Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Außer Dienst – Ehrenamtsprojekte im Berliner Wirtschaftsarchiv

Die Mitarbeit Ehrenamtlicher in Archiven und Einbindung in das Portfolio der archivischen Aufgaben sind Teil des alltäglichen Archivmanagements. An Beispielen aus der Arbeit des Berlin-Brandenburgischen Wirtschaftsarchivs zeigt sich, dass nicht bezahlte Ehrenamtsarbeit nicht kostenlos ist, aber auch keinesfalls umsonst. Während viele Archive bereits über angeschlossene Heimat- oder Geschichtsvereine verfügen, aus denen sich ehrenamtliche Helfer rekrutieren lassen, steht am Anfang der Berliner Projekte zunächst die Herausforderung, überhaupt Interessierte zu erreichen. Dies gelingt am besten, wenn das Projekt klar definiert ist und Erwartungen von Archiv und Ehrenamtlichen berücksichtigt werden – durchaus im Sinne eines Austauschs. Dann stellt sich ein Mehrfachnutzen ein, wenn nämlich die Aufgaben für Ehrenamtliche gut geplant, die Stärken und Schwächen ermittelt und die Ergebnisse auch für die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs genutzt werden können.

Björn Berghausen
Berlin-Brandenburgisches Wirtschaftsarchiv

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Erschließung – regelkonform vs. populär?

Ein Erfahrungsbericht

Archivgut erschließen heißt, die darin enthaltenen Informationen durch Ordnung und Verzeichnung nutzbar zu machen. Diese archivarische Kernaufgabe obliegt der Referentin seit knapp 18 Jahren im Archivverbund Bautzen für das Staatsfilialarchiv. Ebenso lange gibt es den Verbund aus kommunalen (Stadt-)Archiv und staatlichem (Staatsfilial-)Archiv. Für letzteres steht personell eine Vollzeitstelle im gehobenen Archivdienst zur Verfügung. Neben der Erschließung  gehören daher auch Benutzung und Auskunftserteilung sowie Öffentlichkeitsarbeit zu den Aufgaben der Archivarin.

Das Staatsfilialarchiv ist fachlich der Abteilung 2 des Sächsischen Staatsarchivs zugeordnet. Es ist zuständig für das in staatlichem Besitz befindliche Archivgut der Oberlausitz bis 1945, in Ausnahmefällen bis 1952. Im Sächsischen Staatsarchiv gibt es mit der Erschließungsrichtlinie einen Leitfaden für die standardisierte Erschließung von Archivgut.

Die Autorin wird aus ihrer Arbeitspraxis mit diesem Regelwerk berichten und dabei darauf eingehen, ob und wie Benutzungs- und Auskunftstätigkeit die Erschließungarbeit beeinflussen. Zur Diskussion gestellt werden sollen in dem Redebeitrag auch die Chancen, Möglichkeiten und Grenzen einer nutzerorientierten „populären“ Erschließung.

Anja Moschke
Staatsfilialarchiv Bautzen

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Zugänglichmachung on demand im Rahmen des Strategieprozesses „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“

Das Bundesarchiv ist im Jahr 2017 in einen Veränderungsprozess eingetreten, der den programmatischen Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“ trägt. Organisatorische Prinzipien, etablierte Prozesse und das archivarische Selbstverständnis werden von diesem Wandel gleichermaßen erfasst.

Im Vortrag wird zunächst ein Überblick über den bisherigen Verlauf des Strategieprozesses gegeben. In einer mittlerweile abgeschlossenen ersten Phase wurden die maßgeblichen Themenfelder identifiziert und bearbeitet. Es erfolgten die Festlegung von Eckpunkten sowie die Formulierung übergreifender Ziele. In einer zweiten Phase stehen nun die Aufstellung von Teilzielen sowie die Planungen zur Umsetzung im Zentrum.

Konkretisiert werden kann der Prozess am Beispiel der „Zugänglichmachung on demand“. Sie besteht aus den drei Szenarien „Bewertung on demand“ (BoD), „Er-schließung on demand“ (EoD) und „Digitalisierung on demand“ (DoD) sowie den begleitenden planerischen und organisatorischen Maßnahmen. Das Angebot versteht sich einerseits als Ergänzung zur übergreifenden Digitalisierungsstrategie und ist andererseits die Konsequenz aus grundsätzlichen Entscheidungen zum künftigen Zuschnitt von Bewertung und Erschließung im Bundesarchiv.

Ausführliche Informationen zum Strategieprozess bietet das Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs in seiner neuesten Ausgabe.

Dr. Stefanie Jost
Bundesarchiv / Referat BE 1 (Grundsätze der Bereitstellung)

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Dilemma oder Herausforderung?

