Dilemma oder Herausforderung? Zentralisierte Beständeverwaltung und Erschließung von Archiv und Sammlungsgut im Kunstbereich an einer kleinen Einrichtung

Bericht zum Vortrag von Dr. Simone Fugger v. dem Rech, Dresden

Erst seit 2013 leitet Simone Fugger v. dem Rech Archiv und Kustodie an der Hochschule für Bildende Künste in Dresden und hat diese Aufgabe in einem „Ein-Personen-Archiv“ offensichtlich als Herausforderung gesehen!

Einleitend stellte die Referentin kurz die Trägereinrichtung HfBK Dresden vor. Das Profil spiegelt sich auch in den Beständen von Archiv und Kustodie: Neben „klassischem“ Archivgut der Hochschule und ihren Vorgängereinrichtungen gehören dazu auch eine Anatomische Sammlung und eine bedeutende Gemäldesammlung. Auch das Zwischenarchiv wird mit verwaltet. Dass Archiv und Sammlung mit einer Facharchivarin hauptamtlich besetzt sind, ist nicht selbstverständlich: Von 25 staatlichen Universitäten und Hochschulen mit bildnerisch-künstlerischer Ausbildung in Deutschland unterhalten 16 ein Archiv und/oder eine Sammlung, 12 davon sind hauptamtlich besetzt.

Der Umfang der Bestände summiert sich auf knapp 200 lfm Archivgut, aktuell rd. 80 lfm Zwischenarchivgut, 12.400 Medien, 608 Objekte in der Anatomischen Sammlung und rd. 48.000 künstlerische Werke, darunter Gemälde, Grafiken, Plastiken, Textilien und Aktionskunst.

In einem von der VolkswagenStiftung geförderten Forschungsprojekt waren die schriftlichen Quellen zur Geschichte der Hochschule und ihren Vorgängerinstitutionen (1764 – 1990) bereits in den Jahren 2001 bis 2003 verzeichnet worden – dies aufgrund von dort jeweils verwahrten Quellen in Kooperation mit dem Hauptstaatsarchiv Dresden, der Sächsischen Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden und dem Stadtarchiv Dresden. In den vergangenen sechs Jahren seit Dienstantritt der Referentin wurde die Erschließung weiter ausgebaut. Hierzu gehörte die Entwicklung einer gemeinsamen Beständegliederung / Tektonik, in der alle Archiv- und Sammlungsbestände im verwendeten Archivinformationssystem (AIS) AUGIAS-Archiv 9.1 abgebildet werden. Die Zusammenführung aller Verzeichnungsinformationen in einem System ist von großem Vorteil u. a. für Recherchen.

Auch das Zwischenarchivgut wird im AIS verwaltet. Grundsätzlich funktioniert das Abgabeverfahren, wenn auch „wilde Übergaben“ nicht völlig zu vermeiden sind.

Eine eigene Tektonikhauptgruppe bilden die Nachlässe, die oft neben dem Schriftgut und Publikationen auch künstlerische Werke enthalten. Die Freigabe der Verzeichnungsinformationen für die externe Recherche erfolgt differenziert; Ziel ist stets die bessere (Online-)Sichtbarmachung unter Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen. Digitalisate sind soweit möglich in die Verzeichnungsdatensätze eingebunden. Dies gilt auch für die Tektonikhauptgruppe „Archivische Sammlungen und Selekte“, zu der u. a. eine Autographensammlung und eine Sammlung Pläne und Karten gehören. Oft nachgefragt sind – wie wohl in jedem Universitäts- und Hochschularchiv – die Personal- und Studierendenakten.

Seit Februar 2017 ist das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) geförderte, dreijährige Forschungsprojekt „Körper und Malerei“ zur Erschließung, Konservierung und Nutzbarmachung der Anatomischen Sammlung und der Gemäldesammlung beim Archiv angesiedelt. Dank dieser Förderung konnten beide Sammlungen einschließlich einer Foto- und Zustandsdokumentation inventarisiert werden. Für die Lehrmittel zur Künstleranatomie und den Kunstbesitz wurden eigene Dateneingabemasken entwickelt, um die Objekte sachgerecht im AIS erfassen zu können. Die Veröffentlichung für die Forschung wird angestrebt, ist aber aufgrund der notwendigen Berücksichtigung von Urheber- und Bildrechten sehr zeitaufwendig und mitunter nicht möglich.

Eine bessere Sichtbarkeit der Bestände strebt die Referentin mit der Online-Stellung von Bestands- und Verzeichnungsinformationen im Archivportal-D an, die jüngst (nach einer längeren Wartezeit) erstmals erfolgte und ausgebaut werden soll. Auch im Portal Wissenschaftliche Sammlungen ist die HfBK vertreten. Ein Dilemma bleibt die stets nötige Abwägung zwischen Erschließungstiefe und Erschließungsfortschritt, zwischen öffentlicher Zugänglichmachung und Rechtewahrung.

Im praxisnahen und anschaulichen Vortrag von Frau Fugger v. dem Rech wurde deutlich, wie auch ein Archiv mit kleiner personeller Besetzung durch strategisches Vorgehen samt Einwerbung von Drittmitteln (v. a. für zusätzliches – wenn auch nur befristetes – Personal) Schritt für Schritt eine bessere digitale Erschließung und Zugänglichkeit des Archiv- und Sammlungsgutes erreichen kann.

Zum Abschluss ihres Vortrages lud die Referentin herzlich zur Ausstellung „Vor der Kunst. Malerei in der Kunsthochschule Dresden von 1950 bis 1990“ ein, die noch bis zum 23. Juni 2019 im Oktogon der HfBK Dresden besucht werden kann.