Umfrage zur Erschließung: Fortschritte

75 Archive beteiligten sich an unserer Umfrage bei 120 sächsischen Archiven. Und viele nutzten auch rege die verschiedenen Kommentarfelder und offenen Fragen. Darüber freuen wir uns sehr, denn so können wir neben den nüchternen Zahlen auch die Stimmen der Archivarinnen und Archivare wiedergeben, die sich unter je speziellen Bedingungen für die Erschließung in ihren Archiven einsetzen.

Auf unsere Frage: „Über welchen Fortschritt bei der Erschließung von Archivgut in Ihrem Archiv haben Sie sich in den letzten Jahren besonders gefreut?“ antworteten 40 Archive. Hier ein umfangreicher Auszug daraus:

  • Erstellung einer hauseigenen Datenbank zur schnelleren Suche und Auffinden, konkrete Bezeichnung der Regale
  • Über den Durchbruch bei der Online-Stellung von Digitalisaten
  • Erschließung Urkundenbestand und Onlinestellung
  • Erschließung wichtiger Rückratbestände (Stadtverordnetenversammlung, Landstände)
  • Dazu kann ich noch keine ausreichende Aussage treffen, da ich erst seit anderthalb Jahren das Archiv leite und seitdem noch nicht zu umfangreichen Erschließungsarbeiten gekommen bin.
  • Erfreulich war, dass durch Azubis aus der Verwaltung kleinere Sachen erfasst werden konnten, welche zuvor nicht erschlossen waren bzw. nur beschränkt zugänglich waren.
  • nach einer teilweisen Bestandsrevision 2017 konnten zunächst mit einer verbesserten Übersicht über vorhandenes, nicht verzeichnetes Archivgut für die Zugangsverwaltung strategische Grundlagen für eine zielgerichtetere Erschließung bzw. den Bedarf dafür ermittelt und konkretisiert werden.
  • Anschaffung Erschließungssoftware
  • Sicherheitsverfilmung und Digitalisierung des meist angefragten Bestands zur Vorbereitung der Onlinestellung, so dass Informationen durch Nutzer*innen selbst recherchiert werden können. Ressourcen für dadurch ersparte Auskunftsanfragen werden dadurch frei.
  • Der Abschluss der Erschließung des städtischen Aktenbestandes bis 1945 (online recherchierbar sind rund 16.000 Verzeichnungseinheiten) war ein wesentlicher Meilenstein.
  • Digitalisierungsvertrag mit Ancestry
  • Die Einführung des Archivprogrammes AKTENREG, welches eine bessere Recherche ermöglicht.
  • Bis auf Restbestände, über die bisher nur eine listenmäßige Erfassung vorliegt (vielleicht 1/6 des Bestandes), ist das gesamte Archivgut hinsichtlich Signatur, Aktentitel, Entstehung und Laufzeit der Akte digital im Findhilfsmittel (Access-Datenbank) erfasst. Dies ermöglicht eine treffsichere Stichwortsuche und schnelles Ausheben der Archivalien. Vollinhaltlich ist bisher nur ein relativ geringer Teilbestand erschlossen. Im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten wird dieses fortgesetzt.
  • Erschließung von digitalisierten Unterlagen (z. B. Glasplattennegative, Stadtpläne) und DDR-Unterlagen
  • Unterstützung durch Azubis immer möglich (sofern vorgeplant)
  • Ein häufig benutzter Bestand ist mit AUGIAS tief erschlossen worden.
  • Es freut mich besonders, wenn ich trotz vielfältiger Aufgaben Zeit finde, um einige Bestände weiter zu erschließen .
  • Verbesserung der räumlichen Bedingungen als Voraussetzung zur effektiven Arbeit; Teilnahme am Förderprogramm Retrokonversion > damit sind Bestände bis 1945 in der Archivsoftware verzeichnet

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Leipziger Archive stellen sich vor: Sächsisches Staatsarchiv, Staatsarchiv Leipzig

Das 1954 gegründete Staatsarchiv Leipzig bildet heute die Abteilung 3 des Sächsischen Staatsarchivs und ist zuständig für die Archivierung von Unterlagen der Behörden, Gerichte und sonstigen öffentlichen Stellen in Nordwestsachsen. Sie reichen von der Überlieferung der mittelalterlichen Ämter bis zu Unterlagen von staatlichen Stellen des Freistaats Sachsen in der Gegenwart.

Nachlassverzeichnis von Johann Sebastian Bach (Auszug), 1750 (gemeinfrei)

Darunter sind auch Einrichtungen mit überregionaler Bedeutung zu finden, wie das Leipziger Messeamt und die agra-Landwirtschaftsausstellung der DDR. Daneben verwahrt das Staatsarchiv Leipzig Archivgut der Wirtschaft, von Rittergütern, einigen Kommunen, Vereinen, Parteien und Organisationen sowie Nachlässe.