Zentralisierte Beständeverwaltung und Erschließung von Archiv und Sammlungsgut im Kunstbereich an einer kleinen Einrichtung

Die Bestände der Zentralen Einrichtung Archiv und Kustodie der Hochschule für Bildende Künste Dresden sind das Gedächtnis einer der ältesten Kunstinstitutionen Europas. Das Schriftenarchiv, archivische Sammlungen, Künstlernachlässe, der historisch gewachsene Kunstbesitz und die Anatomische Sammlung dokumentieren das Studium, die Lehre und die Verwaltungsvorgänge an der Hochschule und an ihren Vorgängerinstitutionen Akademie für bildende Künste (gegr. 1764) und Kunstgewerbeschule (gegr. 1876).

Die Konzentration aller Bestände an einem Ort ermöglicht eine gezielte Recherche, nach der sich die Beständeverwaltung und die Erschließung zum Zwecke einer optimalen Nutzung ausrichten müssen. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Archivsoftware ebenso wie der Aufbau einer Gesamttektonik, die Entwicklung von Erschließungsmodi und eine anzustrebende Onlinestellung. Der Vortrag will aufzeigen, welche Strategien bei einer sehr heterogenen Ausgangslage von Einzelbeständen und Findmitteln sowie bei begrenzten Ressourcen hierfür erforderlich sind und wirbt dafür, dass insbesondere kleine Spezialarchive individuelle Einzellösungen für ein nutzungsorientiertes Profil finden müssen.

Simone Fugger von dem Rech
Hochschule für Bildende Künste Dresden

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Benutzerorientierte Erschließung der sächsischen Gerichtsbücher – Möglichkeiten und Grenzen

Im Mittelpunkt des Beitrages steht eine Quellengruppe, die von ihrem Umfang und ihrer Aussagekraft eine besondere Bedeutung besitzt, die Gerichtsbücher. Die besonders komprimierte Darstellung der Rechtsgeschäfte, die sich sowohl auf Personen als auch auf Liegenschaften beziehen und damit Informationen zu fast allen Ortschaften und vielen Familien in Kursachsen beinhalten, macht den hohen Quellenwert der Unterlagen aus. Da die Qualität der vorliegenden Findmittel diesem Wert in keiner Weise entsprach, wurde im Sächsischen Staatsarchiv seit 2010 eine Reihe Maßnahmen durchgeführt, die die Möglichkeiten für die rege öffentliche Benutzung verbesserten.

Der Beitrag skizziert die Erschließung im abgeschlossenen DFG-Projekt „Erschließung der im Sächsischen Staatsarchiv verwahrten Gerichtsbücher und Einbindung der Metadaten in bestehende Informationssysteme“ und informiert über ein geplantes länderübergreifendes Folgeprojekt.

Dr. Volker Jäger
Sächsisches Staatsarchiv, Staatsarchiv Leipzig

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Der Stellenwert von Erschließung im strategischen Archivmanagement

In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen

Erschließung gehört zum archivarischen Arbeitsalltag und ist mit anderen Arbeitsbereichen wie Records Management, Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung und Nutzung eng verknüpft. Diesen Alltag einmal in langfristiger, strategischer Perspektive zu betrachten mit dem Ziel, die eigenen Archivbestände in Archivportalen auf aktuellem fachlichen Niveau zu präsentieren und daraus Arbeitsschwerpunkte für mehrere Jahre abzuleiten, macht daraus Entscheidungen des strategischen Archivmanagements. Auf dieser Grundlage arbeitet es sich leichter und sie lässt sich auch gegenüber dem Archivträger und der Öffentlichkeit gut vermitteln. Aus dem Alltagsgeschäft wird also ein Instrument, das die Zukunft des Archivs entscheidend mitprägt.

Dr. Stefan Schröder
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
LWL-Archivamt für Westfalen

Die Masterarbeit von Dr. Stefan Schröder zu „Archivmanagement in kleinen Archiven“ steht online zur Verfügung (Anm. der Redaktion).

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Wege in das Archivportal-D

Aktueller Stand der Datenlieferung und Perspektiven im Rahmen der neuen technischen DDB-Architektur

Aus technischer Sicht befand sich die Deutsche Digitale Bibliothek (DDB) seit 2016 im Umbruch – im Rahmen des Weiterentwicklungsprojekts „DDB 2017“ wurde die gesamte Ingestarchitektur überarbeitet, um die Probleme bei der Verarbeitung insbesondere großer Datenmengen in den Griff zu bekommen.

Als Folge dessen konnten in den letzten Jahren nur verhältnismäßig wenige Datenlieferungen in die DDB – und somit auch das Archivportal-D – eingespielt werden. Seit März dieses Jahres konnte der Ingest nun sukzessive wieder aufgenommen werden, so dass die große Menge ausstehender Daten-Ingests abgearbeitet werden kann.

