Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

75 Archive beteiligten sich an unserer Umfrage bei 120 sächsischen Archiven. Und viele nutzten auch rege die verschiedenen Kommentarfelder und offenen Fragen. Darüber freuen wir uns sehr, denn so können wir neben den nüchternen Zahlen auch die Stimmen der Archivarinnen und Archivare wiedergeben, die sich unter je speziellen Bedingungen für die Erschließung in ihren Archiven einsetzen.

Auf unsere Frage: „Über welchen Fortschritt bei der Erschließung von Archivgut in Ihrem Archiv haben Sie sich in den letzten Jahren besonders gefreut?“ antworteten 40 Archive. Hier ein umfangreicher Auszug daraus:

• Erstellung einer hauseigenen Datenbank zur schnelleren Suche und Auffinden, konkrete Bezeichnung der Regale
• Über den Durchbruch bei der Online-Stellung von Digitalisaten
• Erschließung Urkundenbestand und Onlinestellung
• Erschließung wichtiger Rückratbestände (Stadtverordnetenversammlung, Landstände)
• Dazu kann ich noch keine ausreichende Aussage treffen, da ich erst seit anderthalb Jahren das Archiv leite und seitdem noch nicht zu umfangreichen Erschließungsarbeiten gekommen bin.
• Erfreulich war, dass durch Azubis aus der Verwaltung kleinere Sachen erfasst werden konnten, welche zuvor nicht erschlossen waren bzw. nur beschränkt zugänglich waren.
• nach einer teilweisen Bestandsrevision 2017 konnten zunächst mit einer verbesserten Übersicht über vorhandenes, nicht verzeichnetes Archivgut für die Zugangsverwaltung strategische Grundlagen für eine zielgerichtetere Erschließung bzw. den Bedarf dafür ermittelt und konkretisiert werden.
• Anschaffung Erschließungssoftware
• Sicherheitsverfilmung und Digitalisierung des meist angefragten Bestands zur Vorbereitung der Onlinestellung, so dass Informationen durch Nutzer*innen selbst recherchiert werden können. Ressourcen für dadurch ersparte Auskunftsanfragen werden dadurch frei.
• Der Abschluss der Erschließung des städtischen Aktenbestandes bis 1945 (online recherchierbar sind rund 16.000 Verzeichnungseinheiten) war ein wesentlicher Meilenstein.
• Digitalisierungsvertrag mit Ancestry
• Die Einführung des Archivprogrammes AKTENREG, welches eine bessere Recherche ermöglicht.
• Bis auf Restbestände, über die bisher nur eine listenmäßige Erfassung vorliegt (vielleicht 1/6 des Bestandes), ist das gesamte Archivgut hinsichtlich Signatur, Aktentitel, Entstehung und Laufzeit der Akte digital im Findhilfsmittel (Access-Datenbank) erfasst. Dies ermöglicht eine treffsichere Stichwortsuche und schnelles Ausheben der Archivalien. Vollinhaltlich ist bisher nur ein relativ geringer Teilbestand erschlossen. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten wird dieses fortgesetzt.
• Erschließung von digitalisierten Unterlagen (z. B. Glasplattennegative, Stadtpläne) und DDR-Unterlagen
• Unterstützung durch Azubis immer möglich (sofern vorgeplant)
• Ein häufig benutzter Bestand ist mit AUGIAS tief erschlossen worden.
• Es freut mich besonders, wenn ich trotz vielfältiger Aufgaben Zeit finde, um einige Bestände weiter zu erschließen .
• Verbesserung der räumlichen Bedingungen als Voraussetzung zur effektiven Arbeit; Teilnahme am Förderprogramm Retrokonversion > damit sind Bestände bis 1945 in der Archivsoftware verzeichnet

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Umfrage zur Erschließung: Zugänge und Abgabeverzeichnisse

Von wenigen Ausnahmen (wie den BStU-Archiven) abgesehen, sind Archive auf Zuwachs angelegt. Der Erschließungsstand in einem Archiv hängt daher auch davon ab, mit welchen Findmitteln es Neuzugänge übernehmen kann. Die Behörden des Freistaates Sachsen sind auf Grundlage der VwV Aktenführung verpflichtet, Aussonderungsverzeichnisse zu erstellen. Das Sächsische Staatsarchiv stellt Muster für elektronische Verzeichnisse bereit. Die Ergebnisse unserer Umfrage zeigen allerdings, dass die Übernahme von Archivgut mit elektronischen, gut nachzunutzenden Abgabeverzeichnissen leider nicht der Standard ist.

Zunächst fragten wir danach, in welchem Umfang die Archive in den Jahren 2017 und 2018 jährlich im Durchschnitt Archivgut übernommen hatten. 73 Archive antworteten (wobei 15 keine Angabe dazu machen konnten):

Auf die sich anschließende Frage „Mit welchen Findmitteln erhalten Sie ÜBERWIEGEND die Unterlagen von den abgebenden Stellen?“ antworteten 71 Archive:

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