Zur Sache – zu den Ergebnissen der Umfrage des LV Sachsen

Beitrag zum Vortrag von Dr. Thekla Kluttig zur Erschließung in sächsischen Archiven
Dr. Thekla Kluttig
Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Zwei Jahre sind seit dem letzten Sächsischen Archivtag sowie der damit verbundenen Bestandsaufnahme der sächsischen Archivlandschaft vergangen. Grund genug, den aktuellen Stand in Erfahrung zu bringen. Diesem Thema widmete sich Frau Dr. Kluttig in ihrem Vortrag zum Sachstand auf dem Gebiet der Erschließung.
Dafür sandte der Landesverband des VdA einen Katalog mit 27 Fragen an 122 sächsische Archive, von denen sich 75 an der Umfrage beteiligten. Die Mehrheit der Teilnehmer bildeten mit über 66% kommunale Archive, an zweiter und dritter Stelle folgten Wirtschaftsarchive und Hochschularchive sowie Archive wissenschaftlicher Institutionen, des weiteren noch staatliche, kirchliche und sonstige.

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Online-Umfrage zum 23. Sächsischen Archivtag ist aktiv

Waren Sie beim Sächsischen Archivtag in Leipzig? Oder konnten Sie nicht teilnehmen, haben aber von Ferne die Aktivitäten verfolgt?

Wir – der Vorstand des Landesverbandes Sachsen im VdA – sind an Ihrer Meinung interessiert! Hier geht es zu unserer Umfrage.

Wir freuen uns über eine rege Beteiligung – bis zum 15. Juni besteht die Möglichkeit dazu.

Private Familienforschung, Citizen Science und kulturelles Gedächtnis: Das Projekt „Kartei Leipziger Familien“

Bericht über den Vortrag von Prof. Dr. Georg Fertig
Dr. Andrea Wettmann stellt Prof. Dr. Georg Fertig als Referenten vor, Foto: Stephan Luther

Georg Fertig, Professor für Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und ehrenamtlich zweiter Vorsitzender des Vereins für Computergenealogie e. V., thematisierte in seinem Vortrag den Nutzen von Citizen Science für private Forschung und Wissenschaft. Dabei bezog er sich auf ein konkretes Crowdsourcing-Projekt des Vereins für Computergenealogie e. V. (CompGen) in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv. Bei der Beantwortung der Frage „Warum sollte Citizen Science gefördert werden?“ war es dem Referenten besonders wichtig, Vorbehalten aus der Wissenschaft gegenüber „unstudierten“ Leuten entgegenzutreten und den Nutzen für beide Seiten deutlich zu machen.

Der Vortag umfasste drei Kernbereiche:

  1. Kulturelles Gedächtnis? Privatinteresse? Bürgerwissenschaft?
  2. Historische Demographie und Mitmach-Computergenealogie
  3. Das Beispiel Leipzig

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Crowdsourcing bei der Fotoerschließung – Die Spurensuche des Stasi-Unterlagen-Archivs

Bericht über den Vortrag von Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin
Norman Kirsten und Andreas Voss, BStU Berlin, Foto: Stephan Luther

Um Hilfe dabei zu erhalten, „fast 2 Millionen Fotos aus der Tätigkeit des Ministeriums für Staatssicherheit der DDR aus dem Schattendasein zu holen“, wie Frau Dr. Wettmann in der Anmoderation sagte, rief die Behörde des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR (BStU) bereits 2011 ein Crowdsourcing-Projekt zur Identifizierung von Fotografien ohne Kontext ins Leben.

Zunächst nannten die Referenten Andreas Voss und Norman Kirsten aus der BStU Zentrale Berlin die drei einschlägigen Gruppen, denen die Fotografien in den Archiven der BStU inhaltlich zuzuordnen sind und führten konkrete Beispiele dazu an:

  1. Beweismittelfotografie, Bsp. Dokumentation einer Republikflucht
  2. Selbstdokumentation, Bsp. Ausbildung von Einsatzkräften beim Wachregiment „Felix Dzierzynski“
  3. Fotografien aus der operativen Arbeit, Bsp. Überwachung Wolf Biermanns

Die überlieferten Fotografien weisen häufig keine oder lediglich rudimentäre Beschriftungen auf den Rückseiten auf, was eine Zuordnung nur vermuten oder unmöglich werden lässt. Um eine eindeutige Identifizierung der abgebildeten Orte und der Urheber der Bilder zu erreichen und den Zweck der Aufnahme klären zu können, beschloss die BStU, Unterstützung in der Öffentlichkeit zu suchen.

