stadtarchivs (Auswahl)

Kommunales Archivgut

  • Urkunden (Empfängerdepot)  1097 – 1854 (1907)
  • Stadtverwaltung 13. – 21. Jahrhundert
  • Städtische Betriebe und Einrichtungen
  • Stadtverordnete 1830 – 1935
  • Runder Tisch der Stadt Leipzig 1989 – 1990
  • Gemeindeverwaltungen der 1889 – 2000 eingemeindeten Orte
Urkunde über die Stadtrechtsverleihung 1156-1170. Der sogenannte Stadtbrief wurde um 1215 ausgestellt.

 

Nichtkommunales Archivgut

  • Handwerkerinnungen ab 1380
  • Gesellschaften und Vereine  ab 1623
  • Nachlässe ab 1721

 

 

Eine Übersicht über die Bestände und die im Archivportal-D vorhandenen Daten und Digitalisate des Stadtarchivs Leipzig ist unter www.leipzig.de/stadtarchiv einzusehen.

 

 

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Außer Dienst – Ehrenamtsprojekte im Berliner Wirtschaftsarchiv

Die Mitarbeit Ehrenamtlicher in Archiven und Einbindung in das Portfolio der archivischen Aufgaben sind Teil des alltäglichen Archivmanagements. An Beispielen aus der Arbeit des Berlin-Brandenburgischen Wirtschaftsarchivs zeigt sich, dass nicht bezahlte Ehrenamtsarbeit nicht kostenlos ist, aber auch keinesfalls umsonst. Während viele Archive bereits über angeschlossene Heimat- oder Geschichtsvereine verfügen, aus denen sich ehrenamtliche Helfer rekrutieren lassen, steht am Anfang der Berliner Projekte zunächst die Herausforderung, überhaupt Interessierte zu erreichen. Dies gelingt am besten, wenn das Projekt klar definiert ist und Erwartungen von Archiv und Ehrenamtlichen berücksichtigt werden – durchaus im Sinne eines Austauschs. Dann stellt sich ein Mehrfachnutzen ein, wenn nämlich die Aufgaben für Ehrenamtliche gut geplant, die Stärken und Schwächen ermittelt und die Ergebnisse auch für die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs genutzt werden können.

Björn Berghausen
Berlin-Brandenburgisches Wirtschaftsarchiv

Urheber: Thomas Platow/LAB