Hervorzuheben sind die Bestände der Deutschen Zentralstelle für Genealogie. Auch die bedeutendste archivische Überlieferung von Musikverlagen im deutschsprachigen Raum steht im Haus zur Verfügung.

Das Staatsarchiv Leipzig verwahrt 23.000 laufende Meter Akten sowie eine Million Fotos, zahlreiche Urkunden, Karten, audiovisuelle Medien und andere Aufzeichnungen vom 13. Jahrhundert bis zur Gegenwart. Mit etwa 3000 Benutzertagen pro Jahr zählt es zu den meist genutzten Archiven Sachsens.

Stammbaum der Familie von Falkenstein, nach 1880 (gemeinfrei)

Kontakt:

Staatsarchiv Leipzig
Schongauerstr. 1
04328 Leipzig
+49 341 25555-00
E-Mail: poststelle-l@sta.smi.sachsen.de

www.archiv.sachsen.de

FAMI-Abschlussprojekt 2019: N wie Notenspur

Die Leipziger Notenspur geleitet den Interessierten auf einem musikalischen Spaziergang durch Leipzig. Auf dem 5,3 km langen Weg kann man zu Fuß die Wohn- und Schaffensstätten von Telemann und Bach, Mendelssohn, Schumann und Wagner, Grieg, Mahler und Reger entdecken. Beginnend am Neuen Gewandhaus am Augustusplatz führt die Spur silberner Banner, die in den Gehweg eingelassen sind, vorbei an insgesamt 24 musikalischen Stationen, zu denen auch das Mendelssohn-Haus, der Alte Johannisfriedhof, das Schumann-Haus, die Oper Leipzig, das Café „Zum Arabischen Coffe Baum“, eines der ältesten der Stadt, das Robert Schumann regelmäßig besuchte, und natürlich die Thomaskirche zählen.

Ein Audio-Leitsystem, das man sich im Internet auf der Seite der Notenspur Leipzig kostenlos herunterladen kann, ermöglicht es, dabei auch die musikalischen Werke der Komponisten zu hören. Hinweistafeln an den Gebäuden bieten Informationen zu den Komponisten, die in ihnen lebten oder wirkten.

Die Leipziger Notenspur-Initiative ist eine Interessensgemeinschaft, bestehend aus Privatpersonen, Vereinen, Institutionen und ortsansässigen Unternehmen, die die herausragende Leipziger Musikgeschichte im Stadtraum erlebbar machen will.

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Erschließung – regelkonform vs. populär?

Ein Erfahrungsbericht

Archivgut erschließen heißt, die darin enthaltenen Informationen durch Ordnung und Verzeichnung nutzbar zu machen. Diese archivarische Kernaufgabe obliegt der Referentin seit knapp 18 Jahren im Archivverbund Bautzen für das Staatsfilialarchiv. Ebenso lange gibt es den Verbund aus kommunalen (Stadt-)Archiv und staatlichem (Staatsfilial-)Archiv. Für letzteres steht personell eine Vollzeitstelle im gehobenen Archivdienst zur Verfügung. Neben der Erschließung  gehören daher auch Benutzung und Auskunftserteilung sowie Öffentlichkeitsarbeit zu den Aufgaben der Archivarin.

Das Staatsfilialarchiv ist fachlich der Abteilung 2 des Sächsischen Staatsarchivs zugeordnet. Es ist zuständig für das in staatlichem Besitz befindliche Archivgut der Oberlausitz bis 1945, in Ausnahmefällen bis 1952. Im Sächsischen Staatsarchiv gibt es mit der Erschließungsrichtlinie einen Leitfaden für die standardisierte Erschließung von Archivgut.

Die Autorin wird aus ihrer Arbeitspraxis mit diesem Regelwerk berichten und dabei darauf eingehen, ob und wie Benutzungs- und Auskunftstätigkeit die Erschließungarbeit beeinflussen. Zur Diskussion gestellt werden sollen in dem Redebeitrag auch die Chancen, Möglichkeiten und Grenzen einer nutzerorientierten „populären“ Erschließung.

Anja Moschke
Staatsfilialarchiv Bautzen

Urheber: Holger Hinz, Bautzen

Leipziger Archive stellen sich vor: Das Sächsische Wirtschaftsarchiv

Das Sächsische Wirtschaftsarchiv e.V. (SWA) wurde 1993 von den sächsischen Industrie- und Handelskammern als regionales Wirtschaftsarchiv für Sachsen mit dem Auftrag der „Sicherung, Bewertung und Bewahrung des wirtschaftlichen Archivgutes aller Regionen des Freistaates Sachsen“ gegründet. Damit entstand erstmals im Osten Deutschlands ein regionales Wirtschaftsarchiv. Die Industrie- und Handelskammern sind bis heute, seit 2004 gemeinsam mit der Handwerkskammer zu Leipzig, die tragenden Mitglieder des SWA. Gegenwärtig unterstützen 101 persönliche und institutionelle Mitglieder die Arbeit des gemeinnützigen Vereins.

