Von OVG zu RiC – Eine „kopernikanische Wende“ in der archivischen Erschließung?

Bericht zum Vortrag von Prof. Dr. Michael Scholz, Potsdam

„Erschließung im 21. Jahrhundert wird noch mehr als bislang nicht nur archivische Kernaufgabe, sondern die strategische Schlüsselfunktion sein, wenn Archive als bewahrenswerte Einrichtungen ihre Stellung behaupten wollen.“ Mit dieser Aussage von Nils Brübach aus dessen Vortrag beim Brandenburgischen Archivtag von 2014 leitete Scholz seinen Vortrag ein. Fünf Jahre später scheint die Erschließung als Schlüsselfunktion gerade in kleineren Archiven noch weit von der Realität entfernt zu sein. Aktuell sind im Archivportal-D immerhin 119 sächsische Archive vertreten (Sächsische Archive im Archivportal-D), bei der Anzeige, welche von diesen mit Findmitteln vertreten sind, bleiben aber nur noch 10 Archive übrig (Sächsische Archive im Archivportal-D mit Findmitteln).

In Brandenburg sieht die Situation ähnlich aus. Die Gründe sieht Scholz zum einen in den technischen Problemen, die das Archivportal in der Vergangenheit beim Dateningest hatte, aber auch und vor allem in arbeitsökonomischen Gründen in den kleineren Archiven sowie in der Qualität der Erschließung.Weiterlesen

Umfrage zur Erschließung: Archivare und Archivarinnen aufgewacht?

Jährliche Erschließungsleistung. Erschließungsrückstände. Zeit für Erschließung. Wie klar können Fortschritte und Defizite benannt werden?

Auf unsere Frage „Welche Kennziffern zu Aspekten der Erschließung erfassen Sie regelmäßig (mind. jährlich)?“ antworteten 71 Archive; Mehrfachnennungen waren möglich. Das Ergebnis:

• 38 (54%): keine
• 22 (31%): Stand der Erschließung bezogen auf den Gesamtbestand (in lfm)
• 11 (16%): Veränderung des Erschließungszustands bezogen auf einen Zeitraum
• 19 (27%): Zahl der digital erfassten/recherchierbaren Verzeichnungseinheiten
• 12 (17%): Zahl der online recherchierbaren Verzeichnungseinheiten
• 3 (4 %): für Erschließungsaufgaben verwendete Arbeitszeiten (in Tagen)

Vor nunmehr 15 Jahren erschien im „Archivar“ der Beitrag des Unternehmensberaters Gerd Schneider „Archivare aufgewacht! Anmerkungen eines Externen zur gegenwärtigen Situation im deutschen Archivwesen“. Er stellte damals fest, „dass Archive fachlich vor sehr grundsätzlichen Problemen stehen, deren Lösung erhebliche Investitionen erfordert […] Die Stichworte Verzeichnungsrückstände, Konservierung, Restaurierung, Unterbringung und elektronische Archivierung belegen dies hinreichend.“ Und Schneider weiter: Die „konsequente Verbindung aller archivfachlichen Fragestellungen mit betriebswirtschaftlichen Sichtweisen und Lösungsansätzen [ist] unabdingbar. Erst wenn es Ihnen gelingt, Ihre Probleme fachlich und betriebswirtschaftlich aufzuarbeiten, sie in die Sprache der Politik und der Finanzressorts zu übersetzen, selbst in betriebswirtschaftlichen Kategorien zu denken und Lösungen zu erarbeiten, wird es möglich sein, Ihre gravierenden Probleme gemeinsam mit Ihren Trägern zu lösen.“

Sind wir auf dem Weg dahin?

Umfrage zur Erschließung: Defizite? Vor allem eins.

Neben kleinen und großen Fortschritten in den sächsischen Archiven gibt es allerdings auch gravierende Defizite. Auf unsere Frage „Wo sehen Sie das größte Defizit oder den größten Handlungsbedarf mit Blick auf die Erschließung in Ihrem Archiv?“ antworteten 49 der 75 an unserer Umfrage teilnehmenden Archive. Hier ein ausführlicher Auszug, der Redundanzen nicht vermeidet:

• kein Personal, welches sich nur um das Archiv kümmert
• Personalmangel
• mangelndes Interesse der kleinen und großen Politik am Zustand in den Archiven
• Abbau von Erschließungsrückständen, insbesondere von Wirtschaftsarchivgut; Erschließung von Großbeständen; Durchführung von Erschließungsvorhaben als standortübergreifende Projekte; die eigenen Fachkräfte sollten mehr Zeit für fachlich anspruchsvolle Erschließungsarbeiten haben; die Erschließung müsste sich noch stärker am Bedarf der Benutzer orientieren.
• Erschließung kontinuierlich weiter ermöglichen angesichts Personalressourcen und umfangreicher anderer Aufgaben
• Personalressourcen
• Es fehlt bislang eine geeignete Software, möchte ungern Provisorien wie Excel-Tabellen weiter pflegen.
• bei fehlendem Personal, da man als Ein-Mann-Archiv kaum Zeit zum Erschließen hat
• Qualifiziertes und ausreichend Personal fehlt bzw. es wird vom Archivträger zumeist nur das Archiv unter Gesichtspunkt Benutzung betrachtet; die dazu grundlegende Voraussetzung Erschließung mit ihrem enormen Aufwand wird ständig nach hinten verschoben.
• im Verlaufe der Jahre verschärfte rechtliche Belange, v.a. Datenschutz, verlangen zudem eine Überarbeitung vorhandener Erschließungsergebnisse, die nur punktuell geleistet werden kann.
• Insgesamt gibt es zu wenig eindeutig definierte Kennzahlen für Erschließung (auch für andere Aufgaben), die gegenüber dem Archivträger den Personalbedarf besser begründen würden. Das Archivgesetz bietet hier keinerlei Hilfe.
• elektronische Erschließung
• Tiefenerschließung
• Personalmangel
• Aufbereitung durch die abgebenden Stellen
• Mehr Fachpersonal
• Die täglichen administrativen Tätigkeiten (Tagesgeschäft) und eine Flut von Nutzungswünschen nehmen 80 bis 90 Prozent der zeitlichen Kapazität ein, so dass für Bestandserschließung und Bestandspflege, die den Nutzungen zugute käme, kaum Zeit bleibt.
• In den nächsten zwei Jahren muss die Erschließung des Archivgutes der DDR-Zeit zum Abschluss gebracht werden, weil dann die Übernahme bzw. Erschließung des seit 1990 entstandenen und als archivwürdig eingestuften Schriftgutes der Stadtverwaltung zu erfolgen hat. Auch steht noch die Bewertung und Erschließung des Schriftgutes der nach 1990 eingemeindeten Ortschaften aus.
• Personal, Zeit
• Einführung der Digitalisierung mit mehr Personal
• Fehlende Software (Faust, Augias …)
• Fehlen eines ausgebildeten Mitarbeiters mit EDV-Kenntnissen insbesondere auch im Hinblick auf künftig anstehende digitale Übernahmen.
• Personelle Engpässe, wodurch angesichts des Tagesgeschäft für Erschließung zu wenig Zeit bleibt
• Wir brauchen eine professionelle Beratung und Betreuung.
• fehlende Software, fehlendes Personal
• Es muss überhaupt erst mal erschlossen werden
• Großer Handlungsbedarf besteht bei der einfachen Erschließung bei gleichzeitiger Bewertung und Kartonierung.
• Den größten Handlungsbedarf sehe ich in der Erschließung und digitalen Bereitstellung für die Benutzer.
• Digitalisierung ausgewählter (wichtiger) Bestände; komplette Verzeichnung aller Bestände in der Archivsoftware (Rückstände bei den SBZ(/ DDR-Beständen); Teilnahme am Archivportal D einschl. Schaffung der Voraussetzungen
• das größte Problem zur Bearbeitung ist das fehlende Personal.
• Personalmangel, begrenzte Magazinkapazität
• Erschließung des vorhandenen umfangreichen analogen Bildmaterials.
• Erschließungsrückstau durch Personalmangel, der auch noch immer größer wird
• Nur eine Retrokonversion analoger Findbücher scheint nicht ausreichend, da Aktentitel oft ungenau sind. Für eine bessere Recherche / Nutzung wäre eine tiefergreifende Verzeichnung notwendig.
• nutzbare Bestandserschließung
• Zeitmangel, Personalmangel (ausgebildetes Personal)
• Personalstand
• Aufarbeitung der Erschließungsrückstände.- weitere Retrokonversion der Findmittel.- Redaktionelle Überarbeitung der AUGIAS-Daten für Erstellung Findbücher und für Einstellen der Findmittel ins Internet.
• Personal- und Zeitmangel (letzteres durch zu viele Verwaltungsaufgaben); zu wenig Anerkennung dieser wichtigen Archivaufgabe durch die Archivträger
• Übernahme von großen Datenmengen aus Schriftgutverwaltungs- und Fachprogrammen
• Personalmangel

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Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

75 Archive beteiligten sich an unserer Umfrage bei 120 sächsischen Archiven. Und viele nutzten auch rege die verschiedenen Kommentarfelder und offenen Fragen. Darüber freuen wir uns sehr, denn so können wir neben den nüchternen Zahlen auch die Stimmen der Archivarinnen und Archivare wiedergeben, die sich unter je speziellen Bedingungen für die Erschließung in ihren Archiven einsetzen.

