Abschlussprojekt der FAMI-Azubis in Sachsen 2019: Medienstandort Leipzig A – Z

Mein Name ist Martin Schulz, ich bin Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtung Archiv (in Ausbildung) im dritten und letzten Lehrjahr. Zusammen mit einigen meiner Klassenkameradinnen und Klassenkameraden aus der Klasse FA16a an der Gutenbergschule, dem Beruflichen Schulzentrum der Stadt Leipzig für Buch, Büro, Druck, Medien, Sprache und Kunst, bilden wir eine Arbeitsgruppe für ein gemeinsames Abschlussprojekt. Dieses möchte ich gerne an dieser Stelle vorstellen.

Projektgruppe der Klasse FA16a der Gutenbergschule Leipzig

In der Gutenbergschule ist es seit Jahren Tradition, dass die Auszubildenden des 3. Lehrjahres ein benotetes Abschlussprojekt über das gesamte letzte Lehrjahr er- und bearbeiten und letztendlich vor Publikum präsentieren. Üblicherweise bestimmt jeder Azubi sein eigenes Thema, sodass ein breites Angebot pro Jahrgang existiert.

Im Falle unseres Jahrgangs kam es allerdings anders…Weiterlesen

Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

75 Archive beteiligten sich an unserer Umfrage bei 120 sächsischen Archiven. Und viele nutzten auch rege die verschiedenen Kommentarfelder und offenen Fragen. Darüber freuen wir uns sehr, denn so können wir neben den nüchternen Zahlen auch die Stimmen der Archivarinnen und Archivare wiedergeben, die sich unter je speziellen Bedingungen für die Erschließung in ihren Archiven einsetzen.

Auf unsere Frage: „Über welchen Fortschritt bei der Erschließung von Archivgut in Ihrem Archiv haben Sie sich in den letzten Jahren besonders gefreut?“ antworteten 40 Archive. Hier ein umfangreicher Auszug daraus:

  • Erstellung einer hauseigenen Datenbank zur schnelleren Suche und Auffinden, konkrete Bezeichnung der Regale
  • Über den Durchbruch bei der Online-Stellung von Digitalisaten
  • Erschließung Urkundenbestand und Onlinestellung
  • Erschließung wichtiger Rückratbestände (Stadtverordnetenversammlung, Landstände)
  • Dazu kann ich noch keine ausreichende Aussage treffen, da ich erst seit anderthalb Jahren das Archiv leite und seitdem noch nicht zu umfangreichen Erschließungsarbeiten gekommen bin.
  • Erfreulich war, dass durch Azubis aus der Verwaltung kleinere Sachen erfasst werden konnten, welche zuvor nicht erschlossen waren bzw. nur beschränkt zugänglich waren.
  • nach einer teilweisen Bestandsrevision 2017 konnten zunächst mit einer verbesserten Übersicht über vorhandenes, nicht verzeichnetes Archivgut für die Zugangsverwaltung strategische Grundlagen für eine zielgerichtetere Erschließung bzw. den Bedarf dafür ermittelt und konkretisiert werden.
  • Anschaffung Erschließungssoftware
  • Sicherheitsverfilmung und Digitalisierung des meist angefragten Bestands zur Vorbereitung der Onlinestellung, so dass Informationen durch Nutzer*innen selbst recherchiert werden können. Ressourcen für dadurch ersparte Auskunftsanfragen werden dadurch frei.
  • Der Abschluss der Erschließung des städtischen Aktenbestandes bis 1945 (online recherchierbar sind rund 16.000 Verzeichnungseinheiten) war ein wesentlicher Meilenstein.
  • Digitalisierungsvertrag mit Ancestry
  • Die Einführung des Archivprogrammes AKTENREG, welches eine bessere Recherche ermöglicht.
  • Bis auf Restbestände, über die bisher nur eine listenmäßige Erfassung vorliegt (vielleicht 1/6 des Bestandes), ist das gesamte Archivgut hinsichtlich Signatur, Aktentitel, Entstehung und Laufzeit der Akte digital im Findhilfsmittel (Access-Datenbank) erfasst. Dies ermöglicht eine treffsichere Stichwortsuche und schnelles Ausheben der Archivalien. Vollinhaltlich ist bisher nur ein relativ geringer Teilbestand erschlossen. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten wird dieses fortgesetzt.
  • Erschließung von digitalisierten Unterlagen (z. B. Glasplattennegative, Stadtpläne) und DDR-Unterlagen
  • Unterstützung durch Azubis immer möglich (sofern vorgeplant)
  • Ein häufig benutzter Bestand ist mit AUGIAS tief erschlossen worden.
  • Es freut mich besonders, wenn ich trotz vielfältiger Aufgaben Zeit finde, um einige Bestände weiter zu erschließen .
  • Verbesserung der räumlichen Bedingungen als Voraussetzung zur effektiven Arbeit; Teilnahme am Förderprogramm Retrokonversion > damit sind Bestände bis 1945 in der Archivsoftware verzeichnet