Durch die – sowohl technischen als auch organisatorischen – Umbauten steht nun eine leistungsfähige Ingeststrecke zur Verfügung, so dass Daten nun deutlich schneller geladen werden können. Auch in der Vorverarbeitung der Datenlieferungen durch die Fachstelle wurde vieles automatisiert und verbessert, um schnell zu Ergebnissen kommen zu können.

In diesem Vortrag soll aufgezeigt werden, was sich in den letzten Jahren getan hat, wo die Probleme lagen und welche Perspektiven es bezüglich Ingest und Teilnahme gibt.

Oliver Götze
Landesarchiv Baden-Württemberg / DDB-Fachstelle Archiv

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Gemeinsame Normdatei (GND) und Archive – eine vielversprechende Liaison

Die Gemeinsame Normdatei (GND), ursprünglich im Bibliothekskontext entstanden, ist längt ein spartenübergreifendes Gemeinschaftsvorhaben. Dies resultiert aus den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten und Vorteilen, die die Verwendung von Normdaten bzw. der GND mit sich bringen. Ob in Portalen oder BEACON-Dateien – GND-Identifikatoren sind als übergreifend etablierte Referenz und maschinenlesbare Information die Grundlage der inhaltlichen Vernetzung von Daten und zugleich die Eintrittskarte ins Semantic Web. Die gestiegene Bedeutung der GND lenkt aber auch einen Blick auf Probleme und noch bestehende Defizite dieses Großprojekts. Dazu gehören heterogene Datenqualität, Dubletten oder fehlende Einträge, gerade mit Blick auf archivische Bedürfnisse. Seit 2018 widmet sich dem Thema „Öffnung der GND“ ein DFG-Projekt mit dem Titel GND4C – GND für Kulturdaten. Weitere Sparten und Institutionen sollen aktiv und mit ihrer jeweiligen fachlichen Kompetenz in die Qualitätssicherung und den inhaltlichen Ausbau der GND einbezogen werden, diese aber auch institutionell-organisatorisch künftig mittragen. Die GND öffnet sich und so sind auch die Archive mit der Frage konfrontiert, ob sie – und wenn – wie und was sie konkret dazu beisteuern können.

Der Beitrag auf dem Archivtag wird neben den aktuellen Entwicklungen um die GND und das zugehörige DFG-Projekt darauf eingehen, weshalb Normdaten gerade auch für kleine Archiveinrichtungen ein wichtiges Handlungsfeld sein können und wie diese Daten effizient recherchiert und mit Erschließungsinformationen verknüpft werden können.

Daniel Fähle
Landesarchiv Baden-Württemberg

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Crowdsourcing bei der Fotoerschließung

Die „Spurensuche“ des Stasi-Unterlagen-Archivs

Etwa 1,8 Millionen Fotodokumente sind durch das Ministerium für Staatssicherheit (MfS) ohne Kontext in den Archiven des Bundesbeauftragten für die Stasi-Unterlagen (BStU) überliefert. Ergänzt werden sie durch viele Fotos, die sich in den schriftlichen Überlieferungen befinden. Die Geheimpolizei fotografierte zur Beweis- und Selbstdokumentation sowie aus operativen Gründen, zum Beispiel bei verdeckten Beobachtungen. Durch gezielte Verunordnung während der Auflösung der Staatssicherheit fehlt heute einem Großteil dieser Bilder der Kontext.

Die Archivarinnen und Archivare des BStU stehen bei der Erschließung deshalb vor großen Herausforderungen. Häufig fehlen neben den Datums- und Ortsangaben auch der inhaltliche Kontext. Die Fotografien können deshalb nicht eindeutig zugeordnet werden. Das hat unmittelbare Auswirkungen auf die Recherchierbarkeit und die Auskunftsfähigkeit bei Anfragen von Bürgern, Medien und Forschern.

Um an die fehlenden Informationen zu gelangen, bezieht das Stasi-Unterlagen-Archiv seit 2011 die Öffentlichkeit bei ausgewählten Fotoserien in die Erschließungsarbeit ein. Auf der Webseite www.bstu.de werden Fotografien, die bislang nicht zugeordnet werden können, mit einer kurzen Beschreibung und den vorhandenen Erschließungsangaben als „Spurensuche“ veröffentlicht. Eine Verbreitung findet über die Kanäle des BStU in den sozialen Medien und manchmal auch über Berichterstattung in Zeitung und Rundfunk statt. Dies garantiert eine hohe Reichweite und erhöht die Chance, aussichtsreiche Hinweise zu bekommen.

Beispielseite

Die Archivarinnen und Archivare gehen den eintreffenden Hinweisen nach und können fehlende Informationen ergänzen. Das Ergebnis: Fast zwei Drittel aller „Spurensuchen“ konnten so bisher gelöst oder teilweise gelöst werden.

Andreas Voss und Norman Kirsten, BStU Zentrale