Auf unsere Frage: „Über welchen Fortschritt bei der Erschließung von Archivgut in Ihrem Archiv haben Sie sich in den letzten Jahren besonders gefreut?“ antworteten 40 Archive. Hier ein umfangreicher Auszug daraus:

• Erstellung einer hauseigenen Datenbank zur schnelleren Suche und Auffinden, konkrete Bezeichnung der Regale
• Über den Durchbruch bei der Online-Stellung von Digitalisaten
• Erschließung Urkundenbestand und Onlinestellung
• Erschließung wichtiger Rückratbestände (Stadtverordnetenversammlung, Landstände)
• Dazu kann ich noch keine ausreichende Aussage treffen, da ich erst seit anderthalb Jahren das Archiv leite und seitdem noch nicht zu umfangreichen Erschließungsarbeiten gekommen bin.
• Erfreulich war, dass durch Azubis aus der Verwaltung kleinere Sachen erfasst werden konnten, welche zuvor nicht erschlossen waren bzw. nur beschränkt zugänglich waren.
• nach einer teilweisen Bestandsrevision 2017 konnten zunächst mit einer verbesserten Übersicht über vorhandenes, nicht verzeichnetes Archivgut für die Zugangsverwaltung strategische Grundlagen für eine zielgerichtetere Erschließung bzw. den Bedarf dafür ermittelt und konkretisiert werden.
• Anschaffung Erschließungssoftware
• Sicherheitsverfilmung und Digitalisierung des meist angefragten Bestands zur Vorbereitung der Onlinestellung, so dass Informationen durch Nutzer*innen selbst recherchiert werden können. Ressourcen für dadurch ersparte Auskunftsanfragen werden dadurch frei.
• Der Abschluss der Erschließung des städtischen Aktenbestandes bis 1945 (online recherchierbar sind rund 16.000 Verzeichnungseinheiten) war ein wesentlicher Meilenstein.
• Digitalisierungsvertrag mit Ancestry
• Die Einführung des Archivprogrammes AKTENREG, welches eine bessere Recherche ermöglicht.
• Bis auf Restbestände, über die bisher nur eine listenmäßige Erfassung vorliegt (vielleicht 1/6 des Bestandes), ist das gesamte Archivgut hinsichtlich Signatur, Aktentitel, Entstehung und Laufzeit der Akte digital im Findhilfsmittel (Access-Datenbank) erfasst. Dies ermöglicht eine treffsichere Stichwortsuche und schnelles Ausheben der Archivalien. Vollinhaltlich ist bisher nur ein relativ geringer Teilbestand erschlossen. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten wird dieses fortgesetzt.
• Erschließung von digitalisierten Unterlagen (z. B. Glasplattennegative, Stadtpläne) und DDR-Unterlagen
• Unterstützung durch Azubis immer möglich (sofern vorgeplant)
• Ein häufig benutzter Bestand ist mit AUGIAS tief erschlossen worden.
• Es freut mich besonders, wenn ich trotz vielfältiger Aufgaben Zeit finde, um einige Bestände weiter zu erschließen .
• Verbesserung der räumlichen Bedingungen als Voraussetzung zur effektiven Arbeit; Teilnahme am Förderprogramm Retrokonversion > damit sind Bestände bis 1945 in der Archivsoftware verzeichnet

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Umfrage zur Erschließung: Personenstandsregister

Mit der Novellierung des Personenstandsgesetzes zum Jahr 2009 wurden die sächsischen Kommunalarchive für Personenstandsregister zuständig, die zuvor bei den Standesämtern verwahrt worden waren. Die Register enthalten personenbezogene Daten zu Geburten, Eheschließungen und Todesfällen seit dem Jahr 1876. Nach Ablauf der sogenannten Fortführungsfristen müssen die Register von den Standesämtern an das zuständige kommunale Archiv abgegeben werden; die Fristen betragen für Geburtsregister 110 Jahre, für Eheregister 80 Jahre und für Sterberegister 30 Jahre.

Die Personenstandsregister sind viel genutzte Quellen, z. B. für die Ermittlung von Erben oder für private Familienforschung. Ausgangspunkt ist dabei in der Regel der Name einer Person. Die Register wurden in den Standesämtern aber schlicht chronologisch geführt – und dies im 19. und 20. Jahrhundert auf Papier. Aufwändig wird die Recherche, wenn das exakte Datum eines Personenstandsfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) nicht bekannt ist. Für eine schnelle Ermittlung der einschlägigen Seiten in einem Register ist der Zugriff auf die Namensregister daher von zentraler Bedeutung.