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Umfrage zur Erschließung: Personal

„Für einen leistungsfähigen Staat ist gut ausgebildetes Personal wichtig. Kluge, motivierte und innovative Köpfe sind die Basis für eine erfolgreiche Verwaltung.“ Mit diesen Worten begleitete der Ministerpräsident des Freistaates Sachsen die gestern gestartete Nachwuchskampagne „MACH WAS WICHTIGES“ für den öffentlichen Dienst.

Das gilt auch für Archive aller Sparten. Ohne Personal keine Bildung von analoger wie digitaler Überlieferung, keine Erschließung, keine Bestandserhaltung, keine Digitalisierung von Archivgut. Daher fragten wir bereits bei unserer Umfrage vor zwei Jahren bei den Archiven im Freistaat Sachsen nach:

„Über wie viele unbefristet besetzte Personalstellen verfügt Ihr Archiv? (ohne Personal für Verwaltungsschriftgut inkl. Bau- und / oder Patientenakten)“

Als niedrigste Spanne hatten wir damals „bis 2“ angegeben. Über das Ergebnis und unsere Einordnung berichteten wir hier.

Zu Recht moniert wurde 2017 in Kommentaren, dass diese niedrigste Spanne zu weit angesetzt war. In diesem Jahr haben wir die Antwortmöglichkeiten daher präzisiert, mit folgendem Ergebnis (bei 73 antwortenden Archiven):

Gefiltert auf Kommunalarchive ergibt sich – nur geringfügig verschoben – folgende Verteilung (bei 49 antwortenden Archiven):Weiterlesen

Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Personal

Was gehört zu den Aufgaben eines Archivars / einer Archivarin?

Wie weit und anspruchsvoll das Spektrum ist, zeigen die Aufgabenkataloge, die der VdA-Unterarbeitskreis „Archivarische Fachaufgaben“ erarbeitet hat. Dazu gehören: Organisations- und Archivmanagement (u. a. Strategieplanung zu Finanzen, Personal, Arbeitsschwerpunkten; archivspezifische IT-Planung, Entwicklung von Raumkonzepten, Personalführung), Überlieferungsbildung (u. a. Beratung der abgebenden Stellen bei der analogen wie digitalen Schriftgutverwaltung, Bewertung angebotener Unterlagen auf Archivwürdigkeit, Betreuung von Sammlungen), Erschließung (Ordnung und Verzeichnung von Archivgut, sammlungsspezifische Erschließungskonzepte), Benutzung und Auskunftstätigkeit (u. a. Lesesaalbetrieb, Beantwortung von Anfragen, Benutzerberatung, Gutachtertätigkeit), Öffentlichkeitsarbeit und Historische Bildungsarbeit  (u. a. Projekte der Historischen Bildungsarbeit z. B. mit Schulen, Intra- und Internetauftritte, Publikations- und Vortragstätigkeit), Bestandserhaltung und Magazinierung (Priorisierung von Bestandserhaltungsmaßnahmen, Ausheben und Reponieren von Archivgut, technische Bearbeitung von Archivgut, digitale Bestandserhaltung).

