Benutzerorientierte Erschließung der sächsischen Gerichtsbücher

Bericht zum Vortrag von Dr. Volker Jäger, Leipzig

„Gerichtsbücher sind einzigartige Quellen zu Grundbesitzveränderungen, Nachlässen oder Vormundschaften vom ausgehenden Mittelalter bis zur Mitte des 19. Jahrhunderts und liegen für praktisch alle Orte Sachsens vor. Sie geben Auskunft über Kaufhandlungen, verbriefte Rechte, Besitzerfamilien, verwandtschaftliche Beziehungen, aber auch zum Alltag der Menschen in früheren Jahrhunderten.“ Soweit die einführenden Worte zum Portal Sächsische Gerichtsbücher, Ergebnis eines archivübergreifenden Erschließungsprojektes, das Thema des hier zu referierenden Vortrags war.

Umfang und Dichte der in Sachsen überlieferten Gerichtsbücher ist einmalig in Deutschland. Bereits 1923 erging ein Erlass des Sächsischen Justizministeriums an die Amtsgerichte, der eine Abgabe der Gerichtsbücher an das Hauptstaatsarchiv Dresden empfahl. Die Abgaben durch die Amtsgerichte erstreckten sich bis Ende der 1930er Jahre; im Hauptstaatsarchiv wurden die rund 22.900 Bände zum heutigen Bestand 12613 Gerichtsbücher zusammengefasst. Er umfasst Gerichtsbücher vom Anfang des 15. Jahrhunderts bis um 1856.

Gerichtsbücher sind eine Quellengruppe von besonderer Bedeutung für historische Forschungen, von hohem Informationsgehalt auch für Heimat- und Familienforschung. Zu Beginn seines Beitrags ging Dr. Volker Jäger, Leiter des Staatsarchivs Leipzig (Abteilung 3 im Sächsischen Staatsarchiv), auf das breite inhaltliche Spektrum dieser speziellen Gattung der Amtsbücher ein. [Eine sehr gute Einstiegsmöglichkeit in die Materie bietet der einschlägige Beitrag von Dr. Holger Berwinkel in seinem Blog Aktenkunde. Aktenlesen als historische Hilfswissenschaft; auf weitere Erläuterungen an dieser Stelle wird daher verzichtet, T. K.].

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Zugänglichmachung on demand

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefanie Jost, Bundesarchiv

Im Januar 2017 wurde im Bundesarchiv ein Veränderungsprozess eingeleitet, der die bisherigen Strukturen deutlich ändern soll und wird. Dieser Strategieprozess trägt den bezeichnenden Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“.

Frau Dr. Stefanie Jost, Referatsleiterin des Referates BE 1 des Bundesarchivs, erläuterte in ihrem prägnanten Vortrag zunächst die erste Phase des Prozesses, in der in thematisch ausgerichteten Arbeitsgruppen je ein zentrales Handlungsfeld abteilungsübergreifend bearbeitet wurde. Auf Basis der von den Arbeitsgruppen vorgelegten Vorschläge folgte im März 2018 die Zusammenfassung durch ein internes Strategiepapier. In der noch laufenden Phase 2 werden nun Teilziele definiert und die Umsetzung geplant. Das aktuelle Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs berichtet ausführlich zum Strategieprozess.

Anschließend stellte Dr. Jost den Prozess der „Zugänglichmachung on demand“ (ZoD) vor, welcher sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren soll. ZoD besteht demnach aus Digitalisierung, Bewertung und Erschließung on demand, also „auf Anforderung“.

Zu betrachten war der realistische Umgang mit Rückständen in der Bewertung und Erschließung, auch bei historischen Beständen, für deren Aufarbeitung etwa 540 Personenjahre allein für die Abteilung Deutsches Reich bis 1945 veranschlagt werden müssen. Eine utopische Aufgabe.

Somit ist, nach ZoD, eine tiefergehende Erschließung nicht mehr vorgesehen, lediglich Stammdaten werden aufgenommen. Von der „Vollerschließung“ muss Abstand genommen werden. Als Ausnahme von dieser Regelung sind Leitbestände der jeweiligen Epochen qualifiziert, also tief, zu erschließen.

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Erschließung – regelkonform vs. populär?

Bericht zum Vortrag von Anja Moschke, Bautzen

Anja Moschke ist seit 2001 als Archivarin für das Staatsfilialarchiv (StFilA) im Archivverbund Bautzen tätig. Eine regionale Zeitung bezeichnete sie deshalb vor geraumer Zeit als „Herrin über das Gedächtnis der Oberlausitz“. Ihre archivischen Tätigkeiten umfassen das breite Spektrum der Archivarbeit: von der Übernahme über die Erschließung, Anfragenbearbeitung und Öffentlichkeitsarbeit bis zur Ausbildung des archivischen Nachwuchses.

In ihrem Erfahrungsbericht brachte Moschke zunächst den Archivtagsteilnehmern die geographische und geschichtliche Einordnung des Archivsprengels sowie die Archivgeschichte und strukturelle Einbindung näher. Das Staatsfilialarchiv verwahrt mit seiner geringen Stellenausstattung u. a. ca. 3.000 lfm Akten, 1.600 Urkunden, 7.000 Karten und Pläne und 7.900 Fotos, betreut pro Jahr durchschnittlich 166 Benutzer und erteilt 171 Auskünfte. Der Erschließungsstand des Gesamtbestandes betrug 2018 stolze 92 % benutzbares Archivgut; davon waren 73 % elektronisch erfasst und wiederum davon bereits 85 % über SAX.Archiv online recherchierbar.

Erschließungsleistungen werden im Staatsfilialarchiv Bautzen auch durch Drittkräfte geleistet: Moschke hob hierbei einerseits die zwingend notwendige Kontrolle hervor und benannte andererseits auch die fehlende Modernisierung der Verzeichnungsangaben durch Übernahme alter Erschließungsdaten (Retrokonversion) als Problem. Nur im Rahmen der Anfragenbearbeitung und Benutzung kann ggf. eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden. Geschehen ist dies beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen zu jüdischem Eigentum, in deren Folge entsprechende Angaben nachgetragen wurden. Möglichkeiten des erweiterten Personaleinsatzes für Erschließungsarbeiten fand das StFilA u.a. bei FAMI-Praktikanten, Archivinspektorenanwärtern und durch Externe mittels Werk- oder Kooperationsverträgen.

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