Im Rahmen der sächsischen Archivgesetzgebung liegt der Überlieferungsschwerpunkt des SWA vor 1945 und nach 1990 sowie bei Beständen von Unternehmen, die sich zwischen 1945 und 1990 in privater oder genossenschaftlicher Rechtsform befanden. Entsprechend finden Nutzer im SWA vor allem Unterlagen kleiner und handwerklicher Betriebe, die einen wichtigen Teil der sächsischen Wirtschaftsgeschichte ausmachen.

Das SWA verwaltet derzeit ca. 320 Bestände von Unternehmen, von Vereinen und Verbänden, Nachlässe sowie Dokumentationen mit einem Gesamtumfang von etwa 4 Kilometern. Neben Akten, Plänen und Druckerzeugnissen gehören auch ca. 60.000 Fotos zum Bestand. In Ergänzung zum Schriftgut verfügt das Archiv über umfangreiche Sammlungen, u.a. über etwa 3.000 Firmenfestschriften, zahlreiche Kataloge und Werbemittel, 4.000 historische Briefköpfe, 2000 historische Wertpapiere sowie eine rund 12.000 Bände umfassende wirtschaftsgeschichtliche und wissenschaftliche Präsenzbibliothek.

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Zugänglichmachung on demand im Rahmen des Strategieprozesses „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“

Das Bundesarchiv ist im Jahr 2017 in einen Veränderungsprozess eingetreten, der den programmatischen Titel „Das Bundesarchiv im digitalen Wandel“ trägt. Organisatorische Prinzipien, etablierte Prozesse und das archivarische Selbstverständnis werden von diesem Wandel gleichermaßen erfasst.

Im Vortrag wird zunächst ein Überblick über den bisherigen Verlauf des Strategieprozesses gegeben. In einer mittlerweile abgeschlossenen ersten Phase wurden die maßgeblichen Themenfelder identifiziert und bearbeitet. Es erfolgten die Festlegung von Eckpunkten sowie die Formulierung übergreifender Ziele. In einer zweiten Phase stehen nun die Aufstellung von Teilzielen sowie die Planungen zur Umsetzung im Zentrum.

Konkretisiert werden kann der Prozess am Beispiel der „Zugänglichmachung on demand“. Sie besteht aus den drei Szenarien „Bewertung on demand“ (BoD), „Er-schließung on demand“ (EoD) und „Digitalisierung on demand“ (DoD) sowie den begleitenden planerischen und organisatorischen Maßnahmen. Das Angebot versteht sich einerseits als Ergänzung zur übergreifenden Digitalisierungsstrategie und ist andererseits die Konsequenz aus grundsätzlichen Entscheidungen zum künftigen Zuschnitt von Bewertung und Erschließung im Bundesarchiv.

Ausführliche Informationen zum Strategieprozess bietet das Fachmagazin „Forum“ des Bundesarchivs in seiner neuesten Ausgabe.

Dr. Stefanie Jost
Bundesarchiv / Referat BE 1 (Grundsätze der Bereitstellung)

Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Dilemma oder Herausforderung?

Zentralisierte Beständeverwaltung und Erschließung von Archiv und Sammlungsgut im Kunstbereich an einer kleinen Einrichtung

Die Bestände der Zentralen Einrichtung Archiv und Kustodie der Hochschule für Bildende Künste Dresden sind das Gedächtnis einer der ältesten Kunstinstitutionen Europas. Das Schriftenarchiv, archivische Sammlungen, Künstlernachlässe, der historisch gewachsene Kunstbesitz und die Anatomische Sammlung dokumentieren das Studium, die Lehre und die Verwaltungsvorgänge an der Hochschule und an ihren Vorgängerinstitutionen Akademie für bildende Künste (gegr. 1764) und Kunstgewerbeschule (gegr. 1876).

Die Konzentration aller Bestände an einem Ort ermöglicht eine gezielte Recherche, nach der sich die Beständeverwaltung und die Erschließung zum Zwecke einer optimalen Nutzung ausrichten müssen. Dazu gehört die Auswahl einer geeigneten Archivsoftware ebenso wie der Aufbau einer Gesamttektonik, die Entwicklung von Erschließungsmodi und eine anzustrebende Onlinestellung. Der Vortrag will aufzeigen, welche Strategien bei einer sehr heterogenen Ausgangslage von Einzelbeständen und Findmitteln sowie bei begrenzten Ressourcen hierfür erforderlich sind und wirbt dafür, dass insbesondere kleine Spezialarchive individuelle Einzellösungen für ein nutzungsorientiertes Profil finden müssen.

