Unabdingbar für die Auslotung der Chancen, Möglichkeiten, aber auch der Hindernisse der aktuellen Umbruchphase ist eine repräsentative und objektive Analyse der Situation sächsischer Archive, im Großen wie im Kleinen und spartenübergreifend. So initiierte der Landesverband Sachsen des VdA eine flächendeckende Bestandsaufnahme, deren Ergebnisse Dr. Thekla Kluttig in ihrem heutigen Vortrag präsentierte. Einige Auszüge dieser Erhebung, die mittels eines Online-Umfrage-Tools durchgeführt wurde, sind bereits in Vorbereitung auf den Archivtag auf diesem Blog veröffentlicht worden und im Folgenden noch einmal nachzulesen:
An der an 118 Archive gesandten Umfrage haben sich 80 Archive und somit 68 % beteiligt, wodurch die Ergebnisse der Analyse auf einem soliden Fundament fußen und damit ein realistisches Bild der sächsischen Archivlandschaft zeichnen. Die Teilnehmer verteilen sich mit 57 Archiven maßgeblich auf den kommunalen Bereich, neben fünf staatlichen Archiven beteiligten sich aber auch vier kirchliche Archive, drei Wirtschaftsarchive, acht Archive der Hochschulen und wissenschaftlichen Institutionen sowie drei sonstige Häuser. Im Ergebnis der Standortbestimmung wurden Errungenschaften ebenso wie Defizite aufgezeigt, aber vor allem die Gefahr einer „(digitalen) archivischen Zweiklassengesellschaft“ verdeutlicht (so Dr. Andrea Wettmann in der vorangegangenen Podiumsdiskussion), deren Spaltung sich zu vertiefen droht.
So ist das Sächsische Staatsarchiv mit den erfolgreich abgeschlossenen Bauprojekten der vergangenen 15 Jahre sehr gut aufgestellt und bietet bereits seit 2013 mit dem Elektronischen Staatsarchiv („el_sta“) die Möglichkeit einer dauerhaften elektronischen Archivierung archivwürdiger Unterlagen. Überdies kann mit der Bewilligung erheblicher finanzieller Mittel zum Zwecke der Digitalisierung künftig eine verbesserte überregionale Zugänglichkeit von Archivgut ermöglicht werden. Im Kontrast dazu ist die große Mehrheit der sächsischen Archive deutlich schlechter gerüstet, wie aus den folgenden Auszügen der Umfrage hervorgeht:
Fast die Hälfte der an der Umfrage teilnehmenden Archive verfügt über gar keine Haushaltsmittel für Digitalisierungsmaßnahmen oder nur in einer Größenordnung von unter 500 € jährlich. 41% der sächsischen Archive sind nicht archivfachlich besetzt. Ein Viertel hat schon jetzt keine Reserven mehr für neu zu übernehmendes Archivgut. Für Maßnahmen der Bestandserhaltung stehen bei über der Hälfte der Archive nur geringe Mittel von weniger als 2.500 Euro jährlich zur Verfügung und bei einem Viertel der Archive ist weniger als die Hälfte des Archivguts angemessen verpackt. 62% der sächsischen Archive gaben an, nicht über eine geeignete Infrastruktur zur Archivierung elektronischer Unterlagen zu verfügen, sodass es nicht verwundert, dass zahlreiche Teilnehmer der Umfrage die elektronische Archivierung als größtes Defizit wahrnehmen und eben dort den größten Handlungsbedarf erkennen.
Die genannten Missstände sind auf das Grundproblem des Mangels zurückzuführen – Mangel an Personal, Mangel an finanziellen Ressourcen, Mangel an Platz, Mangel an Unterstützung. Dem gegenüber steht ein hohes Maß an Bereitschaft und Engagement. Wie kann dieses effizient genutzt werden, um den angesprochenen Problemen entgegen zu wirken?
Wegweisender Lösungsansatz ist das Eingehen von Partnerschaften, wie es die kommunalen Spitzenverbände mit der Etablierung eines elektronischen Kommunalarchivs planen. Dadurch können Parallelstrukturen vermieden und Infrastruktur gemeinsam und effizient genutzt werden.
Allerdings – so Kluttig mit Hinweis auf den Beitrag „Archivare aufgewacht“ im „Archivar“ (Heft 4/2001) – zeigt die Umfrage auch Defizite im Bereich des Archivmanagements, an denen die Archive selbst arbeiten müssen, um gegenüber und mit ihren Trägern Verbesserungen zu erreichen.
Solidarität, die gegenseitige Hilfe und das Eintreten für gemeinsame Ziele, ist eine wichtige Grundlage für die Optimierung der Arbeit sächsischer Archive und die Verbesserung ihrer öffentlichen Wahrnehmung.