Vielfältige Aufgaben – und wie viel Personal steht in den sächsischen Archiven dafür zur Verfügung? Sehr wenig! In Zahlen:Weiterlesen

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Internetpräsenz

Da die erste und zentrale Informationsquelle für die meisten Menschen heute das Internet ist, wollten wir wissen, welche Informationen die sächsischen Archive dort anbieten. 1999 forderte Hartmut Weber, damals Präsident des Bundesarchivs, in einem Beitrag über „Digitale Repertorien…“: „Die Basisinformationen über Archive und die Nutzerhinweise gehören zu 100% ins Internet, Beständeübersichten ebenfalls zu 100%, Findmittel über uneingeschränkt benutzbare Bestände im Prinzip ebenfalls“. Davon sind wir – fast zwanzig Jahre später – in Sachsen noch weit entfernt. „Welche der folgenden Informationen bietet Ihr Archiv im Internet an?“ fragten wir, Mehrfachnennungen waren möglich:Weiterlesen

Einladung zum 22. Sächsischen Archivtag

Der Landesverband Sachsen im VdA, das Sächsische Staatsarchiv und die BStU, Außenstelle Dresden laden herzlich zum 22. Sächsischer Archivtag ein, der unter dem Titel „Archive im Umbruch“ am 4./5. Mai 2017 in Dresden stattfinden wird. Informationen zum Programm und zur Anmeldung finden Sie hier auf der Website des LV Sachsen im VdA.

Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Wer machte mit?

Ab dem 17. Januar 2017 führte der VdA-LV Sachsen eine Umfrage bei 118 Archiven in Sachsen durch, um in Vorbereitung des Sächsischen Archivtages einen konkreteren Überblick über deren Situation zu erhalten. 80 Archive haben sich an der Umfrage beteiligt, deren Ergebnisse auf dem Archivtag – in Auszügen vorab aber auch hier – vorgestellt werden sollen. Hier zum Einstieg eine Übersicht über die teilnehmenden Archive nach Sparten:

Umfrage zur Erschließung: Wer erschließt?

Welche Auswirkungen hat es, wenn in 26% der Archive im Freistaat Sachsen nur eine Person unbefristet beschäftigt ist und in weiteren 31% (!) es sich gar nur um eine Teilzeit-Stelle handelt? So die Zahlen aus unserer aktuellen Umfrage zum Personalstand.

Auffällig sind die Zahlenverhältnisse bei unserer Frage: „Welche Personen erschließen in Ihrem Archiv (inkl. Betreuung von Erschließungsprojekten)?“. Mehrfachnennungen waren möglich, 72 Archive antworteten mit folgendem Ergebnis: 15 (20.8%): niemand, 58 (80.6%): fest angestelltes Personal, 12 (16.7%): Auszubildende, 4 (5.6%): externes Personal (Projektstellen), 17 (23.6%): Praktikanten und/oder Ehrenamtliche, 8 (11.1%): Andere (darunter Dienstleister,  studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte und Volontäre). Als Grafik:

Wie stellt sich das bei den 17 antwortenden 1-Personen-Archiven dar und bei den 23 Archiven, die nur in Teilzeit besetzt sind?

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Umfrage zur Situation der Archive in Sachsen: Elektronisches Archivgut

„Die Digitalisierung stellt den bedeutendsten technologischen Aufbruch seit dem Beginn der Industrialisierung […] dar und ist eine der größten Herausforderungen unserer Zeit“ – so die Einschätzung in „SACHSEN DIGITAL. Die Digitalisierungsstrategie des Freistaates Sachsen“ (2016). Auch die Arbeit der Archive hat sich durch die Digitalisierung radikal verändert. Manche Archivare und Archivarinnen haben das früh erkannt: Schon vor 20 Jahren fand z. B. die erste Tagung des informellen Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AK AUdS) statt.

Und so erstaunt es nicht, dass knapp zwei Drittel (64%) der antwortenden 76 Archive bereits elektronische Unterlagen (z. B. Daten auf CD, DVD oder anderen Datenträgern) übernommen haben. Gezielt erfolgten diese Übernahme allerdings in nur wenigen Fällen, das lässt sich aus den Antworten auf die Frage „In welcher Weise beschäftigt sich Ihr Archiv mit der Archivierung elektronischer Unterlagen?“ schließen (Mehrfachnennungen waren möglich):

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