Beitrag zum Vortrag von Dr. Thekla Kluttig zur Erschließung in sächsischen Archiven
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv
Zwei Jahre sind seit dem letzten Sächsischen Archivtag sowie der damit verbundenen Bestandsaufnahme der sächsischen Archivlandschaft vergangen. Grund genug, den aktuellen Stand in Erfahrung zu bringen. Diesem Thema widmete sich Frau Dr. Kluttig in ihrem Vortrag zum Sachstand auf dem Gebiet der Erschließung.
Dafür sandte der Landesverband des VdA einen Katalog mit 27 Fragen an 122 sächsische Archive, von denen sich 75 an der Umfrage beteiligten. Die Mehrheit der Teilnehmer bildeten mit über 66% kommunale Archive, an zweiter und dritter Stelle folgten Wirtschaftsarchive und Hochschularchive sowie Archive wissenschaftlicher Institutionen, des weiteren noch staatliche, kirchliche und sonstige.
Während der Auswertung der Fragebogen zeigte sich, dass teils Fragen unbeantwortet blieben, die Teilnehmerzahl einzelner Fragen lag somit zwischen 69 und 75. Bei der Gewichtung der Stimmen wurden die Archive unabhängig von ihrer Größe gleich behandelt.
Daraus ergibt sich eine Unterrepräsentation der großen Archive. In der Unterzahl sind diese jedoch auch tatsächlich, wenn man die Ergebnisse nach der Frage der Personalstellen betrachtet. Über 31% der Archive sind nur in Teilzeit besetzt, arbeiten also mit weniger als einer Personalstelle. Darauf folgen 26% mit einem und 13,7% mit zwei festen Mitarbeitern. Weniger als 16% können auf sechs oder mehr Arbeitskräfte zurückgreifen. Durch die in den kommenden Jahren zu erwartenden Abgänge in den Ruhestand droht sich die Besetzung weiterhin zu dezimieren. Frau Dr. Kluttig betont hier die unverkennbare Notwendigkeit der Nachwuchsgewinnung.
Die Wahrnehmung der Erschließung als Kernaufgabe ist für einen Großteil der Archive mit ihren verfügbaren Ressourcen schon jetzt kaum zu bewältigen. Nach der Entwicklung des Erschließungsrückstandes befragt, gab knapp ein Drittel der Befragten an, dass er sich vergrößert habe. Für einen Teil der Archive war es hier nicht einmal möglich, eine genauere Aussage zu treffen, da nie ein Ausgangswert erfasst wurde. Überhaupt erfassen weniger als ein Drittel der befragten Archive den Zuwachs in laufenden Metern.
Ein weiteres Problem kristallisiert sich auf dem Gebiet der Abgabeverzeichnisse heraus. Diese bilden insbesondere für Archive mit angespannter Personalsituation sehr nützliche (Übergangs-)Lösungen. Daher ist es mehr als ungünstig, wenn gut 14% angeben, dass die Übernahmen ohne irgendeine Form von Verzeichnis ablaufen. Aber auch die knappe Hälfte der Umfrageteilnehmer, die Abgabeverzeichnisse in analoger Form erhält, hat Grund zur Klage – elektronische Verzeichnisse sind ressourcenschonender und schneller weiterverwendbar.
In der abschließenden Diskussion am Ende des Vortrages wurde auch geäußert, dass das Archivgesetz keinen Handlungsspielraum für die Sanktion von abgebenden Stellen festlegt, die ihren Verpflichtungen nicht ordnungsgemäß nachkommen.
Befragt nach der Form der Erschließung und Verzeichnung, gaben 36% an, mit der Erschließungssoftware AUGIAS zu arbeiten. Des weiteren fanden noch ACTAPro und FAUST Erwähnung, die Mehrzahl der befragten Archive greift jedoch auf Textverarbeitungsprogramme und ähnliche Alternativen zurück. Rund 7% gaben sogar an, keine Kapazitäten für die Durchführung von Erschließungsarbeiten zu haben.
Für eine sorgfältige Erschließung braucht es eine Norm. Nach welchen Standards wird also in sächsischen Archiven erschlossen? Tatsächlich wird noch 30 Jahre nach der Wiedervereinigung in 20% der Archive mit dem OVG gearbeitet, wenngleich auch in teils angepasster Form. Die Mehrzahl der Befragten, 38%, gab jedoch an, einen hausinternen Standard zu nutzen. An dritter Stelle tritt die Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchives in Erscheinung.
Für die Durchführung von Erschließungsarbeiten werden neben den festangestellten Mitarbeitern je nach Verfügbarkeit auch Praktikanten, externe Stellen und Auszubildende eingebunden. Dabei beschleunigen sich die Prozesse jedoch nur in Maßen, da hier auch Einarbeitung und Kontrolle durch die Mitarbeiter geleistet werden müssen.
Erschließungsergebnisse sind jedoch wenig wert, wenn sie nicht auch der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können. Hier haben die ca. 38% der Archive, die zum Zeitpunkt der Umfrage keine Internetpräsenz vorweisen konnten, noch einen langen Weg vor sich.
Wie die vorherigen Ergebnisse bereits angedeutet haben, gibt die Mehrheit der Archive auf die Frage nach den größten Hürden Zeit- und Personalmangel an. Aber auch Unsicherheiten auf dem Gebiet des Datenschutzes und Urheberrechts sowie die fehlende Unterstützung durch den Archivträger werden als Gründe für den langsamen Weg Richtung Internet und Digitalisierung genannt. Da verwundert es auch nicht, dass bis dato weniger als 5% der Archive Daten für das Archivportal-D zur Verfügung gestellt hat.
Abschließend bleibt festzustellen, dass eine Entspannung der Situation nicht unmittelbar erfolgen kann. Die Archivträger müssen für die Aufgaben und Nöte der Archive sensibilisiert werden und die Möglichkeiten von projektgebundenen Förderungen erkundet werden. Besonders wichtig für die Zukunft ist der Aufbau einer digitalen Infrastruktur, die die Reichweite des Archives steigert.
Es gilt aber wie bei allem – es gibt keine Patentlösungen.
Anne Warsönke
Sächsisches Staatsarchiv
Hier die Blogbeiträge mit ersten Ergebnissen zur Umfrage:
- 14.05.2019 Archivare und Archivarinnen aufgewacht? (Jährliche Erschließungsleistung. Erschließungsrückstände)
- 12.05.2019 Defizite? Vor allem eins.
- 11.05.2019 Fortschritte
- 01.05.2019 IT-Fachpersonal und Erschließungszielgruppe(n)
- 25.04.2019 Personenstandsregister
- 17.04.2019 Erschließungsstandards und -methoden
- 14.04.2019 Wer erschließt?
- 11.04.2019 Erschließungszustände
- 09.04.2019 Zugänge und Abgabeverzeichnisse
- 02.04.2019 Personal