Auf der Webseite der Behörde werden Fotografien, die bisher nicht erschlossen werden konnten, mit einer kurzen Beschreibung und den vorhandenen Erschließungsangaben in der Rubrik „Spurensuche“ veröffentlicht. Aktuell steht die Aufnahme eines Fachwerkhofes an einem Waldrand aus dem Jahr 1988 im Fokus des Projekts.

Im Folgenden schilderten die Referenten den Weg des vom ausgewählten Foto angefertigten Digitalisats aus dem Archiv auf die Website der BStU und seine Verlinkung in die sozialen Medien Facebook und Twitter.

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Wege in das Archivportal-D

Bericht zum Vortrag Oliver Götze: Wege in das Archivportal-D – Aktueller Stand der Datenlieferung und Perspektiven im Rahmen der neuen technischen DDB-Architektur
Oliver Götze während seines Vortrages, Foto: Stephan Luther

Oliver Götze stellte in seinem Vortrag den aktuellen Stand, den Weg ins Portal und dann Perspektiven des Archivportal-D vor. Das Archivportal stellt seit der Inbetriebnahme auf dem Deutschen Archivtag 2014 in Magdeburg den zentralen Einstiegspunkt zu Archivinformationen und Archivgut in Deutschland dar. Es ist der spartenspezifische Zugang innerhalb der Deutschen Digigitalen Bibliothek (DDB). Seit dem Projektende ist der Betrieb des Archivportals-D dauerhaft gesichert. Mit Stand Mai 2019 sind im Portal 14,3 Mio. Datensätze aus 83.000 Beständen von 164 Archiven eingestellt. Für das Archivportal standen von Anfang an nicht nur die Digitalisate im Mittelpunkt sondern auch die Bereitstellung der Daten in ihrer Mehrstufigkeit der Online-Repräsentanzen der Archive: also Informationen zu den Archiveinrichtungen, Beständeübersichten, Online-Findmittel und in der letzten Stufe digitalisiertes Archivgut, im Fokus. Im Portal gibt es einige für den Archivar etwas verwirrende Abweichungen in der Begrifflichkeit. So werden z.B. die Verzeichnungseinheiten als Objekte bezeichnet, wobei auch die Bestandsbeschreibungen Objekte sind. In der Deutschen Digitalen Bibliothek, welche ein übergreifendes Portal für Daten aus allen Kultursparten darstellt, sind die Archive mit mehr als 14 Millionen Objeten von insgesamt 24,5 Mio die mit Abstand größten „Objektlieferanten“.

Digitalisate in der DDB

Man muss aber eindeutig sagen, dass die Metadaten der Bibliotheken  auch weniger in der DDB als vielmehr in den verschiedenen Online-Katalogen eingestellt sind. Wenn ich in der DDB die Filterabfrage auf die Objekte mit Digitalisaten reduziere, verändert sich dann das Bild entscheidend. Die Bibliotheken haben ca. 5,5 Mio von insgesamt 9,5 Mio Digitaklsiaten geliefert, während die Archive hier „nur“ ca. 934.000 beisteuerten. Aus diesen Zahlen lässt sich sehr deutlich die Priorität bei der bisherigen Zielsetzung als Datenlieferant ablesen.

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Zugänglichmachung on demand

Bericht zum Vortrag von Dr. Stefanie Jost, Bundesarchiv

Im Januar 2017 wurde im Bundesarchiv ein Veränderungsprozess eingeleitet, der die bisherigen Strukturen deutlich ändern soll und wird. Dieser Strategieprozess trägt den bezeichnenden Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“.

Frau Dr. Stefanie Jost, Referatsleiterin des Referates BE 1 des Bundesarchivs, erläuterte in ihrem prägnanten Vortrag zunächst die erste Phase des Prozesses, in der in thematisch ausgerichteten Arbeitsgruppen je ein zentrales Handlungsfeld abteilungsübergreifend bearbeitet wurde. Auf Basis der von den Arbeitsgruppen vorgelegten Vorschläge folgte im März 2018 die Zusammenfassung durch ein internes Strategiepapier. In der noch laufenden Phase 2 werden nun Teilziele definiert und die Umsetzung geplant. Das aktuelle Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs berichtet ausführlich zum Strategieprozess.

Anschließend stellte Dr. Jost den Prozess der „Zugänglichmachung on demand“ (ZoD) vor, welcher sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren soll. ZoD besteht demnach aus Digitalisierung, Bewertung und Erschließung on demand, also „auf Anforderung“.

Zu betrachten war der realistische Umgang mit Rückständen in der Bewertung und Erschließung, auch bei historischen Beständen, für deren Aufarbeitung etwa 540 Personenjahre allein für die Abteilung Deutsches Reich bis 1945 veranschlagt werden müssen. Eine utopische Aufgabe.

