Erschließung mit Strategie

Erschließung
Bericht zum Vortrag von Dr. Stefan Schröder, Münster: Der Stellenwert von Erschließung im Strategischen Archivmanagement. In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen
Dr. Schröder bei seinem Vortrag

Die Strukturierung der Arbeitsaufgaben ist besonders in kleineren Archiven von großer Bedeutung. Finanzielle, personelle und zeitliche Einschränkungen erschweren die Wahrnehmung der Kernaufgaben und erfordern eine besonders effektive Planung.
Dabei fällt es oftmals schwer, alle relevanten Aufgaben im Blick zu behalten, und nicht selten müssen zwischen “dringend“ und “planbar“ Abstriche gemacht werden. Dabei passiert es ebenfalls nicht selten, dass alle Planungen durch das Alltagsgeschäft über den Haufen geworfen werden.

Hier stellt das strategische Archivmanagement eine echte Chance dar. Es versteht sich als das Zusammenspiel von Leitung, Lenkung und Planung mit dem Ergebnis einer operativen Planung für einen klar definierten Zeitraum, welcher im Optimalfall 5 Jahre betragen sollte. Dabei fließen konzeptionelle Überlegungen zu den im Zeitraum geplanten täglichen Arbeiten ebenso mit ein wie die Erstellung eines Leitbildes.

Schröder benannte acht Arbeitsbereiche in einem Archiv:

  1. Organisation und Leitung des Archivs
  2. Records Management / Vorfeldarbeit / Behördenbetreuung
  3. Überlieferungsbildung
  4. Bestandserhaltung
  5. Erschließung
  6. Nutzung
  7. Öffentlichkeitsarbeit
  8. (archivfremde) Sonderaufgaben, die dem Archiv oftmals von der übergeordneten Stelle übertragen werden.

Die Erschließung ist nur ein Teilbereich der Archivarbeit, wenngleich ein sehr wichtiger. Ziel der Archivarbeit ist es, durch Priorisierung, Strukturierung und Organisation sämtliche Arbeitsaufgaben in einen übergeordneten Zusammenhang zu stellen. Dabei sollte man sich durchaus an Vorbildern orientieren. Explizit benannte der Referent das Bundesarchiv.

Mit den oben geschilderten Vorüberlegungen lässt sich der oftmals steinige Weg hin zur webbasierten Präsentation der Erschließungsergebnisse optimal planen. Besonders betont wird hier die Einbindung in Archivportale, sei es auf regionaler oder bundesweiter Ebene. Die damit verbundene Ausdehnung der Reichweite ist vor allem für kleine Archive, deren Archivgut sonst oft unbeachtet bleibt, von großem Gewinn. Denn wie Referent Herr Dr. Schröder erklärt, erreicht das Archiv erst durch die Zugänglichmachung seines Archivgutes seine volle Daseinsberechtigung.

Zu diesem Zweck hat er einige klare Schritte formuliert, anhand derer sich dieses Ziel erreichen lässt:

  1. Schaffung von Voraussetzungen
    Es beginnt mit einer Bestandsaufnahme hinsichtlich der qualitativen Eignung der Erschließungsdaten. Dabei muss auch geprüft werden, ob die Archivsoftware für die anstehenden Arbeiten geeignet ist. Andernfalls sollte ein Wechsel in Betracht gezogen werden. Ebenso gilt für Archive, in denen ohne spezielle fachliche Software gearbeitet wird, einen Ankauf zu planen.
  2. Schaffung eines einheitlichen Zuganges zu den Erschließungsinformationen
    Durch das Zusammenführen aller Informationen verringert sich der Recherche-Aufwand in der Archivsoftware. Mängel und ausstehende Arbeiten gewinnen an Sichtbarkeit.
  3. Erstellen, Prüfen und Verbessern der Tektonik
    Der Einbau sämtlicher Bestände in eine speziell angepasste Tektonik vermittelt einen guten Überblick über die Schwerpunkte und vereinfacht die Orientierung.
  4. Abbau von Verzeichnungsrückständen
    Die Problematik der rückständigen Verzeichnungen lässt sich nicht gänzlich ohne gesteigerten Personalaufwand lösen, die Nutzung provisorischer Informationen, seien sie analog oder digital verfügbar, schafft jedoch erhebliche Abhilfe. Dies genügt vor allem für Bestände, welche selten genutzt werden. Im Notfall ist eine flache Erschließung der fehlenden Erschließung stets vorzuziehen. Die tiefe Erschließung könnte unter der Maßgabe möglicher technischer Fortschritte eventuell sogar als Ressourcenverschwendung gesehen werden.
  5. Planung der Erschließung
    Hier werden vor allem die Tiefe der Erschließung sowie die dafür gültige Erschließungsrichtlinie festgelegt. Auch personelle, zeitliche und umfangsbedingte Punkte finden hier Platz.
  6. Vorbereitung der Daten
    Im letzten Schritt erfolgt das Einpflegen der Daten in das Archivportal. Vorher müssen die Teilnahmebedingungen geklärt werden und testweise Daten eingespielt werden. Somit kann der letztendliche Arbeits- und Zeitaufwand deutlicher eingeschätzt werden.

In diese Punkte eingepasst stellte Herr Schröder eine idealtypische Planung des Weges ins Internet über einen Zeitraum von 5 Jahren vor.

Folien Stefan Schröder, Foto: Stephan Luther

Anhand dieser Planungen ergibt sich neben dem offensichtlichen Gewinn auch die Möglichkeit, dem Träger des Archives gegenüber zukünftige Investitionen als sinnvoll zu positionieren.
An der Vernetzung führt kein Weg vorbei und mit dem strategischen Archivmanagement wird die Reise um einiges planbarer.

Anne Warsönke (Sächsisches Staatsarchiv), Stephan Luther (Universitätsarchiv Chemnitz)

Links:

Die Masterarbeit von Dr. Stefan Schröder zu „Archivmanagement in kleinen Archiven“ steht online zur Verfügung

Abstract zum Vortrag im Blog des Landesverbandes Sachsen

Blogbeitrag Stefan Schröder bei Hypotheses.org

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