In unserer Umfrage fragten wir: „Nur für kommunale Archive, die auch Personenstandsregister aus Standesämtern verwahren: Welche Findmittel nutzen Sie dafür vorwiegend?“ 42 Archive antworteten mit folgenden Ergebnis:

• 29 (69%): die in den Standesämtern angelegten Namensregister (Papier)
• 6 (14.3%): vom Standesamt oder selbst erstellte elektronische Namensverzeichnisse (in Office-Systemen)
• 2 (4.8%): durch Dritte erstellte elektronische Namensverzeichnisse (z.B. durch FamilySearch oder Ancestry)
• 5 (11.9%): Andere

Unter „Andere“ wurden u. a. genannt: „Digitalisate der Namensregister (Papier) der Standesämter“ sowie „fortlaufend digitalisierte Namensregister ohne Index außerhalb von Augias jedoch nach Jahrgängen und Standesämtern getrennt und auch getrennte Register“.

Fazit: Über zwei Drittel der Archive nutzen (nur) die bereits in den Standesämtern angelegten papiernen Namensregister. Filtert man die Antworten auf die Archive mit lediglich einer Teilzeit-Personalstelle (unter 1), fällt dieses Ergebnis noch eindeutiger aus: Von den 12 antwortenden Kommunalarchiven mit weniger als einer Personalstelle arbeiten 11 Archive (92%) nur mit den in den Standesämtern angelegten Namensregistern (Papier):

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Umfrage zur Erschließung: Erschließungsstandards und -methoden

OVG, ISAD (G), RNA…? Im deutschen Archivwesen gibt es keinen allgemein verbindlichen Erschließungsstandard; die Situation wurde 2013 mit Blick auf „Archivische Erschließung und RDA“ von Irmgard Becker im Rahmen eines Workshops bei der Deutschen Nationalbibliothek kurz skizziert. In der DDR wurden allerdings schon in den 1960er Jahren die „Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für die staatlichen Archive der Deutschen Demokratischen Republik“ erarbeitet. In den folgenden Jahren folgten Ergänzungen für besondere Archivaliengattungen wie Druckschriften oder Karten und Pläne. Verwiesen sei hier auf den Beitrag von Petra Rauschenbach zu den OVG auf dem Brandenburgischen Archivtag 2014 (der ebenfalls dem Thema Erschließung gewidmet war).

An welchem Erschließungsstandard orientieren sich die Archive im Freistaat Sachsen heute vorwiegend? Auf diese Frage antworteten 70 Archive mit folgendem Ergebnis:

• • • 11 (16%): an keinem
    • 27 (39%): an einem eigenen unseres Archivs
    • 14 (20%): OVG (ggf. etwas modifiziert)
    • 13 (19%): Erschließungsrichtlinie des Sächsischen Staatsarchivs
    • 2 (3%): ISAD (G)
    • 3 (4%): Andere [genannt wurden: Erschließungsrichtlinie BStU, RNA und Kombination aus OVG und Erschließungsrichtlinie SächsStA]

Knapp 30 Jahre nach dem Beitritt der DDR zur Bundesrepublik Deutschland wirken die OVG also noch nach. Sie haben ihre prägende Wirkung aber weitgehend verloren, ohne dass sie durchgängig durch einen anderen Standard ersetzt worden wären. Eine bewusste Orientierung am Internationalen Standard ISAD (G), zugänglich auch in der deutschen Übersetzung, ist der Ausnahmefall.

Die Frage „Welche Erschließungmethode(n) nutzen Sie?“ beantworteten 71 Archive, dabei war Mehrfachnennung möglich.

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Umfrage zur Erschließung: Wer erschließt?

Welche Auswirkungen hat es, wenn in 26% der Archive im Freistaat Sachsen nur eine Person unbefristet beschäftigt ist und in weiteren 31% (!) es sich gar nur um eine Teilzeit-Stelle handelt? So die Zahlen aus unserer aktuellen Umfrage zum Personalstand.

Auffällig sind die Zahlenverhältnisse bei unserer Frage: „Welche Personen erschließen in Ihrem Archiv (inkl. Betreuung von Erschließungsprojekten)?“. Mehrfachnennungen waren möglich, 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis: 15 (20.8%): niemand, 58 (80.6%): fest angestelltes Personal, 12 (16.7%): Auszubildende, 4 (5.6%): externes Personal (Projektstellen), 17 (23.6%): Praktikanten und/oder Ehrenamtliche, 8 (11.1%): Andere (darunter Dienstleister,  studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und Volontäre). Als Grafik:

Wie stellt sich das bei den 17 antwortenden 1-Personen-Archiven dar und bei den 23 Archiven, die nur in Teilzeit besetzt sind?

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