Somit ist, nach ZoD, eine tiefergehende Erschließung nicht mehr vorgesehen, lediglich Stammdaten werden aufgenommen. Von der „Vollerschließung“ muss Abstand genommen werden. Als Ausnahme von dieser Regelung sind Leitbestände der jeweiligen Epochen qualifiziert, also tief, zu erschließen.

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„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“

Vortrag von Björn Berghausen zum Thema „Außer Dienst – Ehrenamtsprojekte im Berliner Wirtschaftsarchiv“

„… nicht kostenlos (…), aber auch keinesfalls umsonst.“ Mit dieser Aussage kündigte Björn Berghausen bereits im Abstract eine Grundaussage seines Vortrages an.

Der kurzweilig gestaltete, hochinteressante Beitrag des seit 2010 als Geschäftsführer des Berlin-Brandenburgischen Wirtschaftsarchivs (BBWA) tätigen Berghausen bot den Teilnehmern des 23. Sächsischen Archivtages zunächst einen Einblick in die noch recht junge Archivgeschichte: 2009 offiziell eröffnet, gingen der Gründung mehrere Jahre Arbeit durch einen 2004 gebildeten Förderverein voraus. Das BBWA hat heute einen Personalbestand von drei festen Mitarbeitern.

Ehrenamtliche Arbeit als unbezahlte Arbeit ist oftmals über Heimatvereine oder Traditionsvereine eng mit v. a. kleineren Archiven verbunden. Für das BBWA galt dies nach seiner Gründung nicht. Es galt somit, als aktueller Bedarf bzw. Möglichkeiten auftraten, mittels „Kaltakquise“ geeignete Personen zu erreichen.

Björn Berghausen bei seinem Vortrag, Foto: Doreen Wustig

Wann sollte man den Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter in Betracht ziehen? Berghausen nennt hier die Punkte „fehlendes Personal“, „fehlendes Know-how“, „fehlendes Netzwerk“ und „fehlendes Werkzeug“. Für Archive stellt sich insbesondere auch die Frage, inwieweit potentielle Ehrenamtliche die alten Handschriften lesen können. Zur Zielgruppe der Archive zählen somit Personen mit Zeit, Know-how, finanzieller Unabhängigkeit und Arbeitserfahrung. Geradezu zwangsläufig, so Berghausen, lande man damit bei Senioren. Diese sollten jedoch Mobilität aufweisen und mit Informationstechnik umgehen können.

Bei der Auswahl der Projekte, dem „Ehrenamtsmanagement“ seitens des Archivars, stehen die Motivation, das Interesse und die Aufmerksamkeit im besonderen Fokus. Dies muss man sich klar machen: Ehrenamtliche unterstützen gern, erwarten aber auch eine gewisse Gegenleistung: Anerkennung.

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Erschließung – regelkonform vs. populär?

Bericht zum Vortrag von Anja Moschke, Bautzen

Anja Moschke ist seit 2001 als Archivarin für das Staatsfilialarchiv (StFilA) im Archivverbund Bautzen tätig. Eine regionale Zeitung bezeichnete sie deshalb vor geraumer Zeit als „Herrin über das Gedächtnis der Oberlausitz“. Ihre archivischen Tätigkeiten umfassen das breite Spektrum der Archivarbeit: von der Übernahme über die Erschließung, Anfragenbearbeitung und Öffentlichkeitsarbeit bis zur Ausbildung des archivischen Nachwuchses.

In ihrem Erfahrungsbericht brachte Moschke zunächst den Archivtagsteilnehmern die geographische und geschichtliche Einordnung des Archivsprengels sowie die Archivgeschichte und strukturelle Einbindung näher. Das Staatsfilialarchiv verwahrt mit seiner geringen Stellenausstattung u. a. ca. 3.000 lfm Akten, 1.600 Urkunden, 7.000 Karten und Pläne und 7.900 Fotos, betreut pro Jahr durchschnittlich 166 Benutzer und erteilt 171 Auskünfte. Der Erschließungsstand des Gesamtbestandes betrug 2018 stolze 92 % benutzbares Archivgut; davon waren 73 % elektronisch erfasst und wiederum davon bereits 85 % über SAX.Archiv online recherchierbar.