Simone Fugger von dem Rech
Hochschule für Bildende Künste Dresden

Foto: HfBK Dresden, Katharina Maria Franz

Umfrage zur Erschließung: IT-Fachpersonal und Erschließungszielgruppe(n)

„Verfügt Ihr Archiv über ausreichende Ressourcen an IT-Fachpersonal bzw. Unterstützung durch (externes) IT-Fachpersonal?“. Auf diese Frage antworteten 74 Archive, davon 32 (43%) mit „nein“!

12 Archive (16%) verfügen über eigenes IT-Fachpersonal, 30 (41%) gaben an, ausreichend Unterstützung durch IT-Fachpersonal beim Archivträger (o. ä.) zu haben.

Damit haben sich gegenüber dem Stand vor zwei Jahren keine signifikanten Verbesserungen ergeben – auch 2017 gaben 43% der damals 79 antwortenden Archive an, dass sie keine ausreichende Unterstützung im Bereich der IT bekommen. Überdurchschnittlich hoch ist die Angabe „nein“ mit 53% bei den 49 antwortenden Kommunalarchiven und mit sogar 56% bei den 16 nur in Teilzeit besetzten Archiven, die sich an der Umfrage beteiligten.

Es dürfte mit dieser unbefriedigenden Situation zusammenhängen, dass viele Archive (noch) kein Archivinformationssystem verwenden. Unsere Frage nach dem Hauptgrund dafür beantworteten 27 Archive so:

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FAMI-Abschlussprojekt 2019: M wie Museum für Druckkunst

Das Museum für Druckkunst veranschaulicht anhand zahlreicher interessanter Exponate die Entwicklung der Drucktechniken. Es zählt zu den wichtigsten Standorten des sächsischen Industrieerbes und ist Teil der Sächsischen sowie der Europäischen Route der Industriekultur (ERIH).

Der besondere Reiz des Museums besteht darin, dass die meisten der Objekte noch immer voll funktionstüchtig sind. So kann Schriftgießerei aus dem 15. Jahrhundert wie zu Gutenbergs Zeiten vorgeführt werden, wobei Buchstabe für Buchstabe einzeln und per Hand gegossen wird. Nebenan ist dann die mechanische Zeilensetzmaschine „Linotype“ aus dem Jahr 1886 in der Lage, ganze Schriftzeilen zu gießen. Und auch die weitere Entwicklung bis hin zum Desktop Publishing der heutigen Zeit wird hier original und hautnah erlebbar.

Doch was wäre das Museum für Druckkunst ohne Druckpressen? Auch davon besitzt das Haus attraktive Exponate wie die reich dekorierte Handpresse Paragon aus England von 1832, die sich nur für eine geringe Zahl an Drucken eignete. Dagegen konnte die erste Zylinderdruckmaschine der Londoner Times aus dem Jahre 1814 bereits große Auflagen der Zeitung produzieren.

Das Museum kann außerdem mit einer Handbuchbinderei sowie der Sammlung von europäischen und orientalischen Gussmatrizen, Schriftschablonen, kunstvoll gefertigten Stahlstempeln und Bleilettern aufwarten.

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Abstracts zum Sächsischen Archivtag 2019: Benutzerorientierte Erschließung der sächsischen Gerichtsbücher – Möglichkeiten und Grenzen

Im Mittelpunkt des Beitrages steht eine Quellengruppe, die von ihrem Umfang und ihrer Aussagekraft eine besondere Bedeutung besitzt, die Gerichtsbücher. Die besonders komprimierte Darstellung der Rechtsgeschäfte, die sich sowohl auf Personen als auch auf Liegenschaften beziehen und damit Informationen zu fast allen Ortschaften und vielen Familien in Kursachsen beinhalten, macht den hohen Quellenwert der Unterlagen aus. Da die Qualität der vorliegenden Findmittel diesem Wert in keiner Weise entsprach, wurde im Sächsischen Staatsarchiv seit 2010 eine Reihe Maßnahmen durchgeführt, die die Möglichkeiten für die rege öffentliche Benutzung verbesserten.

Portal Sächsische Gerichtsbücher

Der Beitrag skizziert die Erschließung im abgeschlossenen DFG-Projekt „Erschließung der im Sächsischen Staatsarchiv verwahrten Gerichtsbücher und Einbindung der Metadaten in bestehende Informationssysteme“ und informiert über ein geplantes länderübergreifendes Folgeprojekt.

Dr. Volker Jäger
Sächsisches Staatsarchiv, Staatsarchiv Leipzig