Ausschnitt aus der Webpräsenz des Staatsfilialarchivs

Erschließungsleistungen werden im Staatsfilialarchiv Bautzen auch durch Drittkräfte geleistet: Moschke hob hierbei einerseits die zwingend notwendige Kontrolle hervor und benannte andererseits auch die fehlende Modernisierung der Verzeichnungsangaben durch Übernahme alter Erschließungsdaten (Retrokonversion) als Problem. Nur im Rahmen der Anfragenbearbeitung und Benutzung kann ggf. eine Korrektur oder Ergänzung vorgenommen werden. Geschehen ist dies beispielsweise bei der Beantwortung von Anfragen zu jüdischem Eigentum, in deren Folge entsprechende Angaben nachgetragen wurden. Möglichkeiten des erweiterten Personaleinsatzes für Erschließungsarbeiten fand das StFilA u.a. bei FAMI-Praktikanten, Archivinspektorenanwärtern und durch Externe mittels Werk- oder Kooperationsverträgen.

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Wenn Akten auffindbar werden – archivische Erschließung aus Sicht eines Nutzers

Bericht zum Vortrag von Lars Thiele, Dresden

Der seit 2015 als Recherchedienstleister vor allem in sächsischen Archiven tätige Historiker Lars Thiele ermöglichte den Teilnehmern des Archivtages einen Blick auf die Recherchemöglichkeiten in Archiven aus Nutzerperspektive.

Mit der Bemerkung, er sei „kein stiller Nutzer“, startete Lars Thiele in sein Referat. Er beschränkt sich bei seiner Tätigkeit nicht nur auf Online-Recherchen, sondern ruft auch in den Archiven an, lässt sich zum zuständigen Bearbeiter durchstellen und fragt nach Findbüchern. Vor Ort lässt er sich diese erklären, macht im Rahmen der Benutzung auch auf Unstimmigkeiten in Findmitteln aufmerksam und sucht das Gespräch mit den Mitarbeitern zu einzelnen Beständen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse vermittelt er an andere Nutzer weiter und unterstützt diese bei ihren Recherchen.

Blick in den Veranstaltungssaal, Foto: Regine Bartholdt / Sächsisches Staatsarchiv

Aus den in seiner bisherigen Tätigkeit gemachten Erfahrungen mit Laienforschern konstruierte Lars Thiele den fiktiven Archivnutzer Heinz Wilfried Schmidt, einen siebzigjährigen Familienforscher, der bereits während seines Berufslebens als Ingenieur für Maschinenbau aktiv in Archiven forschte, viele Quellen und ergänzende Literatur gelesen hat, der strukturiert, aber nur mit bekannten Beständen arbeitet und dabei häufig die Quellendokumentation vergisst. Sicher ein klischeehaftes Bild, das den Zuhörenden aber doch bekannt zu sein schien. Für Herrn Schmidt gilt: „Was nicht findbar ist, ist nicht nutzbar.“

An dieser Stelle empfahl Lars Thiele Archivnutzern, sich mit der Tektonik der Archive und Bestandsstrukturen zu beschäftigen, sich zu trauen, dem Archivpersonal Fragen zu stellen. Dieses gibt in der Regel gerne Auskunft und Erläuterungen – vor allem, wenn für einen Bestand eben noch kein aktuelles Findbuch zur Verfügung steht, sondern mit Abgabelisten oder alten Findmitteln gearbeitet werden muss, weil eine sachgerechte Erschließung bisher noch nicht möglich war.

Anschließend nahm der Referent eine Einteilung der Archive in drei Kategorien vor:

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Von OVG zu RiC – Eine „kopernikanische Wende“ in der archivischen Erschließung?

Bericht zum Vortrag von Prof. Dr. Michael Scholz, Potsdam
23. Sächsischer Archivtag Leipzig, Prof. Dr. Michael Scholz bei seinem Vortrag, Foto: Stephan Luther

„Erschließung im 21. Jahrhundert wird noch mehr als bislang nicht nur archivische Kernaufgabe, sondern die strategische Schlüsselfunktion sein, wenn Archive als bewahrenswerte Einrichtungen ihre Stellung behaupten wollen.“ Mit dieser Aussage von Nils Brübach aus dessen Vortrag beim Brandenburgischen Archivtag von 2014 leitete Scholz seinen Vortrag ein. Fünf Jahre später scheint die Erschließung als Schlüsselfunktion gerade in kleineren Archiven noch weit von der Realität entfernt zu sein. Aktuell sind im Archivportal-D immerhin 119 sächsische Archive vertreten (Sächsische Archive im Archivportal-D), bei der Anzeige, welche von diesen mit Findmitteln vertreten sind, bleiben aber nur noch 10 Archive übrig (Sächsische Archive im Archivportal-D mit Findmitteln).

In Brandenburg sieht die Situation ähnlich aus. Die Gründe sieht Scholz zum einen in den technischen Problemen, die das Archivportal in der Vergangenheit beim Dateningest hatte, aber auch und vor allem in arbeitsökonomischen Gründen in den kleineren Archiven sowie in der Qualität der Erschließung.Weiterlesen